Esquecer um documento na admissão pode gerar uma multa, travar o processo no eSocial e até atrasar a entrada do novo colaborador. Tudo isso por falta de um checklist decente.
Se você já teve que correr atrás de certidão de nascimento, PIS perdido ou título de eleitor em cima da hora, sabe bem do que eu tô falando. O RH precisa ser ágil, organizado e 100% certeiro — mas a verdade é que o volume de detalhes assusta.
A boa notícia? Você não precisa mais sofrer com isso. Aqui você encontra o checklist completo de documentos para admissão, os prazos legais, o que é proibido pedir e uma planilha gratuita pronta pra baixar. Bora organizar esse processo de vez?
Por que a documentação é tão importante na admissão?
Você pode até achar burocrático, mas a documentação na admissão é o que garante que tudo esteja dentro da lei — tanto pra empresa quanto pro colaborador. Sem os documentos corretos, o vínculo empregatício pode ser considerado inválido, o que abre margem pra multas, ações trabalhistas e até problemas com o eSocial.
Além disso, é com base nesses dados que o RH faz cadastro de benefícios, lançamento da folha de pagamento, registro no sistema, integração com a contabilidade e muito mais. Um erro ou ausência de documento pode atrasar a assinatura do contrato, gerar inconsistência nas informações legais e complicar até a liberação de benefícios como vale-transporte e convênio.
Outro ponto: a fiscalização do Ministério do Trabalho ou uma auditoria interna pode exigir a comprovação de todos os registros de admissão. E adivinha o que acontece se faltar algo? Multa. E ela pode ser pesada, principalmente se a empresa não comprovar a formalização dentro do prazo exigido pela CLT.
Ou seja, por mais que pareça repetitivo, o checklist de documentos é a espinha dorsal de uma admissão segura, ágil e à prova de problemas legais. Começar certo é o segredo para não ter dor de cabeça depois.
Quais documentos são exigidos do colaborador?
O famoso “pode trazer os documentos pra gente dar entrada na admissão?” esconde um mundo de detalhes que, se ignorados, viram dor de cabeça pro RH. Saber exatamente o que pedir e por que pedir evita retrabalho, atrasos e aquele clássico vai e vem de e-mails com o pré-colaborador.
Abaixo, você encontra um checklist completo, atualizado e separado por categorias, para garantir que nenhum item fique de fora. Importante: a lista pode variar de acordo com o cargo, o perfil do colaborador e exigências legais específicas. Vamos por partes:
Documentos básicos obrigatórios
Estes são exigidos em praticamente todas as admissões sob o regime CLT:
RG (cópia legível e atualizada)
CPF
Carteira de Trabalho (física ou digital)
Número do PIS/PASEP
Título de eleitor
Comprovante de residência (com até 3 meses)
Comprovante de escolaridade
1 foto 3×4 recente
Certidão de nascimento (solteiro) ou casamento (casado)
Certificado de reservista (homens entre 18 e 45 anos)
Exame admissional (emitido por clínica autorizada)
Documentos adicionais por perfil
Dependendo da situação do colaborador, outros documentos podem ser exigidos:
Filhos de até 7 anos: caderneta de vacinação e comprovante de frequência escolar
Filhos até 21 anos: certidão de nascimento
Pessoas com deficiência: laudo médico com CID
Menores de idade: autorização dos responsáveis e matrícula escolar
Estrangeiros: visto de trabalho e RNE/CPF
Documentos específicos por função
Para determinadas atividades, documentos extras são obrigatórios:
CNH válida e compatível com o cargo (para motoristas)
Registro em conselhos de classe (CREA, CRM, OAB, etc.)
Certificados de cursos obrigatórios (NR-10, NR-35, transporte de cargas perigosas, etc.)
Ter tudo isso organizado desde o início evita falhas no registro, acelera o processo e traz segurança jurídica tanto pra empresa quanto pro novo colaborador.
Quais documentos a empresa deve entregar ao colaborador?
Quando se fala em admissão, a maioria foca apenas nos documentos que o colaborador precisa entregar. Mas e o outro lado? A empresa também tem obrigações formais no processo de contratação — e ignorá-las pode gerar problemas sérios, especialmente em fiscalizações ou ações trabalhistas.
Além de garantir que tudo esteja nos conformes com a CLT e com o eSocial, entregar a documentação correta ao colaborador reforça a transparência, a confiança e a organização do RH. E mais: é um diferencial competitivo para empresas que desejam estruturar melhor seu Departamento Pessoal.
Aqui estão os documentos que devem ser preparados e entregues pela empresa no momento da admissão:
Contrato individual de trabalho: detalha as condições do vínculo (carga horária, salário, função etc.)
Ficha de registro do colaborador: obrigatório por lei, formaliza a contratação internamente
Declaração de dependentes para o IR: usada para cálculo de imposto retido na fonte
Ficha de salário-família: necessária para colaboradores com filhos em idade elegível ao benefício
Termo de opção ou recusa do vale-transporte: documento que comprova a decisão do colaborador
Todos esses documentos devem ser assinados e arquivados corretamente. O ideal é que a empresa também envie cópias digitalizadas ao colaborador e mantenha o arquivo atualizado conforme a legislação trabalhista exige.
Organizar esse fluxo de forma padronizada e ágil torna a admissão mais profissional e reduz o risco de erros futuros.
Documentos proibidos: o que a empresa não pode pedir
Na pressa de cumprir todas as etapas da admissão, é comum que algumas empresas escorreguem em um ponto crítico: solicitar documentos que violam direitos fundamentais do colaborador. E isso, além de antiético, pode gerar ações trabalhistas e multas pesadas.
A CLT e outras normas complementares são claras: nenhum dado que exponha o colaborador a discriminação ou invasão de privacidade pode ser exigido como critério de contratação. Mesmo que pareça “inofensivo”, muitos desses pedidos configuram práticas ilegais.
Veja abaixo os documentos que não podem ser solicitados pela empresa na admissão:
Exame de gravidez
Exame de HIV ou qualquer doença crônica
Certidão negativa no SPC ou Serasa
Comprovação de que nunca processou outra empresa (ações trabalhistas)
Certidão de antecedentes criminais (exceto quando a atividade exigir por lei, como em áreas de segurança)
Essas exigências são consideradas discriminatórias e invasivas, ferindo princípios constitucionais de igualdade e dignidade. O simples ato de pedir já pode resultar em indenizações por danos morais, além de autuações por parte do Ministério do Trabalho.
O melhor caminho? Ficar 100% alinhado à legislação e ao bom senso. Solicitar apenas o necessário, com base em função, contexto e legalidade, mostra que o RH está preparado e atualizado — e que a empresa respeita seus colaboradores desde o primeiro contato.
Prazos legais na admissão: o que diz a CLT
Se tem uma coisa que não dá pra ignorar no processo de admissão é o prazo. Além da checklist de documentos, o RH precisa estar atento ao tempo certo para devolver e assinar tudo, ou corre o risco de enfrentar penalidades legais e gerar desconforto com o novo colaborador logo de cara.
Dois pontos fundamentais são regulamentados pela legislação trabalhista brasileira:
1. Devolução de documentos (Lei nº 5.553/68)
Assim que o colaborador entrega os documentos originais para conferência, a empresa tem até 5 dias corridos para devolvê-los — mesmo que sejam cópias autenticadas. Esse prazo é obrigatório, e descumpri-lo pode caracterizar retenção indevida de documentos, o que fere diretamente os direitos do trabalhador.
2. Assinatura da Carteira de Trabalho (Art. 29 da CLT)
Após o recebimento da documentação, a empresa deve assinar e devolver a CTPS (física ou digital) em até 48 horas. Isso formaliza o vínculo empregatício e garante ao colaborador acesso aos seus direitos, como FGTS e INSS.
Por que esses prazos são tão importantes?
Além de evitar multas e processos, cumprir os prazos mostra profissionalismo e respeito com quem está chegando. Um processo de admissão ágil, organizado e legalmente correto reflete diretamente na reputação da empresa e na experiência do colaborador desde o primeiro dia.
Como organizar e otimizar a coleta de documentos
Não adianta ter uma lista perfeita se o processo de envio e recebimento de documentos continua desorganizado, confuso ou cheio de retrabalho. A verdade é que a coleta documental ainda é um dos grandes gargalos do RH, principalmente quando envolve prazos apertados, falta de comunicação e ausência de um padrão claro.
Quer melhorar isso de vez? Abaixo estão boas práticas e soluções reais pra deixar essa etapa mais eficiente, segura e fluida:
Dicas práticas para organizar a coleta
Envie a checklist com antecedência: Assim que o candidato for aprovado, encaminhe por e-mail a lista de documentos e prazos.
Padronize os arquivos: Solicite formatos específicos (PDF ou JPG, por exemplo) e nomeie os documentos de forma padronizada.
Crie um canal exclusivo: Use um WhatsApp corporativo, e-mail exclusivo ou até um formulário com upload para evitar perda de arquivos.
Acompanhe de perto: Mantenha contato com o pré-colaborador, confirmando se ele entendeu o que precisa entregar e quando.
Use tecnologia a seu favor
Ferramentas como a plataforma de admissão da Empregare centralizam tudo em um só lugar: checklist automática, uploads, validação de documentos e até comunicação com o colaborador. Com isso, você ganha tempo, reduz erros e ainda garante conformidade legal.
Organizar bem essa etapa traz ganhos diretos: menos retrabalho, mais agilidade e um início de jornada mais tranquilo para todos os envolvidos.
Download: planilha gratuita com checklist de admissão
Chega de montar checklist do zero a cada nova contratação. Pensando em simplificar a sua rotina e garantir que nenhum documento fique de fora, criamos uma planilha gratuita e completa com todos os documentos obrigatórios para admissão.
Com esse modelo, você consegue padronizar o processo, economizar tempo e ainda ter uma ferramenta profissional e confiável pra apresentar em auditorias internas ou externas.
Como usar?
Faça o download da planilha.
Preencha com os dados do novo colaborador.
Use como checklist digital ou imprima para arquivo físico.
Compartilhe com sua equipe e unifique os processos do RH.
Essa é uma daquelas ferramentas que você usa uma vez e não quer mais largar. Clique aqui para baixar agora e comece a usar hoje mesmo.
Admissão sem estresse e com segurança
Organizar a admissão de um novo colaborador não precisa ser um pesadelo cheio de papelada, dúvidas e receio de cometer erros. Com o checklist certo em mãos, prazos bem definidos e os documentos organizados, o processo flui com agilidade, confiança e sem surpresas desagradáveis.
Neste conteúdo, você viu quais documentos são realmente obrigatórios, quais não podem ser exigidos, os prazos legais que o RH precisa cumprir e ainda ganhou acesso a uma planilha gratuita que vai transformar sua rotina no Departamento Pessoal.
Padronizar esse processo é mais do que uma boa prática — é um passo essencial para construir um RH estratégico, respeitado e pronto pra crescer. E agora que você tem tudo isso na mão, só falta uma coisa: colocar em prática.
Você já perdeu tempo tentando lembrar quais documentos pedir? Já teve medo de errar no eSocial ou de tomar uma multa por falha na contratação? Chega disso. Baixe agora sua planilha gratuita, use como modelo e organize sua admissão de uma vez por todas.
