Você acha que a Reforma Tributária é um problema só do time fiscal? Pense de novo. Uma única falha na gestão de benefícios pode criar um rombo milionário no caixa da sua empresa a partir de 2026, e a bomba-relógio está prestes a estourar no colo do seu Departamento Pessoal.
De imposto a problema do DP: como a reforma tributária vai cair na sua mesa
A Reforma Tributária, com seu foco na criação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), parece distante da rotina do DP. Mas há um detalhe crucial que transforma essa discussão em uma tarefa urgente para você.
A nova legislação estabelece que empresas só poderão aproveitar créditos tributários sobre os benefícios concedidos aos funcionários se eles estiverem expressamente formalizados em normas coletivas de trabalho.
Em outras palavras: aquele plano de saúde ou vale-alimentação, que são essenciais para atrair e reter talentos, podem deixar de gerar economia fiscal e virar um custo muito maior. E a responsabilidade de garantir que cada benefício esteja em conformidade não será do fiscal, mas do DP, que está na linha de frente da gestão desses acordos.
A nova regra do jogo: por que o acordo coletivo virou um documento fiscal?
O acordo ou a convenção coletiva sempre foram documentos da esfera trabalhista. Agora, eles ganham status de documento fiscal. Se um benefício é concedido por mera liberalidade da empresa, mas não está registrado na negociação com o sindicato, para a nova lei tributária, ele não gera crédito. Simples assim.
Essa mudança exige um novo nível de integração e atenção aos detalhes por parte do Departamento Pessoal, que precisará garantir que a estratégia de benefícios da empresa esteja 100% alinhada com as formalidades sindicais.
Checando a conformidade: do vale-refeição aos planos de saúde
Os benefícios mais tradicionais são o foco principal desta mudança. É essencial que o DP revise imediatamente os acordos vigentes e verifique se todos os benefícios concedidos, como:
- Planos de saúde e odontológico
- Vale-alimentação e refeição
- Vale-transporte
- Seguro de vida
…estão devidamente listados. Qualquer um que esteja fora do acordo representa um risco fiscal iminente.
Benefícios flexíveis: a zona cinzenta que o DP precisa monitorar
E quanto aos benefícios mais modernos, como aplicativos de bem-estar (Wellhub, Gympass), auxílio-terapia ou setups para home office? A legislação ainda não é clara sobre eles. Essa “zona cinzenta” exige que o DP crie um radar específico para acompanhar futuras regulamentações, pois a tomada de crédito sobre esses valores ainda é uma incógnita e dependerá de regras complementares.
O prazo que o seu DP não pode perder: a contagem regressiva já começou
Este é o ponto mais crítico: a janela de ação é curta e não haverá segunda chance. Acordos e convenções coletivas geralmente têm vigência de dois anos. Isso significa que as negociações realizadas em 2025 serão o documento que validará (ou não) os seus créditos tributários quando o novo sistema estiver em pleno vigor, em 2027.
Se a sua empresa assinar um acordo em 2025 sem prever formalmente os benefícios, não será possível recuperar esses créditos de forma retroativa. O prejuízo será consolidado. A inércia agora custará caro depois, e a pressão para evitar esse erro recai diretamente sobre a capacidade de antecipação do DP.
Impactos diretos na sua rotina: o que muda na prática para o departamento pessoal
Além da pressão dos prazos, a reforma trará outras mudanças significativas para o dia a dia do DP.
O fortalecimento dos sindicatos: o que muda na hora de negociar e formalizar acordos
A Reforma Trabalhista de 2017 enfraqueceu financeiramente os sindicatos ao extinguir a contribuição obrigatória. Segundo dados do Ministério do Trabalho, a arrecadação sindical total despencou de R$ 3,05 bilhões em 2017 para R$ 65,5 milhões em 2021, uma queda de 97,5%. Agora, a Reforma Tributária coloca os sindicatos novamente no centro do jogo.
Como a formalização dos benefícios depende deles, sua importância estratégica aumenta, e eles podem passar a cobrar taxas negociais, o que exigirá mais habilidade e orçamento do DP nas negociações.
Contratos PJ x CLT: a reforma pode alterar a matemática da contratação?
Outro ponto de atenção é a “pejotização”. A reforma pode, a depender da regulamentação, permitir que empresas tomem crédito sobre serviços contratados de PJs, o que não é possível com os encargos de um vínculo CLT.
Financeiramente, isso pode parecer um incentivo à pejotização, mas o risco trabalhista permanece altíssimo. Em 2024, a Justiça do Trabalho já registrou um aumento de mais de 50% nas ações que pedem reconhecimento de vínculo empregatício em relação a 2023, mostrando que essa é uma área de alto risco.
Checklist de sobrevivência do DP para a reforma tributária
Não espere a regulamentação final para agir. Para proteger sua empresa, o Departamento Pessoal pode e deve começar a agir agora.
Aqui está um plano de ação prático:
- Passo 1: Audite imediatamente seus benefícios e acordos coletivos Faça um pente-fino. Crie uma planilha com todos os benefícios concedidos pela empresa e compare com o que está descrito, cláusula por cláusula, no acordo coletivo de trabalho vigente. O que está fora é um ponto de risco.
- Passo 2: Crie uma força-tarefa com o fiscal e o jurídico Você não está sozinho. Marque uma reunião urgente com os responsáveis das áreas fiscal e jurídica. Apresente seu mapeamento e, juntos, simulem o impacto financeiro de perder os créditos. Essa integração é fundamental para tomar decisões estratégicas.
- Passo 3: Prepare a pauta para a próxima negociação sindical Não espere a data-base chegar. Com base na sua auditoria e na análise com os outros times, prepare uma pauta clara para a próxima negociação com o sindicato. O objetivo é garantir que todos os benefícios praticados pela empresa sejam formalizados no próximo acordo.
A Reforma Tributária está redesenhando o cenário corporativo, e o Departamento Pessoal tem um papel de protagonista para garantir que a empresa navegue por essas mudanças com segurança e sem prejuízos. Comece hoje.
