Ferramentas de gestão x sua aplicabilidade

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As ferramentas de gestão podem ajudar na elaboração e organização de processos na empresa, assim melhorando sua prática e resultados obtidos.

Essas ferramentas na verdade são técnicas que auxiliam o gestor a gerenciar processos e pessoas, evitando problemas e desperdícios.

Neste artigo você vai entender melhor o que são ferramentas de gestão, sua importância e aplicabilidade.

O que são ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são técnicas que ajudam os gestores a organizar melhor o trabalho e gerenciar tarefas e projetos.

Essas ferramentas podem ser usadas por empresas de setores diferentes, pois elas ajudam a melhorar os processos, sistemas e projetos.

Assim elevando sua qualidade e evitando problemas futuros.

Dessa forma o gestor tem o controle sobre os processos da organização e pode realizar sua gestão de forma mais eficaz.

Por que é importante aplicar ferramentas de gestão?

Porque essas técnicas ajudam a aprimorar a performance da empresa, assim tornando o trabalho administrativo e estratégico mais eficaz.

Por meio delas é possível ter um controle maior sobre o negócio e tomar decisões mais assertivas e que vão permitir resultados melhores.

Assim a empresa pode produzir melhor com o menor custo possível e entregar serviços e produtos de qualidade aos seus clientes.

Quais os tipos de ferramentas de gestão?

Existem cinco tipos principais de ferramentas de gestão: planejamento, controle, processo, projeto e tomada de decisão.

Vamos conhecer cada uma delas.

Ferramentas de planejamento

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Esse tipo de ferramentas como o nome já diz é específico para realizar o planejamento estratégico da empresa.

Assim otimizando o estabelecimento de objetivos e metas de curto a longo prazo.

Essas ferramentas apresentam modelos e roteiros que ajudam os gestores a analisar todos os fatores internos e externos que influenciam os resultados de uma empresa.

Assim facilitando a definição de objetivos e elaboração de estratégicas, proporcionando mais eficácia.

Ferramentas de controle

Essas ferramentas ajudam a controlar o desempenho, qualidade, finanças, estoque, entre outras áreas da empresa.

Esse tipo de ferramentas também ajuda a analisar o trabalho que está sendo realizado, comparando-o com os objetivos e metas definidas e os resultados obtidos posteriormente.

Dessa forma é possível monitorar o que está sendo feito e alcançado para que possa fazer as correções e ajustes necessários.

Ferramentas de processo

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Esse tipo de ferramentas ajuda a gerenciar os processos da empresa, monitorando todas as atividades realizadas.

Assim é possível melhorar os procedimentos realizados na organização e melhorar sua eficiência.

Essas ferramentas possuem várias etapas que tem como objetivo diagnosticar, analisar e otimizar os processos levando em consideração as necessidades do negócio.

Ferramentas de projeto

Essas ferramentas são formadas por conjuntos de atividades temporárias que possuem começo e fim, tendo como objetivo atingir um resultado determinado.

Elas permitem a criação de novos serviços, produtos, ideias e processos, ajudam a inovar a empresa.

Ferramentas para tomada de decisão

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Essas ferramentas são compostas por pesquisas, análises e matrizes que tem como objetivo melhorar as escolhas para o futuro da empresa.

Elas oferecem informações importantes e que ajudam na tomada de decisão, aumentando a visão estratégica do negócio.

Quais são as ferramentas de gestão e como aplicá-las?

Agora você vai conhecer as ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas e de que forma elas podem ser aplicadas.

Análise SWOT

Também conhecida como FOFA a análise SWOT é utilizada para ter um diagnóstico detalhado sobre a situação atual da organização.

Essa técnica analisa as forças (strengths), ou seja, os pontos fortes do negócio e como ele pode fazer diferença no mercado.

Também analisa as fraquezas (weaknesses), isto é, os pontos fracos, vendo o que a empresa precisa aprimorar para melhorar os resultados.

Além disso, ela vê as oportunidades (opportunities) para a organização e novos objetivos para o futuro.

Por fim ela também analisa as ameaças (threats) reconhecendo os concorrentes e fatores externos que podem afetar o sucesso da empresa e como eles podem ser evitados.

Essa ferramenta ajuda a organizar e a enxergar como aproveitar melhor os pontos fortes que tem e o que é preciso ser melhorado para que possa obter resultados melhores.

Business Model Canvas

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Essa ferramenta é muito usada por empresas novas e que estão se lançando no mercado, mas também pode ser utilizada por organizações mais experientes.

Ela ajuda a elaborar, testar e melhorar o modelo de negócios, proporcionando uma visão ampla de todo o empreendimento.

Assim é possível que o gestor planeje e determine as principais áreas da empresa.

Essa ferramenta conta com uma tabela que possui 9 elementos, conforme ela vai sendo preenchida é possível ter uma visão geral e descritiva do modelo de negócios.

Ciclo PDCA

Essa ferramenta tem como objetivo diminuir os custos, aumentar os lucros e a satisfação do cliente.

A sigla PDCA traduzindo do inglês significa planejar, executar, analisar e corrigir.

Ela deve ser aplicada na empresa, tendo como objetivo melhorar o negócio.

Ela permite que o gestor controle os processos de forma mais eficiente, padronize dados e informações, assim evitando erros.

O ciclo PDCA segue quatro etapas que ajudam a empresa a se manter ativa e funcionando de forma eficaz.

5W2H

Essa ferramenta de gestão nada mais é do que um plano de ação que ajuda o gestor a responder questões importantes para a elaboração e condução de um projeto.

Sua sigla se refere a 7 perguntas, entre elas:

  • what (qual/o quê?): qual ação deve ser realizada;
  • why (por quê?): por que essa ação é necessária ou mais adequada;
  • when (quando?): quando essa ação vai ser realizada e em quanto tempo;
  • where (onde?): onde cada fase do planejamento será conduzida;
  • who (quem?): quem serão os responsáveis por cada ação;
  • how (como?): como cada ação deve ser realizada;
  • how much (quanto?): quanto vai custar cada ação.

Essa ferramenta ajuda a otimizar o planejamento das ações de um projeto, assim dando um controle maior e evitando dúvidas e conflitos.

O 5W2H pode ser usado por empresas de todos os ramos e setores, sendo recomendado na realização de novos projetos ou para aprimorar projetos já existentes.

Planejamento estratégico

É uma ferramenta de gestão bem popular e que permite diagnosticar o cenário atual da empresa, definir objetivos, estratégias e indicadores.

Além de identificar o público-alvo, controlar os processos e avaliar os resultados.

Essa técnica envolve cinco etapas:

  • diagnóstico: em que é determinado o cenário atual da empresa por meio de pesquisas e análise de dados, assim analisando seu posicionamento no mercado, objetivos e performance;
  • definição de objetivos e estratégias: são elaborados os objetivos gerais do negócio e as estratégias para alcançá-los;
  • definição de indicadores: são escolhidos os indicadores que servirão de guia para medir os progressos obtidos;
  • identificação do público-alvo: são mapeados os públicos que serão atingidos por meio do plano;
  • execução e controle: o plano é elaborado e executado de acordo com os objetivos traçados, devendo ter um acompanhamento frequente;
  • avaliação de resultados: são analisados os resultados por meio dos indicadores estabelecidos.

Esse planejamento deve ser atualizado sempre que houver mudanças internas e externas.

Six Sigma

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Essa ferramenta tem como objetivo analisar a performance da empresa, sendo capaz de testar e qualificar processos, serviços e produtos.

Ela é aplicada por duas tecnologias diferentes: DMAIC e DMADV.

Vamos conhecer cada uma delas.

DMAIC

É usada para melhorar os processos que já fazem parte da empresa, ela ajuda a definir os processos, serviços e produtos que precisam ser melhorados.

Também mede seu desempenho, a causa dos desperdícios e analisa o que pode ser feito para corrigi-los.

Além disso, coloca as soluções propostas em prática, verifica os resultados e monitora os processos.

DMADV

Essa tecnologia é usada para realizar novos projetos, serviços e produtos.

Ela se baseia na definição dos objetivos de acordo com a estratégia da organização e a opinião dos clientes, verifica as hipóteses para os objetivos definidos darem certo, analisando o risco e qualidade dos serviços e produtos.

Também analisa as estratégias que oferecem menor risco para que o projeto tenha sucesso.

Além de verificar os detalhes e teste para ver se o projeto é viável e criar planos de ação para fazer as correções necessárias.

Por fim disponibiliza os produtos e serviços no mercado e monitora os resultados.

Essa ferramenta é ideal tanto para processos complexos como mais simples, podendo diminuir custos ou o tempo de realização dos processos.

Dessa forma visando uma performance melhor e satisfação dos clientes.

Diagrama de Ishikawa

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Essa ferramenta também é conhecida como diagrama espinha de peixe, sendo uma técnica visual que ajuda a identificar os problemas de uma empresa.

Esse diagrama é composto por um gráfico que tem uma linha horizontal que se refere ao problema principal e ramificações verticais que indicam as causas e subcausas.

Esse gráfico tem a aparência de uma espinha de peixe e ajuda a encontrar a solução para o problema apresentado de forma mais simples.

Mapas mentais gerenciais

Essa ferramenta ajuda a gerenciar os projetos e determinar a hierarquia dos cargos de uma empresa.

Ela tem como objetivo potencializar a mente para executar ideias por meio de um ponto central que se alinha com as outras ideias que surgirem, interligando os pontos, para deixar as ideias organizadas.

Essa técnica pode ser executada por meio de diagramas, gráficos, cadeia mental e mapa.

Assim dando a direção para resolver problemas, dividir tarefas, ajudar na gestão estratégica e estrutura de pensamento.

É uma ótima ferramenta para gerenciar seu negócio, pois permite a união, gerenciamento e compartilhamento de uma grande variedade de informações de forma mais prática.

Matriz BCG

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Essa ferramenta ajuda na tomada de decisões estratégicas por meio da análise da participação de um serviço ou produto da empresa no mercado.

Para usar essa técnica é preciso montar um gráfico que considera todos os serviços e produtos da empresa, número de vendas ou atendimento e a situação de cada um no mercado.

Ela tem como objetivo descobrir o que a empresa deve fazer para aumentar a participação no mercado, identificar os produtos e serviços que devem ser mantidos.

Além de analisar os serviços e produtos que podem render algo para empresa e como explorá-los e quais deve abandonar.

Essa ferramenta é ótima para empresas que possuem vários serviços e produtos, ajudando a identificar em quais deles a organização deve concentrar seus esforços e investimentos.

Dessa forma pode se posicionar melhor no mercado e ter mais sucesso.

Ela deve ser utilizada para reavaliar sua participação no mercado e descobrir onde investir para ter resultados melhores.

Caso ocorra mudanças sociais e mercadológicas que possam afetar a relevância dos serviços e produtos oferecidos também é importante aplicar essa ferramenta para evitar prejuízos e ter mais lucros.

KPI

Essa ferramenta que significa indicador chave de desempenho, ajuda a mensurar a performance de qualquer processo.

Assim você pode acompanhar os resultados em números por meio de métricas simples e eficazes.

Você deve definir seus KPIs de acordo com as necessidades do seu negócio, por exemplo, se precisa melhorar a fidelização de seus clientes pode usar a taxa de Churn.

Mas se quer ter controle do fluxo de caixa, um KPI financeiro pode ser o ideal.

O KPI deve ser usado em empresas que tem um histórico de resultados dentro de um determinado período para que possam comparar os números e ver o que está dando certo e o que não está.

Matriz GUT

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Essa ferramenta é usada para definir as prioridades em uma organização, dando mais importância a tarefas mais relevantes e definindo quais devem ser realizadas primeiro.

Por isso são considerados alguns aspectos como gravidade, ou seja, o impacto que o problema gera para os colaboradores, processos e resultados.

Outro aspecto é a urgência, isto é, o tempo disponível para resolver um problema, indicando se é mais ou menos urgente.

Além disso, é considerada a tendência, ou seja, a probabilidade do problema aumentar no decorrer do tempo.

Essa técnica é fácil de usar, para isso basta organizar uma tabela com os problemas da empresa e classificá-los em gravidade, urgência e tendência.

Assim você pode avaliar quais os problemas devem ser resolvidos primeiro.

Conclusão

Como você viu as ferramentas de gestão podem auxiliar e muito o gestor no gerenciamento de pessoas, processos e projetos.

Assim tornando as ações mais eficazes e assim melhorando os resultados.

Existem várias ferramentas que você pode aplicar na sua empresa de acordo com sua necessidade, entre elas temos:

  • análise SWOT;
  • business model canvas;
  • ciclo PDCA;
  • 5W2H;
  • six sigma;
  • diagrama de Ishikawa;
  • mapas mentais gerenciais;
  • matriz BCG;
  • KPI;
  • matriz GUT.

Aplicando essas ferramentas da forma correta você será capaz de melhorar os processos, serviços e produtos da sua empresa e assim obter bons resultados e levar seu negócio ao sucesso.

Além disso, saiba que você pode contar com o software de Recrutamento e Seleção da Empregare.

Ele ajuda você a otimizar o processo seletivo da sua empresa, dando mais praticidade, agilidade e eficácia.

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