Já perdeu tempo cobrando documentos faltantes de um novo colaborador? Ou pior: preencheu errado a ficha e precisou refazer tudo às pressas? Esses erros são comuns, mas evitáveis. A ficha admissional é um dos documentos mais importantes no processo de contratação. Quando bem preenchida, ela reduz riscos trabalhistas, evita multas e agiliza a integração do novo funcionário.
Neste artigo, você vai entender o que é essa ficha, quais dados precisa conter, o prazo legal para envio e, claro, vai poder baixar gratuitamente um modelo pronto para uso, completo com checklist de documentos.
O que é a ficha admissional e por que ela é essencial
A ficha admissional é um documento obrigatório para qualquer nova contratação com carteira assinada. Nela são registrados todos os dados relevantes do colaborador, do ponto de vista trabalhista e fiscal. Essa ficha não é apenas um formulário qualquer — ela tem implicações diretas no cumprimento das normas da CLT, na integração ao eSocial e na segurança jurídica da empresa.
O preenchimento correto da ficha garante que as informações estejam padronizadas para envio à contabilidade ou ao sistema de folha de pagamento. Isso inclui dados pessoais, número do PIS, número da carteira de trabalho, função, jornada, tipo de contrato e salário.
Mais do que burocracia, a ficha serve como um registro formal da contratação e precisa estar de acordo com as exigências da legislação. Além disso, ela é útil para consultas internas, auditorias e para a construção do histórico do colaborador.
Se feita de forma incorreta, a ficha pode gerar problemas como:
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Informações inconsistentes no eSocial
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Atrasos no cadastro do funcionário
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Exposição a fiscalizações e possíveis autuações
É por isso que, mais do que um modelo bonito, é essencial contar com um material prático, funcional e atualizado — exatamente o que você terá neste artigo.
Quais informações a ficha admissional deve conter
A ficha admissional precisa reunir todas as informações essenciais sobre o colaborador que está prestes a ser contratado. Esses dados não são aleatórios: são exigências legais e operacionais que garantem conformidade com a CLT e com os sistemas integrados de gestão de pessoas, como o eSocial.
A seguir, você confere os campos que não podem faltar:
Dados pessoais
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Nome completo
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Data de nascimento
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Estado civil
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Endereço completo
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Nome da mãe
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Nacionalidade
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Número do CPF e RG (com órgão emissor)
Informações trabalhistas
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Número da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social)
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Número do PIS/PASEP
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Cargo que será exercido
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Jornada de trabalho semanal
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Tipo de contrato (prazo determinado, indeterminado, aprendiz etc.)
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Data de admissão
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Remuneração acordada
Documentos complementares
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Exame admissional (ASO)
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Carteira de vacinação (em alguns setores, como saúde)
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Certificados ou diplomas (quando exigido pelo cargo)
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Informações sobre dependentes (caso vá incluir no plano de saúde ou IR)
Essas informações são fundamentais para que o RH possa alimentar corretamente os sistemas internos e para garantir que a empresa esteja resguardada contra inconsistências fiscais ou trabalhistas.
Dica prática: ao usar uma planilha como a disponibilizada neste post, é possível organizar todos esses campos com validações e campos obrigatórios, evitando esquecimentos e retrabalho.
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Prazos e responsabilidades do RH
O preenchimento e envio da ficha admissional não é uma simples formalidade — ele tem prazo legal e impacto direto na regularização da contratação.
O prazo para envio das informações ao eSocial é até um dia antes do início das atividades do novo colaborador. Isso significa que o RH precisa estar com tudo pronto antes do colaborador “pisar” na empresa. Se o envio for feito depois, a empresa pode sofrer multa por descumprimento das obrigações acessórias.
Outro ponto importante é a articulação com a contabilidade: é fundamental que a ficha esteja completa e enviada ao contador com antecedência para que ele possa registrar a admissão no sistema de folha de pagamento.
Boas práticas recomendadas:
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Finalizar o preenchimento da ficha com até 3 dias de antecedência da data de início.
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Validar se todos os documentos foram entregues.
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Garantir que o ASO esteja assinado e digitalizado.
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Confirmar se os dados pessoais estão de acordo com os documentos oficiais.
Com um bom modelo de ficha e um checklist bem organizado, essa rotina fica muito mais fluida — e o RH evita correrias e retrabalhos desnecessários.
Checklist completo de documentos para admissão
Um dos maiores gargalos da admissão é a falta de documentos entregues a tempo. Para evitar isso, o ideal é trabalhar com um checklist padronizado. Assim, o RH pode orientar os novos colaboradores de forma clara, e todos sabem o que precisam apresentar antes de iniciar.
Veja a seguir os documentos mais comuns exigidos na admissão:
Documentos pessoais:
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RG e CPF
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Título de eleitor
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Comprovante de residência
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Certidão de nascimento ou casamento
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CTPS física ou digital
Documentos trabalhistas:
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PIS/PASEP (ou Cartão Cidadão)
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Certificado de Reservista (para homens)
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Comprovante de escolaridade
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Certificados obrigatórios por função (NRs, cursos etc.)
Informações adicionais:
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Dados bancários para depósito de salário
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Nome, CPF e data de nascimento dos dependentes (se houver)
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Carteirinha de plano de saúde (caso utilize)
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ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) emitido por médico do trabalho
Esse checklist está incluso na planilha gratuita que você poderá baixar ao final do texto. Com ele, você garante que nada fique de fora.
Como preencher a ficha admissional corretamente
Com os documentos em mãos, o próximo passo é preencher a ficha de forma clara, precisa e sem erros. Veja algumas dicas práticas para não errar:
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Use sempre os dados do documento oficial: nada de preencher “por aproximação”. Se o nome no CPF tem acento, mantenha igual.
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Evite abreviações: escreva por extenso cargos, funções e endereços.
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Atenção ao cargo e salário: eles devem bater com o contrato e com o que será informado ao eSocial.
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Data de admissão: precisa estar alinhada com o contrato e com o exame médico admissional.
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Não pule campos obrigatórios: dados bancários, dependentes e PIS fazem diferença na hora de enviar para a contabilidade.
Ao utilizar um modelo de planilha como o da Empregare, você evita erros básicos com campos padronizados, validações automáticas e até sugestões de preenchimento. Isso economiza tempo e reduz retrabalho.
Baixe agora: modelo de ficha admissional + checklist prático
Agora que você sabe o que é a ficha admissional, quais campos deve conter e como preencher corretamente, está na hora de facilitar sua rotina com um modelo prático.
A Empregare preparou uma planilha gratuita e editável com todos os campos exigidos por lei, além de um checklist completo dos documentos que o colaborador precisa entregar antes do primeiro dia.
Ideal para padronizar o processo, evitar esquecimentos e melhorar a comunicação entre RH, contabilidade e novos colaboradores.
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A ficha admissional não é apenas uma burocracia: ela é a base para uma admissão segura, eficiente e em conformidade com a lei. Quando bem feita, evita dores de cabeça, acelera o onboarding e melhora a imagem da empresa com os novos colaboradores.
Agora você tem o conhecimento e a ferramenta certa nas mãos. Aproveite a planilha gratuita, padronize o processo e simplifique sua rotina de RH.
