Erros no processo de admissão podem custar caro — multas, atrasos e até passivos trabalhistas. Se sua empresa está contratando, mas ainda não tem clareza sobre os procedimentos corretos, este conteúdo é pra você.
Neste guia atualizado, você vai aprender o passo a passo completo dos procedimentos para admissão de funcionários, desde os documentos exigidos até as boas práticas de integração, para garantir uma contratação segura, eficiente e dentro da lei.
<h2>Por que é tão importante seguir corretamente os procedimentos de admissão?</h2>
Muita gente acha que contratar é só assinar a carteira e pronto. Mas não é bem assim. A admissão de um novo funcionário envolve etapas legais, administrativas e organizacionais, todas com prazos e obrigações específicas.
Ignorar ou pular etapas pode gerar:
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Multas trabalhistas e autuações fiscais
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Problemas com FGTS, INSS e RAIS
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Desorganização interna e má impressão no onboarding
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Insegurança jurídica em caso de desligamento
Empresas que estruturam bem seus processos de admissão reduzem riscos, ganham produtividade e transmitem mais profissionalismo desde o primeiro contato com o novo colaborador. E esse é um diferencial competitivo importante.
Passo a passo completo dos procedimentos para admissão de funcionários
Abaixo está o roteiro ideal para garantir que você cumpra todas as obrigações legais e boas práticas de gestão de pessoas na hora de contratar um novo funcionário.
1. Recolhimento dos documentos do novo colaborador
Solicite os seguintes documentos (cópias + apresentação do original):
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CPF e RG
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Comprovante de residência
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Carteira de Trabalho (física ou digital)
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Título de eleitor (se aplicável)
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Certificado de reservista (homens)
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Comprovante de escolaridade
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Certificados profissionais (quando exigidos)
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Número do PIS
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Foto 3×4 (se necessário)
2. Exame admissional
Agende o exame com um médico do trabalho. Ele é obrigatório por lei (NR 7) e deve ser realizado antes do início das atividades. O funcionário só pode começar a trabalhar com o atestado de aptidão física e mental em mãos.
3. Registro no eSocial e assinaturas
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Cadastre o trabalhador no eSocial (pelo sistema de folha ou portal)
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Registre a data de admissão com antecedência
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Formalize o contrato de trabalho (prazo determinado ou indeterminado)
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Faça a assinatura do colaborador e do responsável pela empresa
4. Assinatura da carteira de trabalho
Na carteira digital, o vínculo é registrado diretamente no eSocial, mas é recomendável orientar o colaborador a conferir o app após o envio.
5. Integração e entrega de documentos
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Informe o novo colaborador sobre a política interna, benefícios, regras e estrutura da empresa
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Entregue o regulamento interno, PPRA, PCMSO, manual de conduta e normas de segurança
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Ofereça um onboarding bem planejado, com apresentação ao time e suporte nos primeiros dias
Checklist de admissão: evite erros e ganhe agilidade
Para facilitar o processo e garantir que nada seja esquecido, use este checklist prático:
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Documentos pessoais completos
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Exame admissional realizado
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Contrato de trabalho assinado
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Registro no eSocial
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Assinatura na CTPS digital
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Acesso ao sistema de ponto e benefícios
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Integração e acolhimento
Manter esse checklist atualizado ajuda o RH e o Departamento Pessoal a garantir conformidade com a legislação e passar mais segurança para o novo colaborador.
Boas práticas para uma admissão mais eficiente
Além das obrigações legais, algumas ações tornam o processo de admissão mais fluido e positivo:
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Digitalize os processos: use plataformas como Gupy, Convenia ou Sólides para automatizar admissão, coleta de dados e assinatura de documentos
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Comunique-se com clareza: envie e-mails de boas-vindas com cronogramas e orientações sobre o primeiro dia
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Padronize os documentos: mantenha modelos prontos de contrato, ficha de registro, política de uso de equipamentos etc.
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Capacite o RH: mantenha o time atualizado com as mudanças legais no eSocial e na legislação trabalhista.
Admissão bem feita é sinônimo de segurança e credibilidade
Uma admissão eficiente vai muito além de papelada. Ela marca o início do vínculo entre empresa e colaborador. Um processo bem estruturado demonstra organização, respeito e valor pelo novo funcionário.
Além disso, garante que sua empresa esteja alinhada às exigências legais e evite surpresas com fiscalizações e ações trabalhistas.
Agora que você conhece todos os procedimentos para admissão de funcionários, que tal revisar seus fluxos internos e garantir que tudo esteja 100% em dia?
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