A burocracia na admissão de novos colaboradores pode ser um verdadeiro pesadelo para o Departamento Pessoal. Documentos extraviados, preenchimento manual, prazos apertados e retrabalho tornam o processo cansativo e demorado. Mas e se houvesse uma forma mais simples, organizada e eficiente de realizar admissões? E como funciona o processo de admissão usando a Empregare?
Com a Empregare, empresas automatizam o processo de admissão, garantindo mais agilidade, segurança e conformidade com as leis trabalhistas. Neste artigo, você entenderá como funciona o processo de admissão usando a Empregare, desde a criação de uma nova admissão até a assinatura do contrato digital.
Iniciando o processo de admissão na Empregare
O primeiro passo para uma admissão eficiente é iniciar o processo no sistema da Empregare. A plataforma oferece duas formas de começar:
- A partir da vaga criada no sistema – Se o processo seletivo foi feito dentro da Empregare, a admissão pode ser iniciada diretamente a partir da vaga do candidato aprovado.
- Pelo Dashboard de Gestão de Admissões – Se a contratação foi feita fora do sistema, a admissão pode ser criada manualmente pelo dashboard, oferecendo flexibilidade para diferentes cenários.
Além disso, o Dashboard de Admissão traz uma visão geral do status de cada pré-colaborador, permitindo que o Departamento Pessoal acompanhe facilmente o progresso das admissões. Com filtros avançados, é possível localizar admissões por vaga, situação, prazo ou nome do colaborador, tornando a gestão mais ágil e organizada.
Configurando um novo processo de admissão
Cada empresa tem suas próprias regras e exigências no momento da contratação, e a Empregare permite personalizar o processo conforme essas necessidades. No sistema, o DP pode configurar um template de admissão por cargo, garantindo padronização e agilidade para futuras contratações.
Além disso, a admissão pode ser vinculada a unidades de negócio da empresa, facilitando a organização dos contratos por departamentos. Para consultorias e contabilidades, também é possível associar a admissão a clientes específicos, garantindo um fluxo de trabalho eficiente.
Outro ponto essencial é a segurança do processo. Com a Empregare, é possível gerenciar admissões confidenciais, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis, um fator crítico para empresas que lidam com dados estratégicos.
Gestão e validação de documentos
A etapa de documentação é uma das mais críticas no processo de admissão. Erros, documentos ilegíveis ou informações incompletas podem atrasar a contratação e gerar retrabalho. Para evitar esses problemas, a Empregare oferece uma solução completa para a gestão e validação de documentos.
No sistema, é possível:
- Visualizar o status dos documentos enviados (pendente, aguardando validação, inválido ou validado).
- Personalizar a lista de documentos exigidos, adaptando os requisitos conforme o cargo ou as políticas da empresa.
- Validar documentos com tecnologia OCR, que reconhece automaticamente os dados e reduz a necessidade de conferências manuais.
Com essas funcionalidades, o Departamento Pessoal ganha mais controle sobre o processo e evita atrasos causados por documentação incorreta. Além disso, a plataforma permite reenviar solicitações ao pré-colaborador e acompanhar quantas vezes ele acessou o link para envio, garantindo total transparência.
Cadastro de dependentes
Caso o novo colaborador tenha dependentes, a Empregare facilita a coleta dessas informações de forma integrada ao processo de admissão. Assim que o pré-colaborador informa que possui dependentes, o sistema abre automaticamente a etapa de preenchimento dos dados.
Essa funcionalidade permite que o DP:
- Centralize todas as informações do colaborador e seus dependentes em um só lugar.
- Utilize a mesma estrutura de validação de documentos do colaborador principal, garantindo conformidade e segurança.
- Reduza o tempo gasto no processamento de benefícios e obrigações trabalhistas.
Com isso, o processo se torna mais organizado, e a empresa evita falhas na concessão de benefícios que exigem a inclusão de dependentes, como plano de saúde e abatimentos fiscais.
Personalização e assinatura de contratos
Um dos momentos mais importantes da admissão é a assinatura do contrato de trabalho. Para garantir que esse processo seja rápido, seguro e sem burocracia, a Empregare oferece uma solução digital que elimina a necessidade de papel e deslocamentos desnecessários.
No sistema, o Departamento Pessoal pode:
- Criar templates de contrato padronizados, economizando tempo nas admissões futuras.
- Personalizar os contratos com campos variáveis, garantindo que todas as informações específicas do colaborador sejam inseridas corretamente.
- Integrar com o Autentique, permitindo assinaturas digitais válidas juridicamente, sem necessidade de reconhecimento de firma.
Além disso, todos os contratos assinados ficam registrados no sistema, garantindo segurança e conformidade legal. Com um fluxo ágil e intuitivo, a empresa reduz significativamente o tempo entre a aprovação do candidato e sua efetiva contratação.
Visão do pré-colaborador
A experiência do pré-colaborador no processo de admissão é essencial para causar uma boa impressão e evitar desistências. Por isso, a Empregare oferece uma plataforma simples e intuitiva, permitindo que o novo colaborador preencha seus dados e envie documentos com facilidade.
O processo inclui:
- Validação inicial do eSocial com CPF, garantindo conformidade desde o primeiro passo.
- Aceite dos termos de uso, assegurando o cumprimento da LGPD.
- Upload de documentos com validação automática, com retorno imediato caso algum arquivo esteja incorreto.
- Possibilidade de tirar e enviar a foto do cadastro diretamente pela plataforma.
Esses recursos garantem uma experiência mais fluida para o novo colaborador, evitando atrasos e aumentando a eficiência do DP. Além disso, a empresa ganha mais controle sobre o envio de documentos, reduzindo falhas e retrabalho.
Benefícios da admissão digital com a Empregare
Adotar um sistema digital para admissões vai muito além de eliminar papelada. A automação traz vantagens estratégicas para o Departamento Pessoal e para a empresa como um todo. Com a Empregare, o processo de admissão se torna mais eficiente, seguro e alinhado às exigências legais.
Principais benefícios:
- Agilidade e assertividade na contratação – Redução de etapas manuais, evitando erros e atrasos.
- Otimização de tempo e recursos – Menos retrabalho e mais produtividade para o DP.
- Redução de custos – Economia com impressão de documentos, transporte e espaço para arquivamento físico.
- Melhoria na experiência do colaborador – Processo intuitivo e digital, sem complicações para quem está sendo contratado.
- Segurança e conformidade – Atendimento às normas da LGPD e do eSocial, garantindo a proteção dos dados dos colaboradores.
Com a Empregare, o Departamento Pessoal deixa de lado a burocracia e passa a focar no que realmente importa: a gestão estratégica de pessoas.
A admissão de novos colaboradores não precisa ser um processo lento e trabalhoso. Com a Empregare, sua empresa ganha eficiência, segurança e praticidade, garantindo que todas as etapas da contratação sejam cumpridas com excelência.
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