A pandemia do coronavírus forçou muitas empresas a mudarem sua forma de gerir pessoas e departamentos, entre essas mudanças está o surgimento do departamento pessoal online.
Trata-se do uso de ferramentas e tecnologias para realizar as tarefas burocráticas do setor de forma mais rápida e prática.
Dessa forma é possível automatizar processos e ganhar tempo para se focar no bem mais importante da empresa, seus colaboradores.
Neste artigo você vai entender melhor o que é o departamento pessoal online, sua importância, benefícios e como funciona sua aplicação.
O que é departamento pessoal online?
O departamento pessoal online nada mais é do que a implantação de processos automatizados no departamento pessoal tradicional, assim garantindo mais agilidade para o setor.
Ele é capaz de lidar com questões burocráticas como dados dos colaboradores, leis trabalhistas, índices e métricas para identificar carências e oportunidades de forma mais produtiva e eficiente.
Pois ele conta com ferramentas que agilizam os processos, assim sendo capaz de suportar uma grande demanda digital, monitorar as performances e propor soluções e tendências.
Como se deu a evolução do departamento pessoal?
O departamento pessoal cuida de questões burocráticas que tem relação com os colaboradores da empresa.
Assim ele emite folhas de pagamento, realiza o registro na carteira de trabalho, organiza e calcula as guias de INSS e FGTS.
Além de cuidar da parte burocrática de demissões e contratações, entre outros processos.
Com o passar dos anos o departamento pessoal sofreu algumas mudanças.
Até a metade do século XX, esse setor era apenas burocrático e se focava na relação trabalhista entre a empresa e o funcionário.
Passados alguns anos ele passou a valorizar os colaboradores, não apenas como uma ferramenta trabalhista, mas um bem valioso para a empresa.
Atualmente a mudança é digital que veio com o surgimento do departamento online e que chegou para agilizar os processos e tornar o trabalho mais eficiente.
Quais as diferenças entre o departamento online e o tradicional?
A principal diferença entre o departamento online e o tradicional é o tempo para realizar as atividades, assim como a eficiência de cada uma delas.
Pois por meio do uso de ferramentas digitais o trabalho se tornou mais ágil e com menor risco de erros.
Mas saiba que essas ferramentas não substituem os profissionais do departamento, pois são eles que realizam o controle das atividades e as conferem.
Com o departamento pessoal online os processos burocráticos se tornaram mais simples, exigindo menos tempo.
Dessa forma a equipe pode ser mais produtiva e focar nos profissionais da empresa e assim elaborar estratégias para melhorar sua satisfação e motivação.
Qual a importância do departamento pessoal online?
O departamento pessoal online possibilitou que o setor gerisse a equipe com mais eficácia.
Assim gastos desnecessários foram evitados, gerou mais tempo para realizar atividades importantes como cuidar dos profissionais da empresa e assim resultar em mais produtividade e motivação.
Portanto o funcionário passou a confiar mais na organização para permanecer trabalhando e melhorias internas foram aplicadas.
Dessa forma, resultando em uma performance melhor e mais resultados.
Quais os benefícios do departamento pessoal online?
O departamento pessoal online proporcionou vários benefícios para a empresa.
Vamos conhecê-los.
Mais agilidade nos processos
Como muitos processos burocráticos foram automatizados o setor ganhou mais agilidade.
Assim passou a ter mais tempo para se dedicar com questões relacionadas à satisfação dos colaboradores.
Além disso, com processos mais rápidos, ganhou mais tempo para a realização de suas atividades, o que resultou em um aumento na produtividade do setor.
Menos erros
Com a automatização das tarefas os processos têm menor risco de apresentar erros, já que não é preciso realizar atividades manuais repetitivas.
Dessa forma a empresa evita erros com o cálculo do pagamento dos funcionários, férias ou hora extra.
Evitar esses erros possibilita que a organização não tenha dores de cabeça com processos e não tenha prejuízos financeiros.
Aumenta a satisfação dos colaboradores
Com mais tempo para se dedicar aos funcionários da empresa, o departamento pessoal pode elaborar estratégias para aumentar a satisfação dos colaboradores.
Dessa forma eles ficam mais satisfeitos e motivados, assim melhorando sua performance e produtividade.
Maior preparação para imprevistos
Por meio da automação dos processos o departamento pessoal online pode se organizar melhor e assim anteceder demandas e imprevistos e buscar as melhores soluções.
Aumento da retenção e atração de talentos
Aplicando estratégias para melhorar o trabalho e a satisfação dos funcionários, eles passam a se manter e crescer com a empresa.
Além disso, a organização melhora sua imagem no mercado de trabalho e assim atrai novos talentos.
Otimização da tomada de decisão
Com mais organização no departamento pessoal online é fácil armazenar dados e ter acesso a eles.
Dessa forma é possível obter relatórios e gráficos que vão ajudar na tomada de decisão, tornando-a mais segura.
Mais praticidade
O uso de ferramentas tecnológicas no departamento pessoal online permite a obtenção mais fácil de dados.
Dessa forma os processos se tornam mais práticos, já que não é preciso procurar as informações em arquivos e pastas, basta apenas alguns cliques para ter acesso a tudo.
Assim as mesmas atividades que antes demoravam a ser realizadas são feitas em um tempo bem menor.
Melhoria dos processos
Com a automação dos processos eles se tornam mais eficientes, já que as informações são armazenadas de forma mais prática.
Assim podem ser usadas para pesquisas de clima organizacional.
Portanto a empresa pode usar as informações para definir um perfil de profissional ideal, tornando o processo de recrutamento e seleção mais eficaz.
Qual a função do departamento pessoal?
O departamento pessoal cuida de três áreas da empresa: admissão do funcionário, gestão da jornada de trabalho e desligamento do colaborador.
Vamos entender como funciona cada uma delas.
Admissão do funcionário
O departamento pessoal atua ao lado do RH na seleção e integração de novos profissionais na empresa.
Mas enquanto que o RH se preocupa com a aplicação de testes e entrevistas o departamento pessoal cuida da parte administrativa e jurídica.
Assim quando um profissional é escolhido para determinado cargo, o departamento pessoal deve reunir os dados necessários para fazer seu registro.
Gestão da jornada de trabalho
Nessa área o departamento pessoal controla o dia a dia da rotina trabalhista da organização.
Por isso ele cuida das folhas de pagamento, controla as jornadas de trabalho, recolhe e paga todos os impostos referentes aos colaboradores e realiza o fluxo de frequência.
Geralmente cada atividade é organizada para que ocorra todos os meses em datas marcadas.
Assim o departamento pessoal pode evitar problemas com os órgãos regulamentadores e cumpra seu objetivo.
Desligamento do colaborador
Nessa terceira área é o departamento pessoal que realiza o desligamento de um profissional da empresa e atua na parte burocrática.
Assim esse setor realiza a organização da rescisão do contrato e representa a empresa diante os órgãos oficiais da Secretaria do Trabalho.
Também cumpre as legislações trabalhistas, organiza a documentação dos funcionários e faz a relação com órgãos públicos.
Como funciona o departamento pessoal online?
O departamento pessoal online é responsável por várias atividades burocráticas dentro da empresa como organização e distribuição de férias.
Além de pagamentos, envio de informações para o Governo, controle de ponto, entre outros.
Com as ferramentas tecnológicas esse departamento pode otimizar suas atividades e assim passou a ter mais agilidade para:
- organizar dados para registro de carteira de trabalho;
- comunicar aviso prévio;
- agendar de exames;
- controlar a jornada de trabalho;
- fazer a gestão da folha de pagamento;
- garantir os benefícios aos colaboradores;
- atualizar os cadastros dos funcionários em órgãos de fiscalização.
Como aplicar o departamento pessoal online?
Para aplicar o departamento pessoal online com eficácia é importante realizar algumas ações para tornar o processo eficaz.
Vamos conhecê-las.
Realize a integração de toda a empresa
A primeira coisa que você deve fazer é integrar toda a empresa para que todos realizem as mudanças necessárias.
Para isso é preciso capacitar a equipe remotamente.
Portanto você deve garantir que todos tenham acesso à internet de qualidade e a máquinas que funcionem bem.
Por isso a empresa deve dar todo o suporte, dessa forma todas as operações serão realizadas com eficácia, evitando problemas.
Estabeleça uma boa comunicação
Para que o departamento pessoal online funcione é preciso investir na comunicação.
Por isso a troca de informações deve ser feita com certa freqüência e de forma transparente.
Você deve identificar ferramentas que podem ajudar nessa parte, definindo um software específico para que toda a comunicação seja feita, integrando a todos da empresa.
Assim você evita retrabalho ou má comunicação na realização de uma atividade ou projeto.
Saiba gerenciar o tempo e as tarefas
É essencial também ter um controle sobre as atividades que sua equipe está realizando, para que tenham um bom desempenho e produtividade.
Por isso você deve usar ferramentas que ajudem nisso como o Trello, por exemplo, que auxilia no acompanhamento das atividades e processos realizados.
Assim é possível verificar as funções de cada um e garantir que nenhum colaborador fique sobrecarregado ou ocioso demais, delegando as tarefas com igualdade e equilíbrio.
Utilize a nuvem
A tecnologia da nuvem é ótima para realizar o armazenamento de informações e documentos.
Pois faz isso no meio digital, sem ser necessário um computador para salvar as informações.
Dessa forma os dados ficam mais seguros e é possível dar acesso a todos os membros da equipe.
Assim todos podem realizar seu trabalho mesmo estando trabalhando em home office, podendo ter um aumento na sua produtividade.
Dê feedbacks frequentes
Para manter sua equipe na direção certa e motivada é importante dar feedbacks.
Dessa forma você poderá avaliar as atividades e projetos realizados e trocar informações sobre a performance de cada um.
Você também é capaz de guiar constantemente seu time sobre suas funções, identificando os erros, obstáculos e orientando-o em tudo o que precisar.
Assim você consegue identificar falhas a tempo de corrigi-las, melhora a produtividade da sua equipe e os ajuda a ter uma performance melhor.
Como ter sucesso na implantação do departamento pessoal online?
Para que o departamento pessoal online tenha sucesso é preciso adotar duas ações essenciais.
Vamos conhecê-las.
Utilize softwares de gestão
É importantíssimo usar ferramentas tecnológicas que ajudem na eficiência do trabalho do departamento pessoal online.
Por isso invista em ferramentas que ajudem a organizar documentos e tabelas, de modo que automatizem essas tarefas.
Dessa forma é possível otimizar a gestão de tempo e ter acesso fácil a documentos e relatórios.
Isso permite que a equipe não fique com excesso de demanda e assim possa ter mais tempo para se focar na gestão de pessoas.
Padronize os documentos
Outra ação essencial é padronizar os documentos desse setor.
Como toda a documentação armazenada pelo departamento pessoal é sigilosa, tudo deve ser feito com muito cuidado.
Para que a rotina se torne mais eficaz e menos sobrecarregada é importante padronizar a formatação dos documentos, dessa forma tudo fica mais organizado e fácil de entender.
Também é preciso normatizar as rotinas e dividir os documentos em categorias para que sejam organizados com rigor.
Além disso, você deve fazer um controle de entradas e saídas para evitar extravios ou perdas.
Ajuda a atualizar métodos dentro da equipe para que tudo seja feito com novas metodologias e práticas que facilitem o dia a dia.
Ainda deve incentivar a melhoria constante do departamento, sempre avaliando a realização das atividades para verificar se há algo para ser corrigido e melhorado e assim tornar os processos mais eficientes.
Ferramentas indispensáveis para o departamento pessoal online
Para que o departamento pessoal online funcione com eficiência, é essencial contar com ferramentas tecnológicas que agilizem e organizem os processos. Essas ferramentas não apenas simplificam tarefas burocráticas, como também ajudam a reduzir erros e a aumentar a produtividade. Abaixo, confira algumas das principais soluções que podem transformar o dia a dia do setor:
- Softwares de Gestão de Folha de Pagamento
Plataformas especializadas em folha de pagamento, como ADP e Conta Azul, automatizam o cálculo de salários, descontos, férias e benefícios. Além de garantir precisão nos cálculos, essas ferramentas facilitam a emissão de contracheques e a organização de informações financeiras dos colaboradores, oferecendo praticidade e minimizando falhas. - Sistemas de Controle de Ponto Eletrônico
Ferramentas como Tangerino e Ponto Mais digitalizam o controle de jornada dos colaboradores. Esses sistemas permitem que o RH monitore a entrada e saída dos funcionários em tempo real, o que é fundamental para garantir o cumprimento da jornada de trabalho e calcular horas extras de forma correta. Alguns sistemas incluem geolocalização para o registro de ponto, o que é especialmente útil para equipes que trabalham remotamente ou em campo. - Plataformas de Compliance Trabalhista
As plataformas de compliance, como Fortes Tecnologia, ajudam as empresas a acompanhar as constantes mudanças na legislação trabalhista e a manter-se em conformidade. Essas ferramentas alertam o departamento pessoal sobre alterações nas leis e auxiliam na adequação de políticas internas, evitando problemas legais e sanções por descumprimento de normas. - Soluções para Armazenamento em Nuvem e Documentação Digital
A digitalização dos documentos do departamento pessoal também é essencial para otimizar o trabalho. Ferramentas como Google Drive e Dropbox permitem o armazenamento seguro de contratos, documentos de admissão e folhas de ponto, com acesso rápido e seguro a esses arquivos. Além disso, a nuvem facilita o compartilhamento de documentos entre membros da equipe, promovendo agilidade e melhor organização. - Plataformas de Automação de Tarefas e Fluxos de Trabalho
Ferramentas de automação, como Pipefy e Trello, ajudam a organizar e a monitorar o andamento das tarefas no departamento pessoal. Essas plataformas permitem que o setor crie fluxos de trabalho para processos como admissão, desligamento e avaliação de desempenho, garantindo que cada etapa seja cumprida de forma eficaz. Isso reduz o risco de atividades esquecidas e melhora o controle do setor.
Com essas ferramentas, o departamento pessoal online se torna mais dinâmico, seguro e eficiente. Elas oferecem uma estrutura digital que facilita desde a gestão de pessoas até a proteção contra erros que podem resultar em custos elevados para a empresa. O uso das soluções certas também libera a equipe para focar em ações estratégicas e voltadas para a satisfação e a motivação dos colaboradores.
Cibersegurança e proteção de dados no departamento pessoal digital
Com a digitalização dos processos de RH, a segurança de dados pessoais tornou-se uma prioridade essencial para o departamento pessoal online. A gestão de dados sensíveis dos colaboradores exige atenção especial, considerando as rígidas diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Confira, a seguir, as práticas essenciais para garantir a proteção e a privacidade das informações no ambiente digital:
- Autenticação e Controle de Acesso
A implementação de autenticação de dois fatores é uma medida de segurança básica, mas altamente eficaz, para proteger o acesso aos sistemas do departamento pessoal. Com essa prática, apenas usuários autorizados podem acessar dados confidenciais, garantindo que terceiros não consigam violar os sistemas da empresa. Além disso, é recomendável que o RH controle rigorosamente quem possui permissão para acessar determinadas informações, limitando o número de colaboradores com acesso a dados sensíveis. - Criptografia de Dados
Para impedir o acesso não autorizado, a criptografia é uma das principais técnicas de segurança. Ela codifica os dados pessoais, de modo que apenas pessoas com as chaves de acesso possam interpretá-los. Ferramentas e softwares de departamento pessoal que oferecem criptografia aumentam a proteção dos dados, especialmente durante o armazenamento e a transmissão de informações entre sistemas e plataformas. - Backup Regular e Recuperação de Dados
Um plano de backup eficiente é vital para proteger as informações do departamento pessoal contra perda acidental ou ataques cibernéticos. Manter cópias regulares dos dados críticos permite que a empresa recupere informações em caso de falhas no sistema ou ataques, como o ransomware. É recomendável que esses backups sejam armazenados em locais separados do sistema principal e protegidos por criptografia. - Treinamento da Equipe em Segurança de Dados
Embora as ferramentas de proteção sejam fundamentais, o comportamento dos colaboradores também tem grande impacto na segurança de dados. Realizar treinamentos periódicos de segurança cibernética para a equipe de RH ajuda a conscientizar sobre práticas seguras, como evitar abrir links desconhecidos e reconhecer tentativas de phishing. Uma equipe bem-informada é uma defesa sólida contra ameaças digitais. - Auditorias e Monitoramento Contínuo
Realizar auditorias regulares dos sistemas de departamento pessoal é essencial para identificar possíveis vulnerabilidades e corrigi-las antes que possam ser exploradas. O monitoramento contínuo também auxilia a detectar atividades suspeitas em tempo real, permitindo que a equipe tome medidas rápidas para mitigar riscos.
Ao adotar essas medidas de segurança, o departamento pessoal online protege as informações dos colaboradores e reforça a confiança na gestão de dados da empresa. A proteção de dados não é apenas uma necessidade legal, mas uma forma de garantir que as informações dos funcionários estejam seguras e que a empresa se mantenha em conformidade com a LGPD e com as melhores práticas de cibersegurança.
Como você viu a implementação do departamento pessoal online facilitou bastante o dia a dia desse setor tão burocrático.
Pois automatizando suas atividades rotineiras melhorou a gestão de tempo da equipe, que passou a se focar mais na gestão de pessoas e satisfação dos funcionários.
Dessa forma o desempenho dos profissionais se torna melhor assim como sua produtividade e geração de resultados.
Seguindo nossas dicas você será capaz de aplicar as ferramentas que o departamento online precisa e assim alcançar seus objetivos.
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