Onboarding: o que é e como aplicar em sua empresa?

Onboarding - o que é e como implementar em sua empresas

O mercado de trabalho está se tornando cada vez mais dinâmico. Os profissionais passaram a valorizar a sua própria jornada, não aceitando menos do que a melhor empresa para se trabalhar. E as mudanças refletiram também nas organizações, que passaram a ter uma visão mais humanizada dos seus colaboradores, desenvolvendo programas e estratégias para fazer com que eles se sintam como parte importante da organização. Nesse sentido, o processo de Onboarding se tornou essencial, e de alto valor competitivo no mercado.

Afinal, contratar novos funcionários para auxiliar na organização é uma grande responsabilidade e uma das principais atividades do setor de RH, tendo em vista que uma contratação assertiva é essencial para alavancar os negócios.

Além disso, trata-se de uma tarefa que engloba diversos desafios, e qualquer erro ou falta de planejamento pode gerar vários riscos como queda de produtividade, aumento na rotatividade e, consequentemente, mais gastos para a organização.

Quando a saída de um profissional, seja ela voluntária ou por demissão, acontece nos primeiros meses após a contratação, o custo financeiro é alto para a organização. Pois, o profissional sai depois que a empresa investiu em recursos humanos e financeiros no recrutamento, seleção e treinamento.

Assim, a empresa passou a investir em mais estratégias não só para atrair os melhores clientes, como também para selecionar e obter uma contratação mais segura. Investimentos vêm sendo feitos pelas empresas como employer branding, mapeamento de competências, testes comportamentais, testes de fit cultural e contratação de softwares inteligentes que agilizam o processo e, após a contratação, em boas práticas de onboarding, como ferramenta fundamental para retenção de talentos por promover uma experiência positiva logo de início.

Dessa forma, confira neste artigo o que significa o processo de onboarding, qual a sua importância, e como implementar um processo eficaz em sua empresa.

O que significa o processo de Onboarding?

benefícios do programa de onboarding

Traduzida para o português, a palavra onboarding significa “embarcar”. Ou seja, trazer o recém-contratado a bordo.

Trata-se de um processo fundamental, pois cada nova contratação exige tempo e recursos para inserir o profissional no contexto da empresa, transmitindo valores e metas. Isto é, processo tem como objetivo principal integrar o novo contratado na cultura organizacional.

O processo também é conhecido como socialização ou integração organizacional, e ajuda os recém-contratados a se adequar ao ambiente. Bem como auxilia no aprendizado de habilidades, conhecimentos e comportamentos necessários para ter sucesso na organização e para desempenhar muito bem as funções que o cargo exige. O intuito com esta estratégia é de assegurar a boa adaptação e a retenção desse profissional.

O momento mais adequado para iniciar o processo é logo após a contratação e envolve várias etapas como orientação, supervisão, treinamento e acompanhamento. Por isso é uma prática que exige planejamento por parte do setor de RH.

A partir do processo de onboarding é possível manter os funcionários motivados desde o momento em que eles chegam para o seu primeiro dia de trabalho.

Veremos com mais detalhes, no próximo tópico, quais são os principais benefícios em investir no processo de onboarding como estratégia para os negócios.

Leia também: Gestão de talentos: confira as melhores práticas

Qual a importância do processo de Onboarding nas organizações?

Uma socialização ineficaz pode ser um dos principais motivos para um recém-contratado pedir demissão ou demonstrar baixos níveis de produtividade. Em contrapartida, um bom processo de socialização e onboarding pode promover satisfação, comprometimento organizacional, reduzir expressivamente as taxas de absenteísmo e turnover. Além de atenuar os custos financeiros com recrutamento, seleção e treinamento.

Conheça a seguir – com mais detalhes – quais são os principais benefícios desta prática:

1. Motivar desde o início

Quando um profissional recém-chegado se sente acolhido e orientado, a tendência é que se envolva e se adapte rapidamente com o trabalho e comece a apresentar bons resultados em poucos dias. Assim, o processo de onboarding pode ser visto como o impulso iniciar para garantir a motivação do novo talento dentro da organização.

Além disso, o processo facilita a socialização, e contribui com o clima organizacional da empresa.

2. Aumentar o engajamento

engajamento

Um dos pontos mais relevantes para uma organização é o engajamento dos funcionários. Se uma empresa conseguir integrar os novos profissionais adequadamente ao programa de onboarding, será muito mais fácil estimular o engajamento e mantê-los por mais tempo na empresa.

Essa integração pode ter várias dimensões na organização, como, por exemplo:

  • Adaptação às ferramentas e tecnologias utilizadas na rotina da empresa.
  • Socialização com os colegas de trabalho e gestores.
  • Acesso ao conhecimento e informações compartilhadas pela empresa.
  • Alinhamento dos objetivos e metas do negócio.
  • Identificação e intenalização da cultura, dos valores, propósitos e missão da organização.
  • Desenvolvimento da visão sistêmica da empresa, compreendendo seu funcionamento e interação entre as áreas.

3. Reter talentos

Atrair e reter talentos é uma das prioridades da empresa, no entanto, nem sempre esta é uma tarefa fácil. Para conseguir atingir esse objetivo é preciso oferecer bons benefícios, uma boa relação com os gestores, conseguir um alinhamento com os valores. Ou seja, é preciso estabelecer uma estratégia que vão fazer com que os profissionais prefiram a sua empresa em vez de outra.

Nesse sentido, o onboarding entra como uma excelente estratégia para construção de uma base sólida para as características que diferenciam a sua empresa de outra empresa, e é preciso usar isso para atrair e reter profissionais com alta performance.

Em outras palavras, é importante começar a investir em ferramentas e estratégias que irão reter o talento desde o primeiro dia de trabalho, através de uma experiência satisfatória. Afinal, mais do que salários espetaculares, os profissionais buscam boas experiências dentro de uma organização.

4. Reduzir os índices de turnover

Esse indicador representa o fluxo de entradas e saídas de colaboradores, que pode prejudicar não só a produtividade, como também os resultados da organização. Sendo assim, a prática do processo de onboarding proporciona uma diminuição dos índices de turnover.

Afinal, essa redução é resultado de uma satisfação e de uma sensação de pertencimento vinda do profissional, fazendo com que seu vínculo com a empresa se fortaleça.

5. Proporcionar crescimento do negócio

Este benefício é consequência de todos os benefícios anteriores. Isso porque, aspectos como uma cultura organizacional fortalecida, uma equipe de alta performance engajada e profissionais motivados e satisfeitos com o ambiente laboral, irão colaborar para um aumento nos resultados.

Investir em um bom programa de onboarding traz benefícios incríveis tanto para a empresa quando para os colaboradores.

Aprenda a aplicar o processo de Onboarding em sua empresa de maneira efetiva

Como pudemos observar, o processo de onboarding tem fundamental importância nos negócios. Para tornar esse processo ainda mais eficaz preparamos um guia prático e rápido.

Lembrando que antes de seguir os passos a seguir, você precisa fazer o planejamento e verificar o que faz sentido para a sua organização. O programa de onboarding deve ser o mais estruturado e completo possível para que todos os benefícios possam ser aproveitados.

Agora sim, pode seguir as dicas a seguir.

como criar um programa de onboarding

O processo começa antes mesmo da contratação

Para um programa completo e eficaz, o seu processo de onboarding não deve iniciar no primeiro dia de trabalho. Pelo contrário, ele deve iniciar logo no momento da entrevista. Em muitos casos ele começa até antes, ao inserir informações sobre o ambiente e a cultura organizacional na página “Trabalhe conosco”. Ali o candidato terá uma noção prévia do que ele poderá encontrar em seu primeiro dia de trabalho.

Além disso, a entrevista individual hoje pode ter como objetivo alinhar os valores, as expectativas e os objetivos da organização com o candidato. Sendo assim, esse é o momento ideal para contar uma breve história da empresa, falar sobre os diretores, a visão da organização, esclarecer algumas normas, procedimentos e questões administrativas.

Dessa forma, o processo de onboarding servirá para garantir a segurança de que profissionais e empresa estão na mesma sintonia.

Deixe tudo esclarecido no momento da contratação

Outro aspecto importante que deve ser esclarecido é quais são as políticas do RH, como, por exemplo: plano de carreira, programa de benefícios, data de pagamento, questões sobre uniforme, normas comportamentais entre outros. Além disso, o profissional deve ser avisado sobre possíveis práticas de avaliação de desempenho e metas desde o primeiro dia. Se possível, que elas sejam esclarecidas antes mesmo do primeiro dia.

O ideal é agendar uma reunião para esclarecer, ou seja, uma reunião para esclarecer informações antes mesmo do primeiro dia de trabalho.

Programas de treinamento e desenvolvimento, iniciativas de inovação dentro da empresa também devem ser levados em conta.

Além dessa reunião, você com a sua equipe de RH podem preparar um e-mail formal, deixando tudo esclarecido para facilitar o entendimento, e caso o profissional queria revisar em algum momento.

Planeje e prepare a chegada do profissional

Como foi dito no texto introdutório deste tópico, o processo de onboarding exige um planejamento prévio, seguido de um cronograma para criar a melhor experiência possível para o (s) novo (s) colaborador (es). Para isso, algumas questões podem ajudá-lo:

  • Quais são os principais objetivos e metas do processo de onboarding em sua empresa?
  • Qual o período ideal para o processo? Ou seja, qual o tempo médio de duração?
  • Se colocando no lugar do colaborador: qual a expectativa de aprendizagem que o colaborador terá nesse período?
  • Quais ações e estratégias de onboarding serão utilizadas?
  • De que forma será medido o desempenho do recém-contratado?
  • Qual gestor ou qual membro da equipe será responsável por acompanhar o desenvolvimento do colaborador e dar feedback?
  • Quais treinamentos serão necessários?
  • Em relação a outros colaboradores: quais líderes e profissionais ele deverá conhecer? Com quais terá mais contato em sua rotina?
  • Qual recursos serão oferecidos para apoiar a sua jornada?

Essas perguntas irão ajudá-lo a personalizar o seu processo de onboarding de acordo com a cultura e o objetivo da organização. Após criar o cronograma, informe as pessoas envolvidas para que se preparem para receber o novo, ou os novos colegas.

Prepare um evento para receber o recém-chegado

Para se certificar que o processo de onboarding irá começar de forma adequada, crie um evento de boas-vindas para receber o recém-chegado no primeiro dia de trabalho. Defina uma data com os demais setores (preferencialmente na segunda-feira), e convide os colaboradores para se apresentarem.

Esse dia pode ser mais descontraído e menos burocrático. Isto é, é o momento onde os colaboradores podem passar suas impressões sobre a empresa, o que mais gostam na empresa, quais são as novidades. Bem como o que o novo colaborador deve esperar.

E mesmo que o profissional já tenha tido contato com bastante informações, esse momento é ideal para reforçar o contato inicial e explicar sobre a história da empresa, quais são os valores e a visão. Algumas regras básicas e práticas podem ser repassadas. Como, por exemplo, o uniforme ou a roupa adequada, em quais ocasiões é possível utilizar uma roupa mais informação, onde ele deve guardar seus pertences, almoçar e assim por diante. Essas informações ajudam a evitar desconfortos caso o funcionário acabe por violar alguma regra por falta de conhecimento.

Essa visão geral irá fazer o profissional se sentir mais a vontade e entender o que é esperado dele dentro da organização. Uma boa ideia é realizar uma dinâmica de grupo. Assim, ele irá conseguir se soltar e se sentir mais a vontade com a equipe.

Faça um tour pela empresa e pelo setor onde ele irá atuar

Mesmo nas pequenas empresas, um passeio pela empresa e pelo setor onde ele irá atuar irá ajudar o novo colaborador a se sentir mais confortável e familiarizado com o novo ambiente.

Se possível, apresente também os fundadores e o CEOs. Ter a chance de conviver com ele é um fator motivador para o profissional. Além disso, os gestores devem estar disponíveis para esclarecer dúvidas.

É muito importante que neste primeiro momento o colaborador se sinta valioso.

Aproveite para manter sua mesa ou seu ambiente de trabalho organizado. Colocar lembranças de boas-vindas, cartões e materiais em sua mesa, para que ele possa iniciar sua jornada de forma efetiva, são boas estratégias.

Invista em treinamento e capacitação

Durante todo o processo de onboarding, – e toda a sua jornada dentro da organização – o colaborador deverá contar com treinamento e capacitações para aprender e absorver o máximo de informações sobre a empresa e sobre o cargo que irá ocupar.

Essas informações devem ser desenvolvidas com base nas necessidades do novo colaborador. Todo o programa de treinamento deve ser planejado logo nas últimas etapas do processo seletivo, ao identificar quais são os pontos fortes e os pontos de melhoria do profissional.

Conclusão

Em conclusão, com a intenção de manter o recém-contratato sempre engajado, é importante mostrar que o gestor está o acompanhando e o auxiliando. Mas, ao mesmo tempo, é preciso mostrar que confia no novo colaborador.

Nesse sentido, é essencial, além das dicas acima, manter o diálogo nas primeiras semanas. E, após o período definido como o período de integração, a cada mês essa reunião deve ser mantida.

O feedback é essencial nesse processo, buscando melhoria contínua. Além disso, o feedback auxilia na percepção sobre o profissional. Ou seja, se ele se adequou bem, e até buscar qualidades que não foram percebidas no processo seletivo.

Leia também: Tipos de Recrutamento: conheça os principais

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