Compreender como alterar a data de admissão no eSocial é um procedimento crucial para profissionais de Departamento Pessoal e RH. A identificação de um erro no registro de um novo colaborador, embora preocupante, é uma situação que possui um processo de correção bem definido.
Inconsistências nessa informação podem gerar consequências sérias, como a aplicação de multas e a necessidade de retificar diversas obrigações acessórias.
No entanto, existe uma solução direta para o problema. Este guia foi elaborado para conduzir você, passo a passo, pelo processo de retificação, assegurando que o ajuste seja realizado de forma rápida, segura e em total conformidade com as normas do sistema.
Por que a data de admissão no eSocial é tão crítica?
A data de admissão é a informação base para o registro de um colaborador no eSocial, estabelecendo o início formal do vínculo empregatício e acionando todas as obrigações legais correspondentes. A precisão deste dado é fundamental, pois qualquer inconsistência é tratada com rigor pela legislação trabalhista e previdenciária.
O envio de informações incorretas ou fora do prazo sujeita a empresa a penalidades financeiras, reforçando a necessidade de máxima atenção durante o preenchimento dos registros admissionais.
O prazo legal para o envio do evento S-2200
O eSocial estabelece uma regra de ouro para o registro de novos funcionários através do evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador).
A transmissão desse evento deve ocorrer até um dia útil antes do início efetivo da prestação de serviço pelo trabalhador. Isso significa que, se um colaborador começa na segunda-feira, sua admissão já deve constar no sistema na sexta-feira anterior.
O objetivo dessa regra é simples: garantir que nenhum funcionário comece a trabalhar sem o devido registro prévio, combatendo a informalidade.
Quando você erra a data para um dia posterior ao início real, por exemplo, a empresa fica temporariamente em uma situação de irregularidade, como se o colaborador estivesse trabalhando sem registro, o que é uma falta grave.
As multas por erro na admissão: o que diz a lei
O risco financeiro de um erro na data de admissão é real e não deve ser ignorado. A legislação trabalhista, especificamente o artigo 47 da CLT, prevê multas para empresas que mantêm empregados não registrados.
Um erro na data de admissão pode ser interpretado justamente dessa forma. De acordo com a Secretaria do Trabalho, a multa por empregado não registrado pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06, dependendo do porte da empresa.
E um detalhe importante: esse valor pode dobrar em caso de reincidência. Portanto, a correção rápida não é apenas uma questão de organização, mas uma necessidade para proteger a saúde financeira e a reputação da empresa, evitando problemas com a fiscalização do trabalho.
O método correto para alterar a data: exclusão e reenvio
Se você está procurando um botão “editar” para a data de admissão no evento S-2200, pode parar. O eSocial não funciona como um formulário comum. Uma vez que o evento de admissão é processado, o sistema o trata como um registro oficial e consolidado.
A lógica para a correção de dados-chave, como a data de admissão, é mais robusta e segue um fluxo específico para garantir a integridade dos dados. O caminho correto envolve, primeiro, a exclusão formal do registro enviado incorretamente e, só então, o envio de um novo registro com a informação correta.
Este processo de “excluir para reenviar” garante um histórico limpo e evita inconsistências nos registros do trabalhador, sendo a única forma segura de realizar o ajuste.
Esqueça o “editar”: entenda o fluxo do eSocial
A estrutura do eSocial exige que os eventos registrados reflitam a sequência cronológica dos fatos trabalhistas. A admissão, comunicada pelo evento S-2200, estabelece o marco inicial do vínculo empregatício no sistema.
Para corrigir a data de admissão, o procedimento correto envolve a exclusão do registro original antes do envio da informação correta. Isso é realizado por meio do envio do evento S-3000 (Exclusão de Eventos), que solicita ao eSocial a remoção do evento S-2200 previamente cadastrado.
Somente após a confirmação dessa exclusão, o sistema permitirá o envio de um novo evento S-2200 para o mesmo CPF/matrícula, agora com a data de admissão ajustada. A não observância deste fluxo pode resultar em duplicidade de registros e inconsistências na base de dados do governo.
Passo a passo para a alteração da data de admissão
Agora, vamos à parte prática. Siga estes passos com atenção para garantir que a correção seja feita sem erros:
- Passo 1: Verificação de eventos posteriores: Verifique se já não foram enviados outros eventos para este colaborador que dependem da admissão, como alteração de salário (S-2206) ou de contrato (S-2205). Se houver, eles também precisarão ser excluídos na ordem inversa em que foram enviados. Ou seja, primeiro exclua o evento mais recente, depois o anterior, até chegar no S-2200. Ignorar isso causará um erro de sequência lógica no eSocial.
- Passo 2: Acessando e excluindo o evento S-2200 original: No seu sistema de folha de pagamento ou diretamente no portal do eSocial, localize o evento S-2200 que foi enviado com a data incorreta. Selecione a opção de “Excluir”. Essa ação irá gerar e transmitir o evento S-3000, solicitando a remoção do registro. Aguarde a confirmação (status “sucesso”) de que a exclusão foi processada pelo sistema.
- Passo 3: Enviando o novo evento S-2200 com a data correta: Com a admissão original devidamente excluída, o caminho está livre. Crie um novo registro de admissão (S-2200) para o colaborador. Preencha todas as informações novamente, com atenção redobrada ao campo da data de admissão, inserindo agora o dia correto. Envie este novo evento para o eSocial.
- Passo 4: Validando a correção: Após o envio, monitore o status do novo evento S-2200 até que ele seja processado com sucesso. Faça uma consulta final para confirmar que o registro antigo consta como “excluído” e o novo está ativo e com a data correta.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Mesmo com um passo a passo, algumas dúvidas específicas podem surgir. Antecipamos as mais comuns para te deixar ainda mais seguro durante o processo de correção e para evitar futuros problemas com a gestão de dados no eSocial.
E se eu perdi o prazo para a alteração? O que fazer?
Se você só percebeu o erro dias ou semanas depois, a situação é mais delicada, mas a correção ainda é necessária. O procedimento de exclusão e reenvio permanece o mesmo.
No entanto, ao enviar a admissão com uma data retroativa e fora do prazo legal (anterior ao início do trabalho), a empresa fica sujeita à multa por admissão tardia.
Nesse caso, o mais importante é realizar a correção o quanto antes para minimizar o período de irregularidade e, caso seja notificado, ter toda a documentação que comprove que o erro foi identificado e corrigido proativamente. Não corrigir é sempre a pior opção.
Alterar a data de admissão afeta o cálculo do FGTS e INSS?
Sim, afeta diretamente. A data de admissão é a base para o cálculo da remuneração e dos encargos do primeiro mês. Se a data for alterada, por exemplo, de 05/09 para 01/09, o salário e, consequentemente, os valores de FGTS e INSS daquele mês serão maiores.
Após corrigir a data no eSocial, é fundamental recalcular a folha de pagamento do mês de competência da admissão e, se necessário, gerar e pagar guias complementares (como uma GPS ou um DAE complementar) para cobrir a diferença dos encargos, evitando juros e pendências com a Receita Federal e a Caixa Econômica.
Como um software de admissão digital pode evitar esses erros?
A maioria dos erros de digitação, como o da data de admissão, ocorre pela pressa e pelo excesso de processos manuais. Um software de admissão digital, como o da Empregare, atua como uma barreira contra essas falhas. A plataforma centraliza o envio de documentos pelo próprio candidato, utilizando tecnologias como o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para validar dados e garantir que as informações estejam legíveis e corretas.
Ao automatizar a coleta e a validação, o risco de um analista de DP digitar uma data errada diminui drasticamente, trazendo mais segurança e conformidade para a empresa.
Corrigir a data de admissão no eSocial pode parecer intimidador, mas não é um bicho de sete cabeças. O segredo é manter a calma e seguir o fluxo correto: verificar, excluir e reenviar.
Ao executar este procedimento com atenção, você não apenas corrige o erro, mas garante que a empresa permaneça em total conformidade com a legislação, protegendo-a de multas e complicações. Lembre-se que a precisão nos dados é a base para uma gestão de pessoas eficiente e segura. Com a informação correta em mãos, a tranquilidade volta a reinar no seu departamento.
Seu processo de admissão ainda é manual e vulnerável a erros como este? Já pensou em como a tecnologia pode blindar sua empresa e otimizar seu tempo?
Clique aqui e solicite uma demonstração gratuita do Software de Admissão da Empregare! Descubra como automatizar processos, eliminar a papelada e garantir 100% de conformidade com o eSocial. Não espere a próxima multa bater à sua porta.
