As ferramentas de gestão podem ajudar na elaboração e organização de processos na empresa, assim melhorando sua prática e resultados obtidos.
Essas ferramentas na verdade são técnicas que auxiliam o gestor a gerenciar processos e pessoas, evitando problemas e desperdícios.
Neste artigo você vai entender melhor o que são ferramentas de gestão, sua importância e aplicabilidade.
O que são ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão são técnicas que ajudam os gestores a organizar melhor o trabalho e gerenciar tarefas e projetos.
Essas ferramentas podem ser usadas por empresas de setores diferentes, pois elas ajudam a melhorar os processos, sistemas e projetos.
Assim elevando sua qualidade e evitando problemas futuros.
Dessa forma o gestor tem o controle sobre os processos da organização e pode realizar sua gestão de forma mais eficaz.
Por que é importante aplicar ferramentas de gestão?
Porque essas técnicas ajudam a aprimorar a performance da empresa, assim tornando o trabalho administrativo e estratégico mais eficaz.
Por meio delas é possível ter um controle maior sobre o negócio e tomar decisões mais assertivas e que vão permitir resultados melhores.
Assim a empresa pode produzir melhor com o menor custo possível e entregar serviços e produtos de qualidade aos seus clientes.
Quais os tipos de ferramentas de gestão?
Existem cinco tipos principais de ferramentas de gestão: planejamento, controle, processo, projeto e tomada de decisão.
Vamos conhecer cada uma delas.
Ferramentas de planejamento
Esse tipo de ferramentas como o nome já diz é específico para realizar o planejamento estratégico da empresa.
Assim otimizando o estabelecimento de objetivos e metas de curto a longo prazo.
Essas ferramentas apresentam modelos e roteiros que ajudam os gestores a analisar todos os fatores internos e externos que influenciam os resultados de uma empresa.
Assim facilitando a definição de objetivos e elaboração de estratégicas, proporcionando mais eficácia.
Ferramentas de controle
Essas ferramentas ajudam a controlar o desempenho, qualidade, finanças, estoque, entre outras áreas da empresa.
Esse tipo de ferramentas também ajuda a analisar o trabalho que está sendo realizado, comparando-o com os objetivos e metas definidas e os resultados obtidos posteriormente.
Dessa forma é possível monitorar o que está sendo feito e alcançado para que possa fazer as correções e ajustes necessários.
Ferramentas de processo
Esse tipo de ferramentas ajuda a gerenciar os processos da empresa, monitorando todas as atividades realizadas.
Assim é possível melhorar os procedimentos realizados na organização e melhorar sua eficiência.
Essas ferramentas possuem várias etapas que tem como objetivo diagnosticar, analisar e otimizar os processos levando em consideração as necessidades do negócio.
Ferramentas de projeto
Essas ferramentas são formadas por conjuntos de atividades temporárias que possuem começo e fim, tendo como objetivo atingir um resultado determinado.
Elas permitem a criação de novos serviços, produtos, ideias e processos, ajudam a inovar a empresa.
Ferramentas para tomada de decisão
Essas ferramentas são compostas por pesquisas, análises e matrizes que tem como objetivo melhorar as escolhas para o futuro da empresa.
Elas oferecem informações importantes e que ajudam na tomada de decisão, aumentando a visão estratégica do negócio.
Quais são as ferramentas de gestão e como aplicá-las?
Agora você vai conhecer as ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas e de que forma elas podem ser aplicadas.
Análise SWOT
Também conhecida como FOFA a análise SWOT é utilizada para ter um diagnóstico detalhado sobre a situação atual da organização.
Essa técnica analisa as forças (strengths), ou seja, os pontos fortes do negócio e como ele pode fazer diferença no mercado.
Também analisa as fraquezas (weaknesses), isto é, os pontos fracos, vendo o que a empresa precisa aprimorar para melhorar os resultados.
Além disso, ela vê as oportunidades (opportunities) para a organização e novos objetivos para o futuro.
Por fim ela também analisa as ameaças (threats) reconhecendo os concorrentes e fatores externos que podem afetar o sucesso da empresa e como eles podem ser evitados.
Essa ferramenta ajuda a organizar e a enxergar como aproveitar melhor os pontos fortes que tem e o que é preciso ser melhorado para que possa obter resultados melhores.
Business Model Canvas
Essa ferramenta é muito usada por empresas novas e que estão se lançando no mercado, mas também pode ser utilizada por organizações mais experientes.
Ela ajuda a elaborar, testar e melhorar o modelo de negócios, proporcionando uma visão ampla de todo o empreendimento.
Assim é possível que o gestor planeje e determine as principais áreas da empresa.
Essa ferramenta conta com uma tabela que possui 9 elementos, conforme ela vai sendo preenchida é possível ter uma visão geral e descritiva do modelo de negócios.
Ciclo PDCA
Essa ferramenta tem como objetivo diminuir os custos, aumentar os lucros e a satisfação do cliente.
A sigla PDCA traduzindo do inglês significa planejar, executar, analisar e corrigir.
Ela deve ser aplicada na empresa, tendo como objetivo melhorar o negócio.
Ela permite que o gestor controle os processos de forma mais eficiente, padronize dados e informações, assim evitando erros.
O ciclo PDCA segue quatro etapas que ajudam a empresa a se manter ativa e funcionando de forma eficaz.
5W2H
Essa ferramenta de gestão nada mais é do que um plano de ação que ajuda o gestor a responder questões importantes para a elaboração e condução de um projeto.
Sua sigla se refere a 7 perguntas, entre elas:
- what (qual/o quê?): qual ação deve ser realizada;
- why (por quê?): por que essa ação é necessária ou mais adequada;
- when (quando?): quando essa ação vai ser realizada e em quanto tempo;
- where (onde?): onde cada fase do planejamento será conduzida;
- who (quem?): quem serão os responsáveis por cada ação;
- how (como?): como cada ação deve ser realizada;
- how much (quanto?): quanto vai custar cada ação.
Essa ferramenta ajuda a otimizar o planejamento das ações de um projeto, assim dando um controle maior e evitando dúvidas e conflitos.
O 5W2H pode ser usado por empresas de todos os ramos e setores, sendo recomendado na realização de novos projetos ou para aprimorar projetos já existentes.
Planejamento estratégico
É uma ferramenta de gestão bem popular e que permite diagnosticar o cenário atual da empresa, definir objetivos, estratégias e indicadores.
Além de identificar o público-alvo, controlar os processos e avaliar os resultados.
Essa técnica envolve cinco etapas:
- diagnóstico: em que é determinado o cenário atual da empresa por meio de pesquisas e análise de dados, assim analisando seu posicionamento no mercado, objetivos e performance;
- definição de objetivos e estratégias: são elaborados os objetivos gerais do negócio e as estratégias para alcançá-los;
- definição de indicadores: são escolhidos os indicadores que servirão de guia para medir os progressos obtidos;
- identificação do público-alvo: são mapeados os públicos que serão atingidos por meio do plano;
- execução e controle: o plano é elaborado e executado de acordo com os objetivos traçados, devendo ter um acompanhamento frequente;
- avaliação de resultados: são analisados os resultados por meio dos indicadores estabelecidos.
Esse planejamento deve ser atualizado sempre que houver mudanças internas e externas.
Six Sigma
Essa ferramenta tem como objetivo analisar a performance da empresa, sendo capaz de testar e qualificar processos, serviços e produtos.
Ela é aplicada por duas tecnologias diferentes: DMAIC e DMADV.
Vamos conhecer cada uma delas.
DMAIC
É usada para melhorar os processos que já fazem parte da empresa, ela ajuda a definir os processos, serviços e produtos que precisam ser melhorados.
Também mede seu desempenho, a causa dos desperdícios e analisa o que pode ser feito para corrigi-los.
Além disso, coloca as soluções propostas em prática, verifica os resultados e monitora os processos.
DMADV
Essa tecnologia é usada para realizar novos projetos, serviços e produtos.
Ela se baseia na definição dos objetivos de acordo com a estratégia da organização e a opinião dos clientes, verifica as hipóteses para os objetivos definidos darem certo, analisando o risco e qualidade dos serviços e produtos.
Também analisa as estratégias que oferecem menor risco para que o projeto tenha sucesso.
Além de verificar os detalhes e teste para ver se o projeto é viável e criar planos de ação para fazer as correções necessárias.
Por fim disponibiliza os produtos e serviços no mercado e monitora os resultados.
Essa ferramenta é ideal tanto para processos complexos como mais simples, podendo diminuir custos ou o tempo de realização dos processos.
Dessa forma visando uma performance melhor e satisfação dos clientes.
Diagrama de Ishikawa
Essa ferramenta também é conhecida como diagrama espinha de peixe, sendo uma técnica visual que ajuda a identificar os problemas de uma empresa.
Esse diagrama é composto por um gráfico que tem uma linha horizontal que se refere ao problema principal e ramificações verticais que indicam as causas e subcausas.
Esse gráfico tem a aparência de uma espinha de peixe e ajuda a encontrar a solução para o problema apresentado de forma mais simples.
Mapas mentais gerenciais
Essa ferramenta ajuda a gerenciar os projetos e determinar a hierarquia dos cargos de uma empresa.
Ela tem como objetivo potencializar a mente para executar ideias por meio de um ponto central que se alinha com as outras ideias que surgirem, interligando os pontos, para deixar as ideias organizadas.
Essa técnica pode ser executada por meio de diagramas, gráficos, cadeia mental e mapa.
Assim dando a direção para resolver problemas, dividir tarefas, ajudar na gestão estratégica e estrutura de pensamento.
É uma ótima ferramenta para gerenciar seu negócio, pois permite a união, gerenciamento e compartilhamento de uma grande variedade de informações de forma mais prática.
Matriz BCG
Essa ferramenta ajuda na tomada de decisões estratégicas por meio da análise da participação de um serviço ou produto da empresa no mercado.
Para usar essa técnica é preciso montar um gráfico que considera todos os serviços e produtos da empresa, número de vendas ou atendimento e a situação de cada um no mercado.
Ela tem como objetivo descobrir o que a empresa deve fazer para aumentar a participação no mercado, identificar os produtos e serviços que devem ser mantidos.
Além de analisar os serviços e produtos que podem render algo para empresa e como explorá-los e quais deve abandonar.
Essa ferramenta é ótima para empresas que possuem vários serviços e produtos, ajudando a identificar em quais deles a organização deve concentrar seus esforços e investimentos.
Dessa forma pode se posicionar melhor no mercado e ter mais sucesso.
Ela deve ser utilizada para reavaliar sua participação no mercado e descobrir onde investir para ter resultados melhores.
Caso ocorra mudanças sociais e mercadológicas que possam afetar a relevância dos serviços e produtos oferecidos também é importante aplicar essa ferramenta para evitar prejuízos e ter mais lucros.
KPI
Essa ferramenta que significa indicador chave de desempenho, ajuda a mensurar a performance de qualquer processo.
Assim você pode acompanhar os resultados em números por meio de métricas simples e eficazes.
Você deve definir seus KPIs de acordo com as necessidades do seu negócio, por exemplo, se precisa melhorar a fidelização de seus clientes pode usar a taxa de Churn.
Mas se quer ter controle do fluxo de caixa, um KPI financeiro pode ser o ideal.
O KPI deve ser usado em empresas que tem um histórico de resultados dentro de um determinado período para que possam comparar os números e ver o que está dando certo e o que não está.
Matriz GUT
Essa ferramenta é usada para definir as prioridades em uma organização, dando mais importância a tarefas mais relevantes e definindo quais devem ser realizadas primeiro.
Por isso são considerados alguns aspectos como gravidade, ou seja, o impacto que o problema gera para os colaboradores, processos e resultados.
Outro aspecto é a urgência, isto é, o tempo disponível para resolver um problema, indicando se é mais ou menos urgente.
Além disso, é considerada a tendência, ou seja, a probabilidade do problema aumentar no decorrer do tempo.
Essa técnica é fácil de usar, para isso basta organizar uma tabela com os problemas da empresa e classificá-los em gravidade, urgência e tendência.
Assim você pode avaliar quais os problemas devem ser resolvidos primeiro.
Matriz Ansoff
A Matriz Ansoff é uma ferramenta de planejamento estratégico que auxilia empresas a explorar oportunidades de crescimento. Ela oferece quatro estratégias principais: Penetração de Mercado, Desenvolvimento de Produto, Desenvolvimento de Mercado e Diversificação.
Essa matriz ajuda gestores a identificar caminhos para expandir o negócio, seja oferecendo novos produtos para clientes existentes ou entrando em mercados inéditos.
A ferramenta é ideal para momentos em que a empresa precisa avaliar riscos e definir rotas de crescimento. Seu uso estratégico permite ajustar decisões de mercado com base em metas claras e calculadas, minimizando os riscos envolvidos.
Cinco Forças de Porter
As Cinco Forças de Porter é uma análise que ajuda empresas a entenderem seu posicionamento competitivo. Essa ferramenta avalia cinco fatores principais: rivalidade entre concorrentes, poder de negociação dos fornecedores, poder de negociação dos clientes, ameaça de novos entrantes e ameaça de produtos substitutos.
Com essas informações, gestores conseguem adaptar suas estratégias de marketing e operações para fortalecer a competitividade da empresa. A ferramenta é especialmente útil na elaboração de ações de longo prazo e na tomada de decisões, pois revela oportunidades e ameaças específicas no setor em que a empresa atua.
ISO e Controle Estatístico de Processos (CEP)
As normas ISO e o Controle Estatístico de Processos (CEP) são ferramentas essenciais para o controle de qualidade. A ISO define padrões internacionais de qualidade e segurança, promovendo a conformidade em diversos setores.
Já o CEP utiliza métodos estatísticos para monitorar e ajustar processos em tempo real, identificando variabilidades e permitindo correções antes que problemas maiores surjam. Ambas as ferramentas garantem que produtos e serviços atinjam níveis elevados de qualidade, reduzindo falhas e desperdícios.
Elas são fundamentais para empresas que desejam aumentar sua confiabilidade no mercado e assegurar a satisfação dos clientes.
Customer Experience (CX)
O Customer Experience (CX) é uma abordagem que foca na experiência do cliente durante toda a sua jornada com a empresa. Ao mapear os pontos de contato com o cliente, o CX permite identificar onde estão os desafios e as oportunidades de melhoria. Com isso, a empresa pode ajustar processos para aumentar a satisfação e fidelização.
Essa ferramenta é especialmente útil para empresas que priorizam um relacionamento duradouro com seus clientes. Ao aprimorar o CX, as empresas conseguem criar um diferencial competitivo e fortalecer a lealdade dos consumidores, promovendo uma imagem positiva da marca.
Net Promoter Score (NPS)
O Net Promoter Score (NPS) é uma métrica usada para medir a satisfação e lealdade dos clientes. Ele é baseado em uma simples pergunta: “Em uma escala de 0 a 10, quanto você recomendaria nossa empresa?” As respostas segmentam os clientes em promotores, neutros e detratores, permitindo à empresa identificar áreas de melhoria.
O NPS fornece insights claros para ajustar estratégias de atendimento e produto, com o objetivo de aumentar a fidelização. Como resultado, a empresa se torna mais alinhada com as expectativas dos clientes, criando um relacionamento mais sólido e proativo.
Kanban e Trello para Recrutamento e Seleção
O Kanban e o Trello são ferramentas ágeis que podem ser adaptadas para o processo de recrutamento e seleção. Utilizando um quadro visual, elas permitem que o RH organize e acompanhe o progresso dos candidatos, desde a triagem até a contratação.
Cada etapa do processo pode ser representada em um cartão, tornando o fluxo mais transparente e o processo mais eficiente. Essas ferramentas ajudam a melhorar a colaboração e comunicação entre a equipe de RH, além de simplificar a gestão dos processos seletivos, proporcionando uma experiência mais ágil para os candidatos.
A evolução das ferramentas de gestão e sua adaptação ao cenário atual
As ferramentas de gestão passaram por transformações essenciais para atender às demandas de um mercado dinâmico e digital. Hoje, empresas enfrentam desafios únicos, como a necessidade de agilidade e integração de processos, especialmente com o aumento do trabalho remoto e das metodologias ágeis. Assim, ferramentas tradicionais evoluíram para se adaptarem a cenários mais complexos, permitindo aos gestores manter um controle mais flexível e integrado sobre as operações.
Por exemplo, metodologias como o Kanban e o Scrum trouxeram uma nova abordagem para projetos que demandam ciclos rápidos de desenvolvimento. Esses métodos, combinados com ferramentas visuais e colaborativas, possibilitam a adaptação a mudanças frequentes, essencial para setores como tecnologia e inovação. A integração de dados em tempo real e o uso de ferramentas de BI também revolucionaram a gestão, transformando dados brutos em insights acionáveis.
Com o foco em tornar a gestão mais estratégica e menos burocrática, essas inovações permitem que gestores e equipes tomem decisões rápidas e informadas, promovendo uma cultura organizacional voltada para resultados concretos e adaptabilidade contínua.
Como escolher a ferramenta de gestão ideal para a sua empresa
Escolher a ferramenta certa pode ser um grande desafio, especialmente para empresas que buscam melhorar a eficiência sem complicar processos. A decisão ideal depende do porte, setor e objetivos específicos do negócio. Para pequenas empresas, a simplicidade e a escalabilidade da ferramenta são cruciais. Em grandes empresas, a integração entre setores e a capacidade de análise avançada tornam-se prioritárias.
Ao escolher uma ferramenta, considere fatores como custo-benefício, flexibilidade e adaptabilidade às necessidades da sua empresa. Por exemplo, ferramentas de BI são mais vantajosas para empresas que precisam de controle de dados em tempo real, enquanto metodologias ágeis, como o Trello e o Kanban, podem ser melhores para times que precisam de flexibilidade em projetos pontuais. Além disso, é importante testar a interface da ferramenta: um design intuitivo facilita o uso diário e aumenta a adesão da equipe.
A ferramenta ideal deve simplificar o trabalho, melhorar o fluxo de comunicação e proporcionar insights que auxiliem na tomada de decisões estratégicas. Por isso, realizar uma análise cuidadosa e considerar o feedback das equipes envolvidas antes da adoção é fundamental para garantir que a ferramenta realmente traga valor ao negócio.
Como você viu as ferramentas de gestão podem auxiliar e muito o gestor no gerenciamento de pessoas, processos e projetos.
Assim tornando as ações mais eficazes e assim melhorando os resultados.
Existem várias ferramentas que você pode aplicar na sua empresa de acordo com sua necessidade.
Aplicando essas ferramentas da forma correta você será capaz de melhorar os processos, serviços e produtos da sua empresa e assim obter bons resultados e levar seu negócio ao sucesso.
Além disso, saiba que você pode contar com o software de Recrutamento e Seleção da Empregare.
Ele ajuda você a otimizar o processo seletivo da sua empresa, dando mais praticidade, agilidade e eficácia.
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