O processo de onboarding de uma organização começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho de um novo funcionário. Afinal, um processo de integração e socialização ineficaz pode ser um dos principais motivos para um recém-contratado pedir demissão ou, até mesmo demonstrar baixos níveis de produtividade. Nesse sentido, para que um processo de integração seja eficaz, é preciso investir em ferramentas de onboarding apropriadas. Continue lendo para aprender um pouco sobre elas.
Leia também: Onboarding: o que é e como aplicar em sua empresa
Quanto tempo dura um processo de Onboarding?
Antes de apresentar as principais ferramentas de onboarding, vamos entender um pouco como funciona o processo e quanto tempo dura.
Em suma, esse é o tipo de pergunta que respondemos “depende”, pois, não há uma resposta pronta. Tudo vai depender de fatores como, por exemplo, qual o nicho de mercado que a empresa atua, bem como qual é o tipo de empresa, e qual o cargo a ser executado.
Para que um processo de onboarding seja considerado completo, o ideal é que dure o tempo de experiência de um colaborador, que normalmente é de 3 meses. Mas, é claro que após aproximadamente um mês, esse funcionário já estará se adaptando em seu novo ambiente.
Esse processo de onboarding é fundamental para que o colaborador se sinta mais acolhido e comece o treinamento sabendo um pouco mais sobre a empresa. Em contrapartida, se por algum motivo, esse prazo se estende e o colaborador demora para se ambientar é bem provável que eles se sintam um pouco perdidos, o que tende a afetar a produtividade e a vontade de permanecer na empresa.
Portanto, quanto maior e melhor for o processo de onboarding, maiores são as chances do profissional permanecer na empresa por mais tempo, facilitando a retenção de talentos.
Agora que tal aprender a colocar a mão na massa? Confira no próximo tópico as 5 melhores ferramentas de onboarding para sua empresa.
As 5 melhores ferramentas de Onboarding para a sua empresa
Onboarding pode ser definido como um conjunto de procedimentos, cujo objetivo é adaptar e capacitar os profissionais recém-contratados em uma empresa, a respeito da cultura, valores, costumes e forma de atuação.
Provavelmente você já sabe como estruturar o seu processo, mas para que ele seja assertivo, é preciso contar com um bom kit de ferramentas de onboarding para implementá-lo. Confira a seguir algumas opções.
1. Ferramentas de onboarding: Canais de comunicação interna
Os canais de comunicação da sua empresa são ferramentas essenciais para informar sobre a chegada dos novos colaboradores, e facilitar o processo de onboarding.
Como, por exemplo, você pode informar a chegada de novos colaboradores por meio de:
- um e-mail interno;
- um chat com todos os gestores de todos os setores;
- rede social corporativa;
- e até mesmo por meio da newsletter da empresa.
É interessante utilizar as mídias sociais da empresa para apresentar os novos colaboradores e desejar as boas-vindas publicamente.
Dessa forma, você faz com que os recém-chegados se sintam importantes e valorizados, motiva os colaboradores a recebê-los, e mostra aos seus clientes como a sua empresa se importa com o bem-estar não só dos consumidores, mas também de sua equipe.
2. Plataforma de onboarding
Ter a sua própria plataforma de onboarding ou contratar uma plataforma de terceiros é uma excelente maneira de digitalizar o processo, automatizar tarefas e economizar tempo. Afinal, a internet e os softwares chegaram para facilitar a vida e somar resultados.
Caso a sua empresa não tenha tantos recursos financeiros para criar um próprio sistema, algumas soluções de RH já integram ferramentas de onboarding para auxiliar no processo.
Essa plataforma permite que sua equipe digitalize toda a documentação do processo, crie treinamentos com mais facilidade e mapeie toda a jornada dos novos colaboradores.
3. Ferramentas de onboarding: Manual do colaborador
Sabe aquele antigo regulamento interno da empresa? Pois, bem! Ele foi reinventado para se tornar um receptivo manual do colaborador. Essa é uma das ferramentas de onboarding mais importantes. Pois, é ele que irá guiar os seus novos talentos pela jornada de integração.
O manual do colaborador pode ser distribuído em formato digital ou impresso. E deve conter alguns conteúdos fundamentais, tais como:
- Missão, visão, valores e objetivos da empresa.
- Breve histórico sobre a empresa, e em qual momento a organização se encontra, com os principais resultados, títulos e premiações.
- Quais são as oportunidades de carreira e desenvolvimento pessoal e profissional;
- Funcionamento dos sistemas de comunicação interna.
- Regras de funcionamento das áreas comuns. Como, por exemplo: copa, cozinha, banheiros, salas de reuniões, eventos, entre outros.
- Normas sobre uniforme e dress-code, se houver, horários de uso de espaços, entre outros.
- Programas de incentivo, reconhecimento, inovação, sistema de feedback, e outros.
- Dicas de adaptação e informações sobre a cultura organizacional.
- Orientações importantes sobre liderança, segurança e políticas internas.
- Entre outras informações que podem mudar de acordo com o ramo de atuação da empresa e o cargo.
Com todas essas informações os novos colaboradores terão o que precisam sempre à mão, tudo pronto para eventuais consultas.
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4. Ferramentas de onboarding: Chatbots
Já pensou em utilizar um chatbot para o tutorial de primeiros passos na sua empresa?
Um chatbot é um robô de conversação, uma solução criativa e inteligente para responder todas às dúvidas mais frequentes dos recém-contratados, tornando o seu processo de onboarding mais prático e divertido. Afinal, o chatbot simula um diálogo real, mantendo uma proximidade com seus colaboradores.
Você pode contratar uma empresa terceirizada para programas o software, ou você pode pedir a sua equipe de TI para programas um sistema que irá guiar os usuários e oferecer respostas rápidas às perguntas e às informações mais importantes sobre a sua empresa.
5. Treinamentos rápidos e engajantes
Por fim, uma das ferramentas de onboarding mais eficaz para integrar os novos colaboradores são os treinamentos. Incluir treinamentos rápidos e engajantes no processo de integração significa aproveitar o máximo de energia e vontade de aprender de seus novos talentos.
Que tal usar vídeos, palestras com atividades práticas, criar quiz e jogos, promover dinâmicas em grupo, e outras ferramentas engajantes para treinar seus novos colaboradores? Dessa forma, você estará motivando ainda mais o aprendizado, facilitando o engajamento dos seus colaboradores.
Não vá embora ainda! Para melhorar o seu processo de onboarding, separamos ainda nesse artigo algumas dicas. Confira a seguir.
Utilize os 4 C’s como base para o seu processo de onboarding
Os 4 níveis de integração servem para otimizar e tornar o processo mais claro e eficiente. São eles:
Conformidade
Na base da pirâmide está a conformidade que está relacionada com os processos, as questões administrativas e burocráticas da empresa, bem como as políticas internas.
Clarificação
Esse nível diz respeito à compreensão que os recém-contratados têm da função que vão desempenhar na empresa, bem como quais são suas principais atribuições e responsabilidades.
Essa parte também serve para esclarecer dúvidas possíveis e alinhar as expectativas do profissional em relação à empresa e o cargo. E da empresa em relação ao novo talento.
Cultura
Esse é o momento onde a empresa deve reforçar e contar a história da empresa, falar sobre a cultura, os valores, a missão, a visão e até mesmo o clima organizacional.
Certifique-se que o colaborador compreendeu todas as informações.
Conexão
Por fim, a conexão é o nível mais alto da pirâmide. É nesse momento que a equipe irá apresentar os novos colaboradores ao restante da equipe, e garantir que ele se integre.
Essa etapa é essencial para certificar que o recém-chegado se sinta à vontade, tranquilo e acolhido por todos. Quanto mais acolhedor o ambiente, mais motivação e engajamento serão criados, oferecendo bons resultados para a empresa, e para a equipe.
Você pode usar todas as ferramentas de onboarding listadas acima (ou todas as que forem possíveis), seguir essa pirâmide e fazer o possível para que esse processo de integração possa proporcionar a melhor experiência possível para ambos: empresa e novos contratados.
4 Dicas extras para o seu processo de onboarding
Antes de finalizarmos por aqui, separamos mais três dicas essenciais para tornar o seu processo de onboarding mais atrativo e engajante possível. Confira!
1. Cuidado para não tornar o processo muito rígido e burocrático
Usar a tecnologia e todas as ferramentas de onboarding a seu favor é a melhor forma de reduzir a papelada, e automatizar os processos. Mas, a verdade é que, quanto mais burocrático é o processo, mais entediante e desgastante ele se torna.
Portanto, pense em um processo agradável para o colaborador, opte por aulas com interação, participativas. Nada daqueles aulões intermináveis e com uma enxurrada de informações que só servem para deixar o novo colaborador cada vez mais perdido em seus primeiros dias de empresa.
O processo de onboarding precisa ser interativo e engajante. Essa é a primeira impressão que o colaborador terá da empresa. Então, antes de estruturá-lo, pense: qual imagem eu quero passar enquanto empregadora?
2. Tenha cuidado com o tom da fala
O processo de onboarding surgiu como uma forma de acolher e familiarizar os recém-contratados. Portanto, para não deixá-lo desconfortável ou com a sensação de que não está no lugar certo, tome cuidado com o tom da fala.
Cuidado com tons de ameaça que o faça sentir que pode ser demitido a qualquer momento, ou que o faça sentir que a empresa tem um sistema de punição por falhas ou metas não concluídas. Cuide para que o seu processo não saia o contrário do que é desejado.
3. Não seja ambíguo
Da mesma forma que você não quer passar uma imagem de “empresa carrasca”, você deve ter cuidado para não passar uma fala ambígua. Se as informações não forem passadas de forma clara e objetiva, isso pode se tornar um grande problema no futuro.
Dessa forma, para evitar conclusões, a equipe precisa manter a clareza e a transparência do início ao fim. E não se esqueça de certificar se o colaborador compreendeu a mensagem. Além disso, abra sempre espaço para que os recém-chegados tirem dúvidas.
Se possível for, lembre-se de marcar reuniões com mais frequência, principalmente nos três primeiros meses, para garantir que não há dúvidas ou confusões.
4. Não concentre tudo em um único treinamento
Por último, vamos nos lembrar dos tempos de escola ou faculdade por um momento. E pense: como seria se todo o conteúdo do semestre fosse dado em um único dia?
O mesmo acontece em um processo de onboarding. Se você concentrar todas as informações em um mesmo dia, é muito provável que os novos colaboradores fiquem confusos e perdidos.
Portanto, elabore treinamentos de forma bem estruturada e de forma que não sobrecarregue os talentos.
Além disso, separar as informações como: férias, reembolso de viagem, licenças, benefícios e outras questões de interesse do colaborador em um manual, por exemplo, pode poupar tempo e esforços. Peça para que o colaborador leia, reserve um dia para tirar todas as dúvidas.
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