Você pode estar cometendo erros legais graves e nem sabe. Cada admissão ou demissão mal executada pode custar milhares à sua empresa.

A rotina do RH vai muito além de papéis e burocracia: ela envolve obrigações legais, prazos rígidos, direitos trabalhistas e riscos judiciais que podem impactar diretamente a saúde financeira e a imagem da empresa. Se você atua com gestão de pessoas, dominar os aspectos legais da admissão e demissão de funcionários é vital para manter conformidade, evitar processos e garantir uma boa experiência para o colaborador — desde o primeiro até o último dia.

Admissão de funcionários: obrigações legais que você não pode ignorar

Contratar um novo colaborador é mais do que preencher uma vaga: é iniciar uma relação jurídica cheia de responsabilidades. Um erro na admissão pode gerar multas, processos trabalhistas e dor de cabeça para o RH. Por isso, dominar as exigências legais é fundamental.

A admissão começa com a coleta da documentação correta, como RG, CPF, CTPS, comprovante de residência, número do PIS, certificado de escolaridade e, quando necessário, carteira de motorista. Também é obrigatório o exame médico admissional, que atesta a aptidão física e mental do candidato para a função.

O próximo passo é o registro na CTPS (física ou digital), que deve ser feito até o primeiro dia de trabalho. Também é essencial cadastrar o novo colaborador no eSocial, informando dados pessoais, tipo de contrato e remuneração. A empresa deve elaborar um contrato de trabalho, que pode ser por tempo indeterminado, determinado (com prazo máximo de dois anos) ou de experiência (limitado a 90 dias).

Outro ponto crítico são os prazos legais: o registro deve ser feito no sistema até o início das atividades e o exame médico deve estar assinado antes da entrada do colaborador.

Ignorar qualquer etapa compromete não apenas a conformidade legal, mas também a credibilidade do setor de RH.

Demissão de funcionários: o que a lei exige de você

Realizar uma demissão exige mais do que comunicar a saída do colaborador — é um processo jurídico com regras claras e consequências financeiras. Se o RH errar aqui, a empresa pode enfrentar ações trabalhistas, multas e até bloqueio de CNPJ no eSocial.

Existem quatro tipos principais de desligamento, e cada um exige um cuidado específico:

  1. Sem justa causa: É a dispensa por decisão da empresa, sem necessidade de justificativa. O funcionário tem direito a:

    • Aviso prévio (trabalhado ou indenizado)

    • Saldo de salário

    • Férias vencidas e proporcionais com 1/3

    • 13º salário proporcional

    • Saque do FGTS com multa de 40%

    • Seguro-desemprego

  2. Com justa causa: Aplica-se em casos de faltas graves. Aqui o funcionário perde muitos direitos, mantendo apenas:

    • Saldo de salário

    • Férias vencidas, se houver

  3. Demissão por comum acordo: Criada pela Reforma Trabalhista de 2017. Reduz alguns direitos:

    • 50% do aviso prévio

    • 20% da multa do FGTS

    • Saque limitado do FGTS (80%)

    • Sem direito ao seguro-desemprego

  4. Pedido de demissão: Quando o colaborador decide sair, ele perde:

    • Multa do FGTS

    • Saque do FGTS

    • Seguro-desemprego

Além disso, o RH deve entregar todos os documentos da rescisão e pagar as verbas em até 10 dias corridos após o término do contrato. Isso inclui: termo de rescisão, guias do FGTS, seguro-desemprego (quando aplicável), extrato do FGTS e comprovante de pagamento.

Cumprir corretamente esses passos é essencial para proteger a empresa contra passivos trabalhistas.

Aspectos legais atualizados para 2025: o que mudou?

Se você ainda segue as mesmas regras de 2022, é hora de se atualizar. O cenário trabalhista em 2025 trouxe mudanças importantes que impactam diretamente a admissão e demissão de funcionários — e ignorá-las pode colocar a empresa em risco.

A primeira grande mudança foi o salário mínimo nacional, que agora está fixado em R$ 1.518,00, conforme divulgado pelo governo federal. Esse valor afeta diretamente os cálculos de verbas rescisórias, adicionais e contribuições previdenciárias.

Outra alteração significativa é a redução da jornada semanal para 38 horas, que exige ajustes na descrição dos cargos, controle de ponto e contratos já existentes. Empresas que mantiverem a jornada antiga sem acordo coletivo correm o risco de autuações.

No ambiente de trabalho híbrido ou remoto, novas exigências foram oficializadas. A NR-1 (Norma Regulamentadora nº 1) passou a exigir que o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) contemple riscos psicossociais e ergonômicos, como estresse, ansiedade e sobrecarga.

A Portaria nº 3.665/2023, em vigor desde janeiro de 2025, também trouxe regras mais rígidas para trabalho aos domingos e feriados, obrigando a empresa a justificar as escalas e a garantir folgas compensatórias.

Por fim, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) segue influenciando fortemente os processos de RH, especialmente na coleta e armazenamento de dados sensíveis dos colaboradores — tanto na admissão quanto na demissão.

Estar atualizado com essas mudanças evita autuações, melhora a governança e reforça a imagem da empresa como cumpridora da lei.

Admissão e demissão no mesmo dia: é possível?

Pode parecer absurdo, mas sim — há casos em que um colaborador é admitido e demitido no mesmo dia. E embora isso não seja ilegal, o RH precisa estar extremamente atento para evitar problemas com o eSocial, FGTS e até o seguro-desemprego.

Essa situação pode ocorrer, por exemplo, quando o colaborador desiste da vaga após já ter sido registrado, ou a empresa identifica, logo nas primeiras horas, uma incompatibilidade grave. Em ambos os casos, é preciso agir com cuidado.

Legalmente, o vínculo empregatício é caracterizado desde o momento da assinatura do contrato ou registro na CTPS. Isso significa que, mesmo sem horas efetivamente trabalhadas, a empresa deve:

  • Realizar o pagamento proporcional do salário (mesmo que de apenas um dia)

  • Recolher encargos trabalhistas (INSS, FGTS)

  • Emitir documentação rescisória completa

  • Justificar o desligamento no eSocial

Além disso, o colaborador demitido no mesmo dia pode não ter direito ao seguro-desemprego, já que ele exige ao menos 12 meses de vínculo no primeiro pedido. O mesmo vale para saque do FGTS, que só ocorre em demissões sem justa causa e com saldo disponível.

Outro ponto importante é garantir que o processo seja bem documentado, com registro da comunicação entre as partes, assinatura dos termos e cumprimento dos prazos legais. Isso reduz o risco de contestações futuras.

Embora raro, esse tipo de situação exige um RH ágil, informado e extremamente organizado.

Estabilidade no emprego: quando a demissão não é permitida

Você sabia que nem sempre a empresa pode demitir um funcionário, mesmo que queira? A legislação brasileira prevê casos de estabilidade no emprego, onde a demissão sem justa causa é proibida ou exige indenização elevada. Ignorar isso pode custar caro.

Veja os principais tipos de estabilidade:

  1. Gestante: A colaboradora tem estabilidade desde a confirmação da gravidez até 5 meses após o parto. Isso vale mesmo que a empresa desconheça a gestação no momento da demissão. Se for desligada, tem direito à reintegração ou indenização equivalente ao período.

  2. Acidente de trabalho ou doença ocupacional: O funcionário tem estabilidade de 12 meses após o fim do auxílio-doença acidentário (B91). Aqui também é proibida a demissão sem justa causa.

  3. Membro da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes): Possui estabilidade desde o registro da candidatura até um ano após o término do mandato, conforme a CLT (Art. 165).

  4. Dirigente sindical: A demissão só pode ocorrer mediante processo judicial específico. A estabilidade inicia a partir do registro da candidatura e vai até um ano após o fim do mandato.

  5. Pré-aposentadoria: Algumas convenções coletivas garantem estabilidade aos trabalhadores que estão a poucos meses da aposentadoria. O RH deve sempre consultar o sindicato.

Caso a empresa deseje desligar um funcionário estável, deve haver justa causa comprovada ou, em alguns casos, indenização substitutiva ao período de estabilidade. Isso exige acompanhamento jurídico.

Desconsiderar essas regras pode resultar em reintegrações, indenizações pesadas e ações judiciais. O RH precisa mapear quem tem estabilidade ativa e controlar isso com rigor.

Como a tecnologia pode evitar erros no processo de admissão e demissão

Se ainda há papéis, planilhas e trocas intermináveis de e-mails no seu RH, você está correndo riscos desnecessários. A tecnologia não é mais um luxo — é uma aliada obrigatória para garantir segurança jurídica, agilidade e organização em admissões e demissões.

Soluções como a da Empregare transformam o processo de admissão em uma experiência 100% digital e integrada. Veja como:

  • Coleta de documentos automatizada: O RH envia um link para o candidato anexar todos os arquivos diretamente no sistema, sem depender de e-mails ou formulários avulsos.

  • Validação com IA e OCR: A tecnologia garante que os documentos estão legíveis e completos antes de serem processados — reduzindo erros e retrabalho.

  • Assinatura eletrônica e contrato digital: Elimine o papel e ganhe velocidade com contratos que podem ser assinados online, com validade jurídica.

  • Envio automático para o eSocial: Isso evita erros de preenchimento, multas e garante conformidade total.

  • Comunicação por WhatsApp e e-mail automatizados: O sistema envia notificações, lembretes e mensagens personalizadas sem esforço manual.

Na demissão, o sistema também facilita a gestão de documentos rescisórios, prazos e indicadores como turnover, tempo médio de contratação e absenteísmo. Além disso, tudo fica armazenado com segurança, conforme as exigências da LGPD.

Com tecnologia, o RH ganha tempo, reduz riscos legais e se posiciona como um setor estratégico.

Admissão e demissão não são apenas burocracias rotineiras: são momentos críticos e repletos de exigências legais que exigem atenção total do RH. Como vimos, cada etapa — do primeiro contrato à última rescisão — pode impactar a empresa juridicamente, financeiramente e reputacionalmente.

Atualizar-se sobre as leis, seguir prazos rigorosamente e usar ferramentas modernas são os pilares para garantir segurança, agilidade e uma boa experiência para os colaboradores. Não dá mais para confiar no improviso ou na memória quando se trata de legislação trabalhista.

É hora de profissionalizar esses processos — e isso começa com informação e tecnologia.

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