Você já sentiu aquele frio na barriga ao perceber que esqueceu um documento importante no processo de admissão? Pior ainda: quando o prazo do eSocial já passou e o erro vira dor de cabeça.
A verdade é que a admissão, apesar de parecer simples, pode ser um verdadeiro campo minado pra quem trabalha no DP. Documentos, prazos, exames, registro, cadastro… tudo precisa ser feito com precisão cirúrgica. E no meio disso tudo, sobra pouco tempo e muita pressão. Se você quer acabar de vez com esses riscos, reduzir retrabalho e ganhar agilidade, esse guia é pra você. Vamos resolver isso juntas?
O que é admissão e por que ela vai muito além da contratação
Admissão não é só assinar um contrato. É um processo crítico, cheio de detalhes legais e operacionais, que marca o início de um vínculo formal entre empresa e colaborador. E sim, começa depois que o recrutamento termina — mas antes do colaborador colocar o pé na empresa.
Tecnicamente, admissão é o conjunto de etapas que formalizam a entrada de um novo funcionário, como coleta de documentos, realização de exame admissional, cadastro no eSocial e registro em carteira. Mas vai além disso: a forma como esse processo é conduzido diz muito sobre a organização.
Quando feito corretamente, evita multas, previne ações trabalhistas e ainda fortalece a imagem da empresa. Quando falha, o impacto é duplo: jurídico e emocional, tanto pra empresa quanto pro novo colaborador.
Importante também destacar que admissão ≠ contratação. A contratação é a decisão de que aquele candidato será contratado. A admissão é a execução dessa decisão com base nas leis trabalhistas, como a CLT, Lei nº 13.467/2017 (reforma trabalhista) e o uso do eSocial.
Ou seja: uma admissão bem feita protege a empresa e valoriza o profissional desde o primeiro dia.
O que significa a data de admissão?
Essa é uma dúvida comum, mas super importante — e ignorá-la pode custar caro.
A data de admissão é o dia oficial em que o colaborador passa a fazer parte do quadro da empresa, com todos os direitos e deveres previstos em lei. Ela deve ser registrada na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) e enviada ao eSocial no prazo legal.
Mas atenção: a data de admissão não é a data de assinatura do contrato, nem o dia que o candidato entregou os documentos. É o primeiro dia efetivo de trabalho, mesmo que em home office ou em período de integração.
Por que essa data é tão importante?
Serve de referência para o INSS, FGTS e folha de pagamento
Define o início do período de experiência
Impacta o cálculo de férias e 13º salário
É usada em processos legais e auditorias
Principais erros que você deve evitar:
Informar a data após o início das atividades
Fazer o registro retroativo (gera multa!)
Confundir com a data do exame ou envio de documentos
Segundo a legislação (Manual do eSocial – evento S-2200), a admissão deve ser registrada até o dia útil anterior ao início das atividades. Em alguns casos, é possível fazer o registro preliminar, que garante mais 7 dias para completar os dados.
Dica prática: crie um alerta automático no seu sistema ou planilha para nunca mais perder esse prazo.
Quais são os tipos de admissão?
Nem toda admissão acontece da mesma forma — e entender os diferentes tipos é essencial para garantir que o vínculo trabalhista seja criado de forma legal e segura. Muitos erros no DP começam justamente aqui, quando não se reconhece o tipo de admissão que está acontecendo.
A legislação brasileira considera três formas principais de admissão: tradicional, verbal e tácita. Vamos entender cada uma delas com clareza.
1. Admissão tradicional
É a mais conhecida e segura. O processo passa por todas as etapas formais: entrega de documentos, exame admissional, registro na CTPS, assinatura do contrato e envio para o eSocial. É a modalidade padrão nas contratações CLT.
2. Admissão por acordo verbal
Nesse caso, o empregador informa verbalmente que o colaborador foi contratado e ele já inicia suas atividades. Não há contrato escrito inicialmente. Ainda assim, o vínculo empregatício é válido, e a empresa continua obrigada a fazer todos os registros.
3. Admissão tácita
O vínculo é reconhecido pelo comportamento das partes. Exemplo clássico: uma pessoa começa a ajudar regularmente em um canteiro de obras, segue orientações e recebe pagamentos. Mesmo sem registro, a justiça reconhece esse vínculo como uma admissão.
Qual o risco de não registrar?
Não importa se a admissão foi verbal ou tácita — o DP precisa formalizar o vínculo no eSocial. Caso contrário, a empresa pode sofrer multas, ações trabalhistas e ter o contrato considerado como por tempo indeterminado, mesmo que fosse temporário ou de experiência.
O ponto é: reconheceu vínculo, precisa registrar. E quanto mais rápido e organizado isso for feito, menor o risco jurídico.
Passo a passo do processo de admissão
Quando o candidato aceita a vaga, o trabalho do Departamento Pessoal começa de verdade. Essa é a hora de mostrar organização, domínio dos prazos e conhecimento legal. Cada passo precisa ser seguido com precisão, porque qualquer erro aqui pode virar multa, retrabalho ou dor de cabeça com o eSocial.
Abaixo, você confere o processo completo de admissão, organizado em etapas claras para facilitar seu dia a dia.
1. Envio da proposta de admissão
Assim que a vaga for preenchida, envie ao colaborador um documento com:
Lista de documentos obrigatórios
Prazo para entrega
Data do exame admissional
Data prevista de início
Condições da contratação
Esse envio deve ser registrado por e-mail, WhatsApp ou sistema, para evitar falhas de comunicação.
2. Exame admissional
Previsto no art. 168 da CLT, o exame é obrigatório. Ele deve ser realizado antes do início das atividades, com uma clínica de saúde ocupacional autorizada.
A empresa é responsável pelo agendamento e pagamento.
3. Coleta e conferência dos documentos
Verifique:
Originais e cópias
Documentos obrigatórios por tipo de contrato
Prazos legais para envio ao eSocial
Organizar isso com um checklist reduz drasticamente os erros.
4. Elaboração e assinatura do contrato
Mesmo não sendo obrigatório, o contrato formal é altamente recomendado. Ele traz segurança jurídica para ambas as partes. Detalhe salário, carga horária, benefícios e tipo de contrato (CLT, temporário, estágio, etc.).
5. Cadastro no eSocial
O evento S-2200 (ou S-2190 no registro preliminar) deve ser enviado até o dia útil anterior ao início do trabalho. Atrasos geram multas.
Você precisará dos seguintes dados:
CPF e data de nascimento
Data de admissão
Tipo de contrato e remuneração
6. Registro na carteira (digital)
Desde 2019, o registro é feito exclusivamente via eSocial. A empresa tem até 5 dias úteis após o início para concluir esse processo. A CTPS digital é atualizada automaticamente.
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Se você já perdeu documento, esqueceu um exame ou registrou fora do prazo no eSocial, sabe o estresse que isso causa. Multas, retrabalho, cobranças e aquela sensação de que o DP nunca para de apagar incêndio.
Chega disso.
Criamos uma planilha prática, editável e completa, com todas as etapas do processo de admissão organizadas, prazos, status e campos para acompanhar cada colaborador.
Com ela, você vai:
Saber exatamente o que fazer em cada fase
Garantir que nada seja esquecido
Trabalhar com mais segurança e agilidade
Reduzir erros e ganhar tempo
Ideal pra você usar no dia a dia, com campos prontos pra copiar, colar e adaptar à sua realidade.
Não deixe pra depois. Baixe agora o checklist e evite erros que podem custar caro.
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Documentos obrigatórios para admissão
Uma das etapas mais delicadas do processo de admissão é a coleta dos documentos. Errou aqui? Prepara o retrabalho. Faltou algo? Pode travar o cadastro no eSocial. Por isso, manter um checklist atualizado e bem claro é essencial para o DP.
Abaixo, você encontra os documentos exigidos com mais frequência — mas atenção: alguns variam conforme o tipo de contrato, idade e sexo do colaborador.
Para efetivar o contrato de trabalho
Carteira de Trabalho (física ou número da digital)
CPF e RG
Título de eleitor
Comprovante de residência
Certidão de nascimento ou casamento
Número do PIS/PASEP
Foto 3×4
Certificado de reservista (homens maiores de 18)
Certificado de escolaridade ou diploma
Carteira de habilitação (se for exigência do cargo)
Para salário-família (quando aplicável)
Certidão de nascimento dos filhos
Declaração de frequência escolar (filhos maiores de 6 anos)
Caderneta de vacinação (filhos até 6 anos)
Comprovação de invalidez (se houver)
Documentos complementares
Atestado médico admissional
Carta de recomendação (opcional)
Registro em conselho de classe (quando exigido)
Dados bancários para folha de pagamento
O que não pode ser exigido
Teste de gravidez
Exames de HIV
Comprovantes do SPC/Serasa
Informações de cunho religioso, político ou pessoal
Esses pedidos são considerados discriminatórios e ilegais, e podem resultar em ações trabalhistas graves contra a empresa.
A dica aqui é clara: documente tudo, organize em pastas e mantenha registros digitais seguros. O ideal é que você já use um checklist padronizado — como o da nossa planilha gratuita.
Erros mais comuns no processo de admissão
Você já começou a cadastrar um colaborador no eSocial e percebeu que estava sem o número do PIS? Ou esqueceu de agendar o exame admissional e teve que correr atrás de última hora? Se sim, você não está sozinha.
Mesmo os DPs mais organizados cometem erros quando o processo de admissão não está padronizado e documentado. A boa notícia é que a maioria desses erros são evitáveis — e a má é que eles continuam acontecendo em empresas de todos os portes.
Veja os deslizes mais comuns que podem custar caro:
1. Perder o prazo do eSocial
A admissão deve ser registrada até o dia útil anterior ao início das atividades. Se esse prazo for descumprido, a empresa pode ser multada. E sim, o sistema cruza as datas com base em CPF e eventos.
2. Não fazer o exame admissional
Além de obrigatório por lei, o exame protege a empresa e o colaborador. Se ele não for feito, a contratação pode ser considerada irregular.
3. Solicitar documentos inadequados
Pedir testes de gravidez, HIV ou consultas ao SPC/Serasa é ilegal e pode gerar ações trabalhistas por discriminação.
4. Registrar fora da CTPS ou do eSocial
Mesmo que o colaborador comece informalmente, o vínculo será reconhecido — e a multa por registro retroativo pode pesar no bolso da empresa.
5. Não formalizar com contrato por escrito
A lei não exige contrato para CLT, mas não ter um documento assinado pode deixar o DP vulnerável em qualquer disputa judicial.
Evitar esses erros começa por ter um processo claro, passo a passo, e um checklist confiável em mãos. E se você quiser resolver isso agora, já sabe: baixe a planilha gratuita logo acima.
Como otimizar e padronizar a admissão no seu DP
Se cada admissão é um caos diferente na sua rotina, tem algo errado.
Um processo bem feito não precisa ser lento, manual e estressante. Na verdade, com organização e as ferramentas certas, você pode transformar a admissão em um processo fluido, seguro e quase automático.
A seguir, veja o que funciona de verdade no dia a dia dos DPs mais eficientes:
1. Use um checklist padrão para todas as admissões
Isso reduz o risco de esquecer prazos, documentos ou cadastros. Com um bom checklist (como o que oferecemos aqui), você garante:
Controle sobre o que já foi feito
Histórico completo da admissão
Facilidade na delegação entre equipe
2. Automatize etapas repetitivas
Você pode usar sistemas de RH que:
Enviam lembretes de prazos
Coletam documentos via link ou e-mail
Geram contratos automaticamente com base em templates
Isso tira o peso da operação e libera o DP para focar em análise e melhoria contínua.
3. Mantenha comunicação clara com o colaborador
Grande parte dos atrasos vem da falta de orientação. Enviar um e-mail padrão com instruções, prazos e lista de documentos logo após o aceite da vaga já resolve boa parte dos problemas.
4. Centralize todas as informações
Tenha um repositório digital (Google Drive, SharePoint ou software de DP) com:
Modelos de contrato
Termos padrão (vale-transporte, confidencialidade, etc.)
Documentos legais e históricos de admissão
Organizar isso uma única vez te poupa horas em cada nova admissão.
Padronizar não é engessar — é ganhar agilidade, segurança jurídica e tranquilidade para executar cada etapa com confiança.
Admissão estratégica: como ela reduz custos e turnover
A maioria das empresas ainda trata a admissão como uma simples formalidade. Entrega os documentos, assina o contrato e pronto. Mas quem atua no DP sabe: quando essa etapa é feita de forma apressada e sem planejamento, o custo aparece depois — seja em processos trabalhistas, desmotivação ou turnover precoce.
Uma pesquisa da Wynhurst Group mostra que 22% dos colaboradores deixam a empresa nos primeiros 45 dias. Outro dado do Instituto Gallup aponta que 85% dos funcionários não se sentem engajados com a organização onde trabalham. A admissão tem papel direto nisso.
O que uma admissão estratégica faz diferente?
Garante que o novo colaborador receba atenção desde o início
Fortalece a experiência do colaborador
Alinha expectativas, cultura e responsabilidades
Reduz a curva de adaptação
Melhora o clima e o sentimento de pertencimento
Benefícios práticos para a empresa
Redução de custos com demissões precoces
Menos retrabalho com documentação e correções no eSocial
Mais agilidade no onboarding
Aumento da retenção de talentos
Colaboradores mais alinhados e produtivos logo nos primeiros dias
Investir em uma admissão estratégica não significa complicar o processo. Significa entender que essa é a porta de entrada da jornada do colaborador — e que o jeito como ela acontece influencia tudo o que vem depois.
Checklist visual: tudo o que você precisa para admitir com segurança
Organização é tudo no DP. E quando o assunto é admissão, ter um checklist confiável à mão evita erros, correria e retrabalho.
Aqui vai um resumo visual com as principais etapas e prazos que você precisa seguir em toda nova contratação.
| Etapa | O que fazer | Prazo legal |
|---|---|---|
| Proposta de admissão | Enviar instruções + lista de documentos | Imediato após aceite da vaga |
| Coleta de documentos | Receber originais/cópias, checar validade | Antes do exame e cadastro |
| Exame admissional | Agendar com clínica autorizada | Antes do início das atividades |
| Contrato de trabalho | Redigir com todas as condições e assinatura das partes | Antes da data de início |
| Cadastro no eSocial | Inserir dados no evento S-2200 ou S-2190 (pré-cadastro) | Até o dia útil anterior |
| Registro na CTPS digital | Automático após envio do eSocial | Em até 5 dias úteis |
| Assinaturas complementares | Vale-transporte, banco de horas, políticas internas | Junto ao contrato |
| Integração (onboarding) | Apresentar área, cultura, políticas e sistemas | Primeiro dia de trabalho |
Dica final:
Mesmo com esse resumo em mãos, nada substitui um checklist dinâmico e editável para controlar cada colaborador. Por isso, se ainda não baixou a planilha gratuita, esse é o momento ideal.
Baixe agora sua planilha e evite erros caros
Você não precisa mais depender de planilhas antigas, anotações soltas ou da memória para conduzir um processo de admissão com segurança.
Com um checklist confiável, prazos claros e organização, você transforma a admissão em algo leve, rápido e profissional.
Não espere acontecer o próximo erro para agir.
Baixe agora a planilha gratuita com checklist completo, pronta para usar, editar e aplicar no seu dia a dia.
Ela vai te ajudar a:
Controlar cada etapa com clareza
Reduzir retrabalho
Evitar multas e atrasos
Mostrar mais organização e domínio no DP
É gratuita, prática e pensada por quem entende a sua rotina.
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