A partir de janeiro de 2025, o PIS/Pasep sobre a folha de pagamento terá um novo indicador no eSocial. Veja como adaptar seu sistema, evitar erros e garantir conformidade na DCTFWeb.
Atenção, profissionais de Departamento Pessoal! A partir de janeiro de 2025, o cálculo do PIS/Pasep sobre a folha de pagamento sofrerá mudanças no eSocial. Um novo indicador no evento S-1010 será obrigatório, e a adaptação do seu sistema de folha de pagamento é essencial para evitar erros e inconsistências na DCTFWeb.
Neste artigo, explicamos o que muda, como ajustar sua folha de pagamento e quais cuidados tomar para garantir conformidade com as novas regras.
Novas regras do eSocial para o PIS/Pasep: o que muda em 2025?
A partir da competência janeiro/2025, o eSocial passa a exigir um novo indicador de incidência do PIS/Pasep sobre a folha de pagamento no evento S-1010 (Tabela de Rubricas).
O que muda na prática?
- O campo {codIncPisPasep} no evento S-1010 passa a definir a incidência do PIS/Pasep sobre as remunerações da folha de pagamento.
- O preenchimento do campo {indTribFolhaPisPasep} será obrigatório e impactará o cálculo do tributo na DCTFWeb.
- A criação do grupo {infoPisPasep} na versão 1.3 do eSocial permitirá que a base de cálculo do PIS/Pasep seja processada corretamente.
Importante: O DP precisa verificar se as rubricas da folha de pagamento estão configuradas corretamente para evitar recolhimentos indevidos ou falta de pagamento do tributo.
Como o PIS/Pasep será calculado na folha de pagamento?
Com a atualização para a versão 1.3 do eSocial, a forma de cálculo do PIS/Pasep sofrerá mudanças importantes.
Novo código de incidência do PIS/Pasep (codIncPisPasep):
O campo {codIncPisPasep} deve ser preenchido com um dos seguintes códigos:
| Código | Descrição |
|---|---|
| 00 | Não é base de cálculo do PIS/Pasep |
| 11 | Base de cálculo do PIS/Pasep mensal |
| 12 | Base de cálculo do PIS/Pasep 13º salário |
| 91 | Incidência suspensa por decisão judicial – PIS/Pasep mensal |
| 92 | Incidência suspensa por decisão judicial – PIS/Pasep 13º salário |
Atenção! Se sua empresa tem uma decisão judicial suspendendo a incidência do tributo, o campo deve ser preenchido com os códigos 91 ou 92, desde que haja um processo cadastrado no evento S-1070.
Período de transição entre versões: quais cuidados tomar?
Entre 02/12/2024 e 02/02/2025, o eSocial permitirá a convivência entre as versões S-1.2 e S-1.3. No entanto, alguns envios precisarão ser feitos exclusivamente na nova versão.
Eventos que obrigatoriamente devem ser enviados na versão S-1.3:
- S-1210 (Pagamentos) e S-2501 da competência 01/2025
- S-5002 da mesma competência
Cuidado com envios mistos! Se os eventos S-1200, S-2299 e S-2399 forem enviados em versões diferentes, os totalizadores podem apresentar valores incorretos.
O que fazer? Garanta que todos os eventos de remuneração e desligamento da competência 01/2025 sejam enviados na mesma versão do eSocial.
O que sua empresa precisa fazer para se adequar?
Se sua empresa ainda não ajustou a folha de pagamento, o momento de agir é agora. Aqui estão as principais ações que o DP deve tomar:
Verifique com a equipe de TI ou fornecedor do sistema de folha se a versão 1.3 do eSocial já está implementada.
Atualize as rubricas na Tabela S-1010, garantindo que o campo {codIncPisPasep} esteja correto.
Revise a parametrização dos eventos S-1200, S-2299 e S-2399 para que o PIS/Pasep seja calculado corretamente.
Caso tenha processos judiciais, cadastre-os corretamente no evento S-1070 e utilize os códigos de incidência 91 ou 92.
Dica extra: Converse com o contador ou consultor fiscal para garantir que todos os ajustes estejam alinhados com as obrigações acessórias da sua empresa.
Dicas para evitar erros e penalidades
Para garantir um processo tranquilo de adaptação às novas regras, siga estas boas práticas:
Evite atrasos: Os eventos devem ser enviados dentro do prazo para evitar inconsistências na DCTFWeb.
Revise a configuração da folha: Certifique-se de que todas as rubricas estão com a incidência correta do PIS/Pasep.
Teste antes do prazo final: Se possível, realize envios de teste dentro do período de convivência das versões.
Mantenha a equipe informada: Compartilhe as atualizações com os responsáveis pela folha de pagamento e departamento fiscal.
Por que o eSocial está mudando as regras do PIS/Pasep agora? Entenda a estratégia por trás da mudança
Você também tem a sensação de que o eSocial lança uma nova regra a cada piscada de olhos? Se a resposta for sim, saiba que você não está sozinho. Mas a mudança no PIS/Pasep, que entra em vigor em janeiro de 2025, não é apenas mais uma atualização aleatória; ela faz parte de um plano muito maior da Receita Federal, e entender essa estratégia coloca você à frente do jogo.
Até hoje, o cálculo do PIS sobre a folha pegava “carona” na base de cálculo do INSS, um método que funcionava como uma aproximação. Contudo, na era da fiscalização digital, “aproximado” não é mais suficiente. O governo quer os dados exatos, puros. A criação do campo {codIncPisPasep} força as empresas a declararem, rubrica por rubrica, o que compõe a base de cálculo real do PIS. Para a Receita Federal, isso significa o fim das inconsistências e uma capacidade gigantesca de cruzar informações automaticamente com outras obrigações, como a ECF (Escrituração Contábil Fiscal).
Essa mudança, portanto, não é um evento isolado. Ela é mais uma peça no quebra-cabeça da transformação digital do Fisco, que busca, segundo o portal oficial do eSocial, simplificar e unificar o envio de obrigações. A verdade é que o sistema está ficando mais inteligente para identificar erros e sonegação em tempo real. Para o profissional de DP, a mensagem é clara: a precisão deixou de ser uma meta e passou a ser a única opção.
PIS sobre a folha: sua empresa realmente precisa se preocupar com essa mudança?
Antes de mergulhar em manuais técnicos e gastar horas ajustando parâmetros no seu sistema, respire fundo e responda a uma pergunta crucial: sua empresa realmente paga PIS sobre a folha de pagamento? A resposta pode poupar um tempo precioso, pois essa obrigação não se aplica à maioria das empresas brasileiras, como as tributadas pelo Lucro Real ou Presumido, que recolhem o tributo sobre o faturamento.
Essa nova regra do eSocial é um chamado direto para um grupo específico de entidades. Se o seu negócio se encaixa em alguma das categorias abaixo, este artigo é diretamente para você. A obrigação de recolher o PIS/Pasep à alíquota de 1% sobre a folha de pagamento é definida principalmente pelo Art. 13 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001.
Veja a lista de quem precisa agir agora:
- Entidades sem fins lucrativos (incluindo ONGs e instituições de assistência social);
- Associações, sindicatos, federações e confederações;
- Cooperativas (com exceção de algumas cooperativas de produção e de crédito, que seguem regras próprias);
- Templos de qualquer culto;
- Partidos políticos;
- Condomínios;
- Órgãos e entidades da administração pública.
Se sua empresa não está nesta lista, pode ficar mais tranquilo, mas continue acompanhando as novidades do eSocial. Se ela está, a atenção aos próximos passos é fundamental para garantir a conformidade e evitar problemas com o Fisco.
O custo do erro: qual o impacto financeiro de uma falha no cálculo do PIS/Pasep?
Um único código errado no eSocial pode parecer um detalhe inofensivo, mas para a Receita Federal é um convite para uma conta que sua empresa definitivamente não vai querer pagar. A romantização do “errar é humano” não se aplica à fiscalização tributária, e o prejuízo de uma falha no cálculo do PIS/Pasep pode ser devastador para o fluxo de caixa.
Vamos falar de números reais. Se uma auditoria fiscal constatar o recolhimento a menor do tributo, a empresa será autuada com uma multa de ofício, que, de acordo com a legislação tributária, é de no mínimo 75% sobre o valor do imposto devido. Em casos onde a fiscalização interpreta que houve fraude ou sonegação, esse percentual pode dobrar, chegando a 150%. Além da multa, o valor principal será corrigido por juros calculados com base na taxa Selic, acumulada mensalmente desde a data do vencimento original até o pagamento.
E se você pagou a mais? O prejuízo também existe. O dinheiro pago indevidamente fica retido pelo governo, e para reavê-lo é preciso iniciar um complexo processo de restituição via PER/DCOMP. Isso significa imobilizar o capital de giro da empresa e enfrentar uma longa batalha burocrática. Portanto, o ajuste correto das rubricas não é apenas uma obrigação acessória; é um ato de gestão de risco financeiro para proteger a saúde da sua organização.
Auditoria de rubricas na prática: um checklist de 3 passos para garantir a conformidade
A instrução genérica “revise suas rubricas” soa vaga e pode parecer uma tarefa interminável, não é mesmo? A verdade é que, sem um método, você pode passar horas olhando para telas e ainda deixar algo escapar. Vamos transformar essa tarefa gigante em um plano de ação simples, rápido e seguro.
Este checklist prático vai guiar sua análise e garantir que nenhuma verba fique sem a devida classificação.
- 1. Crie o mapa do tesouro: exporte todas as rubricas Não confie na memória ou nos seus processos habituais. O primeiro passo é entrar no seu sistema de folha de pagamento e exportar uma lista completa de 100% das suas rubricas, tanto as ativas quanto as inativas. Por que as inativas? Porque uma rubrica esquecida pode ser reativada no futuro por engano por outro analista, gerando um erro silencioso que só será descoberto meses depois.
- 2. Seja um detetive: separe o que é salário do que é reembolso Com a lista em mãos, sua missão é analisar uma por uma, fazendo a pergunta-chave: “Este valor paga pelo trabalho do colaborador (remuneração) ou apenas o compensa por um gasto que ele teve para trabalhar (indenização)?”. Verbas como salários, comissões, horas extras e DSR são claramente remuneratórias. Já ajudas de custo (dentro dos limites legais), vale-transporte pago conforme a lei e reembolsos de despesas documentadas são indenizatórias. Atenção especial às verbas híbridas, como prêmios, que dependem da habitualidade para serem classificados.
- 3. Prepare sua defesa: documente cada decisão Este é o passo que separa o profissional reativo do profissional estratégico. Crie uma planilha simples e, ao lado de cada rubrica, anote a base legal ou a justificativa para a sua decisão (
codIncPisPasep11, 12, ou 00). Esse documento simples será sua “memória de cálculo” e uma defesa poderosa caso a empresa passe por uma fiscalização no futuro. Ele demonstra organização, diligência e protege tanto a empresa quanto você.
Ao seguir estes três passos, a revisão de rubricas deixa de ser um monstro de sete cabeças e se torna um processo controlado e seguro.
A transição para as novas regras do PIS/Pasep no eSocial exige atenção e ajustes rápidos do Departamento Pessoal. O impacto direto será no cálculo da folha de pagamento e na geração da DCTFWeb, então é fundamental garantir que o sistema esteja atualizado e os eventos preenchidos corretamente.
Se sua empresa ainda não fez as adequações necessárias, o momento de agir é agora. Entre em contato com seu fornecedor de software de folha de pagamento e sua consultoria fiscal para garantir a transição sem erros.
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