Mesmo com ferramentas modernas disponíveis, o uso de planilhas ainda domina. Descubra os riscos dessa prática e como modernizar sua gestão de forma prática.
Se o RH da sua empresa ainda depende de planilhas, é melhor ligar o alerta.
Erros, perda de tempo e decisões mal embasadas podem estar custando mais do que você imagina. E o pior: silenciosamente.
O retrato de 2025: empresas ainda presas ao Excel
Uma pesquisa recente divulgada pela Você RH revelou um dado que acende a luz vermelha: 48% das empresas ainda utilizam planilhas como principal ferramenta para gerenciar dados de RH. Isso mesmo — quase metade das organizações continuam centralizando informações sensíveis em arquivos manuais, muitas vezes salvos na área de trabalho ou em drives pouco seguros.
Aparentemente inofensivo, esse hábito revela uma resistência cultural à transformação digital. Mesmo com o acesso cada vez mais fácil a plataformas modernas, intuitivas e seguras, muitos negócios seguem no piloto automático do Excel.
Os riscos silenciosos por trás das planilhas
Gerenciar dados de pessoas em planilhas pode parecer funcional — até o dia em que algo dá errado. E, cedo ou tarde, dá. Veja os principais riscos:
-
Erros humanos: um número digitado errado pode gerar um pagamento incorreto, uma ausência não registrada ou até problemas legais.
-
Falta de segurança: dados salariais, avaliações de desempenho e informações sensíveis ficam vulneráveis a acessos indevidos.
-
Informações desencontradas: versões diferentes do mesmo arquivo, campos desatualizados, fórmulas quebradas… o caos silencioso.
-
Perda de produtividade: tempo gasto atualizando e cruzando planilhas é tempo tirado de ações estratégicas.
Além disso, planilhas dificultam a criação de relatórios consistentes, impedindo que o RH atue como uma área que entrega valor com base em dados reais.
Por que as empresas ainda resistem à mudança?
Mesmo com tantos pontos negativos, a adesão a sistemas modernos ainda é baixa. Mas por quê? Alguns dos motivos mais comuns são:
-
A velha máxima do “sempre foi assim”: processos antigos geram uma falsa sensação de controle e estabilidade.
-
Medo de mudar: a migração para plataformas digitais assusta quem acredita que isso exige tempo, dinheiro ou conhecimento técnico.
-
Falta de apoio da liderança: em muitas empresas, o RH precisa convencer os gestores de que tecnologia é investimento, não custo.
-
Desconhecimento de soluções acessíveis: muitos ainda acham que só grandes corporações têm acesso a ferramentas completas.
Como digitalizar o RH sem complicação (e com apoio)
A boa notícia é que você não precisa fazer uma revolução de uma vez só. Pequenos passos já trazem resultados significativos. Aqui vão algumas dicas práticas:
-
Comece mapeando os processos mais críticos (folha, recrutamento, benefícios)
-
Identifique onde ocorrem mais retrabalhos ou erros
-
Busque plataformas com bom suporte e implementação simplificada
-
Envolva a equipe desde o início — mudança só funciona com colaboração
-
Mostre resultados com relatórios, indicadores e tempo economizado
Quando a tecnologia entra, o RH respira
Ao adotar uma ferramenta de gestão especializada, os benefícios são quase imediatos:
-
Automação de tarefas repetitivas
-
Organização e segurança no armazenamento de dados
-
Facilidade para gerar relatórios e indicadores
-
Redução de erros e retrabalho
-
Mais tempo para focar em pessoas, e não em planilhas
No processo de recrutamento, seleção e admissão, a diferença é ainda mais visível. Com uma solução como a Empregare, o RH ganha:
-
Centralização de currículos e vagas em uma única plataforma
-
Triagem inteligente de candidatos
-
Comunicação automatizada com os participantes
-
Gestão de etapas do processo seletivo
-
Admissão digital sem troca de e-mails e documentos soltos
Ou seja: menos planilhas, menos papel, menos estresse — e muito mais controle e eficiência.
Sua empresa vai continuar presa ao passado?
Se o seu processo seletivo ainda é feito por e-mail, com planilhas para acompanhar candidatos e arquivos soltos para admissão, você está desperdiçando tempo e energia.
A transformação começa por onde o RH começa: no recrutamento.
👉 Peça agora uma demonstração gratuita da Empregare e veja como é possível deixar o Excel no passado — e levar o seu RH para o futuro.
