Com o desenvolvimento da tecnologia veio muitos avanços para a gestão empresarial, entre eles está a automação de processos no RH.
Trata-se do uso de ferramentas que permitem automatizar atividades repetitivas e burocráticas.
Assim otimizando o tempo, gerando menos erros e retrabalho e aumentando a produtividade.
Neste artigo você vai entender o que é a automação de processos no RH, sua importância para a empresa, benefícios e como aderi-la.
O que é automação de processos no RH?
É uma inovação tecnológica que tem como objetivo melhorar as funções internas do RH.
Assim tornando a gestão da área mais prática e ágil.
Dessa forma é possível que o setor se foque na gestão de pessoas e tenha mais agilidade para realizar suas atividades rotineiras.
Além disso, o tempo é otimizado e os erros diminuem.
Pois tarefas repetitivas que antes eram realizadas manualmente são automatizadas, o que evita erros por falta de concentração.
A automação dos processos ainda proporcionam mais transparência na tomada de decisão e registro dos dados dos colaboradores.
Pois ao serem coletados e armazenados por softwares podem ser acessados por quem tiver autorização, caso haja algum problema.
Qual a importância da automação de processos no RH?
A automação de processos no RH é importante, pois é uma forma de reduzir os prejuízos financeiros das empresas.
Pois o setor de Recursos Humanos fica incumbido de realizar tarefas que exigem tempo e concentração.
Assim automatizar os processos burocráticos e repetitivos permite que os funcionários se dediquem a atividades mais estratégicas.
Todos têm a oportunidade de atuarem como gestores, já que podem analisar dados e elaborar planos de ação para melhorar e desenvolver, gerando resultados melhores.
Quais os benefícios da automação de processos no RH?
A automação de processos no RH além de melhorar a produtividade e trazer mais agilidade para as tarefas rotineiras do setor ainda proporcionam mais benefícios para a empresa.
Vamos conhecê-los.
Foco em atividades mais importantes
Um dos benefícios é que a automação de processos no RH permite que o setor mantenha seu foco em atividades mais importantes como a gestão de pessoas.
Pois as ferramentas tecnológicas realizam os processos repetitivos e burocráticos de forma mais ágil.
Assim retirando essa obrigação dos funcionários do setor que podem se focar em tarefas mais estratégicas.
Diminui o gasto de tempo
A automação de processos no RH também diminui o gasto de tempo na execução das atividades rotineiras, já que as ferramentas tecnológicas utilizadas agilizam sua execução.
Pois com uma ferramenta que armazena documentos na nuvem, por exemplo, como o Google Drive permite que as pessoas envolvidas tenham acesso rápido a dados e informações.
Assim são capazes de controlar os processos mais facilmente.
Mais produtividade
Outro benefício é o aumento da produtividade, pois com a automação de processos as tarefas podem ser realizadas de forma mais prática e rápida.
Dessa forma os funcionários do setor podem entregar mais trabalho e ainda evitar perder tempo com o retrabalho.
Já que com o uso de softwares de gestão há menor risco de haver erros.
Menos erros
O uso de ferramentas tecnológicas diminui os erros nos processos.
Pois como as tarefas são feitas de forma automatizada é evitado erros devido perda de concentração, que geralmente acontece na execução de tarefas repetitivas.
Dessa forma não há gasto de tempo desnecessário, baixa produtividade e prejuízo financeiro, tornando o trabalho do setor de RH mais eficiente.
Melhora da competitividade
Como a automação de processos no RH permite que o setor se foque em tarefas mais estratégicas é possível tornar a empresa mais competitiva.
Pois a qualidade do trabalho melhora assim como a produtividade.
Praticidade na análise de dados
Outro benefício é a praticidade para analisar os dados, já que as ferramentas tecnológicas facilitam o acesso às informações e o compartilhamento de dados.
Além disso, essas ferramentas também podem realizar o diagnóstico dos trabalhos e fazer o mapeamento das atividades que foram realizadas.
Assim oferecendo dados atualizados e dando maior controle ao gestor.
Dessa forma ele poderá realizar os ajustes necessários durante a execução das atividades.
Otimização da comunicação
A automação de processos no RH também ajuda a melhorar a comunicação da equipe.
Pois você pode contar com canais de comunicação que permitem o compartilhamento de documentos, relatórios e avisos de forma automática.
Assim os profissionais ficam bem informados e podem realizar seu trabalho de forma mais eficiente.
Equipe mais eficiente
Outro benefício é que a automação torna o trabalho do setor de RH mais eficiente.
Já que automatiza as tarefas burocráticas e repetitivas e dá a oportunidade para a equipe se focar em atividades mais importantes.
Dessa forma o trabalho se torna mais eficaz e proporciona mais resultados para a empresa.
Agiliza os processos
A automação também agiliza os processos tornando tarefas que antes, quando feitas manualmente, eram demoradas em mais ágeis e práticas.
Assim a triagem de currículos, por exemplo, que costumava demorar horas ou até dias pode ser realizada em poucos minutos sem perder a qualidade.
Segurança na organização e armazenamento de dados
Outro benefício é que os softwares são capazes de organizar e armazenar dados com segurança.
Pois não é necessário que as informações fiquem guardadas em apenas um computador.
Os dados ficam armazenados na nuvem em softwares criptografados e que os mantém protegidos de ataques cibernéticos.
Dessa forma há menos risco de haver a perda desses dados e consequentemente prejuízo para a empresa.
Quais processos podem ser automatizados?
São vários os processos no RH que podem ser automatizados e assim facilitar o dia a dia do setor. Vamos conhecê-los.
Gestão de dados
Os softwares e ferramentas tecnológicas são capazes de analisar informações, fazer relatórios e apresentar resultados em gráficos simples.
Também há painéis de controle que permitem que você tenha acesso fácil aos dados e assim possa vê-lo e analisá-los de forma organizada.
Dessa forma é possível fazer uma gestão mais eficiente elaborar estratégicas e aplicar melhorias para desenvolver o negócio.
Armazenamento de dados
Também é possível armazenar dados de forma automatizada por meio de ferramentas como Google Drive e Dropbox.
Assim facilita o acesso às informações e traz mais segurança para as informações guardadas, já que há menos risco de ataques cibernéticos.
Processo seletivo
Com a ajuda de ferramentas e softwares o processo seletivo também pode ser realizado de forma automatizada.
Esse é o caso do Software de Recrutamento e Seleção da Empregare que realiza de forma automatizada o cadastro das vagas, divulgação das mesmas, captação dos currículos.
Além de testes, questionários, entrevistas, triagem dos currículos e gerenciamento do processo seletivo.
Assim facilitando o trabalho dos recrutadores e tornando o processo mais ágil e prático.
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Dessa forma apenas os candidatos que se adéquam ao perfil que a empresa deseja são selecionados, evitando desperdício de tempo e dinheiro com profissionais que não são adequados.
Comunicação interna
Outro processo que pode ser automatizado é a comunicação interna no RH, já que há softwares que permitem que sejam dadas informações e orientações de forma automatizada.
Dessa forma mais funcionários podem ser informados de forma mais rápida e prática e para realizar suas tarefas com mais eficiência.
Admissão
Até o processo de admissão pode ser automatizado, pois há softwares que são capazes de realizar uma admissão completa em alguns minutos.
Eles dão acesso a assinatura de contrato digital, o vínculo de benefícios e a leitura de documentos.
Desligamento
Outro processo que pode ser automatizado é o desligamento dos funcionários.
Pois como ele envolve trâmites burocráticos, há ferramentas que podem torná-los mais ágeis e assim facilitar o processo.
Gestão da folha de pagamento
Há softwares e ferramentas que também podem automatizar os lançamentos nas folhas de pagamento, realizando cálculos automáticos para o pagamento de todos os funcionários.
Dessa forma o processo se torna mais rápido e prático e evita erros e retrabalho.
Monitoramento de indicadores de desempenho
Outro processo que pode ser automatizado é o monitoramento de indicadores de desempenho.
Isso é feito por softwares capazes de analisar os indicadores que a empresa escolher e fazer relatórios automáticos com os resultados.
Controle da jornada de trabalho
Também há o controle da jornada de trabalho que pode ser feito por meio de um sistema integrado a aplicativos.
Dessa forma os funcionários podem registrar seus horários direto de seus computadores ou celulares.
Esses dados são repassados ao controle central que realiza a organização dos horários em horas trabalhadas, folgas e horas extras.
Assim é possível ter um controle maior sobre a jornada de trabalho de cada colaborador.
Como aderir a automação de processos no RH?
Para aderir a automação de processos no RH é preciso realizar uma série de ações que vão ajudar sua empresa a ter sucesso na automatização de atividades rotineiras.
Vamos conhecer cada uma dessas ações a seguir.
Mapeamento dos processos que serão automatizados
A primeira coisa que a empresa deve fazer é mapear os principais processos que deverão ser automatizados.
Como vimos no tópico anterior são vários os processos que podem ser automatizados como a gestão de dados, recrutamento e seleção, comunicação interna entre outros.
Você deve escolher o máximo de processos que puder, pois quanto mais usar ferramentas para automatizá-los mais eficiência terá no trabalho do setor.
Definição de metas
O segundo passo é definir as metas periódicas para que o rendimento do trabalho se torne constante e assim os objetivos sejam alcançados.
Dessa forma a equipe se sentirá mais estimulada a produzir melhor e aumentará a produtividade, gerando resultados melhores.
Integração da equipe
Para que a automação de processos tenha sucesso é importante incluir toda a equipe e integrar as atividades realizadas.
Assim é possível ter uma comunicação melhor e aumentar da produtividade, já que as atividades são sincronizadas com outros departamentos de gestão da organização.
Escolha da ferramenta certa
Outra ação importante para que a automação tenha sucesso é escolher as ferramentas certas.
Pois há vários softwares no mercado e na hora de selecionar o ideal você precisa analisar quais deles atendem as demandas do setor de RH da sua empresa.
Por isso escolha as ferramentas que mais farão diferença na execução das atividades rotineiras como gerenciar dados e informações e fazer o controle da folha de pagamento.
Você também pode escolher um software de recrutamento e seleção como o da Empregare e assim automatizar o processo seletivo da sua empresa.
Monitoramento dos resultados
Depois de colocar as ações dos tópicos anteriores em prática é preciso que você monitore os resultados da automação de processos no RH e veja se está tendo êxito.
Dessa forma é possível utilizar ao máximo as ferramentas tecnológicas e caso seja necessário propor mudanças para conseguir bater as metas e melhorar os resultados.
Perguntas frequentes Automação de Processos no RH
Quais processos de RH podem ser automatizados?
A automação no RH pode ser aplicada em vários processos que antes exigiam trabalho manual repetitivo. Entre os principais processos que podem ser automatizados estão o recrutamento e seleção, com triagem automática de currículos e agendamento de entrevistas; gestão de benefícios, facilitando o controle e a comunicação com colaboradores; gestão de ponto e controle de jornada, automatizando a marcação de horários; onboarding de novos colaboradores, padronizando a recepção e treinamento inicial; e avaliação de desempenho, com coleta e análise de feedbacks automatizados. A automação permite que o RH se concentre em tarefas mais estratégicas, aumentando a eficiência e a assertividade nas decisões.
O que é a automação de processos de RH e quais são os seus benefícios?
A automação de processos de RH é a utilização de tecnologias, como softwares de gestão e inteligência artificial, para executar tarefas operacionais que antes eram feitas manualmente. Isso inclui desde a organização de currículos até a análise de indicadores de desempenho. Os principais benefícios da automação são a redução de erros humanos, otimização de tempo, diminuição de custos operacionais e melhoria na experiência dos colaboradores. Ao automatizar esses processos, o RH se torna mais eficiente e estratégico, promovendo uma gestão de pessoas mais integrada e ágil.
O que é automação de processos?
Automação de processos é a aplicação de tecnologias para executar tarefas de forma autônoma, sem a necessidade de intervenção humana constante. Na prática, ela substitui processos manuais repetitivos por sistemas automáticos, que realizam desde atividades simples, como enviar um e-mail, até funções mais complexas, como análise de dados. Com a automação, empresas de diferentes setores podem ganhar eficiência, reduzir custos e aumentar a precisão das operações, liberando tempo para que os profissionais possam focar em atividades de maior valor agregado.
O que é automação no processo do trabalho?
Automação no processo de trabalho é o uso de ferramentas tecnológicas para realizar tarefas operacionais dentro do ambiente profissional, seja na indústria, no comércio ou no setor de serviços. No contexto do RH, isso pode incluir desde a triagem de currículos, com uso de algoritmos que identificam perfis ideais para uma vaga, até o processamento de folhas de pagamento com menos esforço humano. A automação transforma a forma como as empresas funcionam, substituindo atividades repetitivas e demoradas por processos ágeis e precisos, garantindo assim mais produtividade e qualidade no ambiente corporativo.
Como você viu a automação de processos no RH envolve a utilização de softwares e ferramentas tecnológicas que ajudam a automatizar tarefas burocráticas e repetitivas do setor.
Ela é importante, pois ajuda a agilizar os processos, aumentar a produtividade, diminuir os erros cometidos e tornar o trabalho mais eficiente e que gera resultados melhores.
Existem vários processos no RH que podem ser automatizados como armazenamento e gestão de dados, processo seletivo, comunicação interna, admissão, desligamento.
Além de gestão da folha de pagamento, monitoramento de indicadores de desempenho e controle da jornada de trabalho.
Com a automação desses processos o trabalho se torna mais ágil e os funcionários do RH podem se focar em atividades mais importantes e que estão ligadas à gestão de pessoas.
Mas para que a automação tenha sucesso é necessário realizar algumas ações que poderão ajudar, entre elas:
- mapear os processos que serão automatizados;
- definir metas;
- integrar a equipe;
- escolher a ferramenta certa;
- monitorar os resultados.
Realizando todas essas ações sua empresa será capaz de aderir a automação de processos no RH com sucesso.
Pois será capaz de encontrar os processos que mais precisam ser automatizados, escolher as ferramentas mais adequadas, estabelecer metas para manter o rendimento.
Além de integrar toda a equipe nesse trabalho e acompanhar os resultados para que possa realizar as mudanças necessárias.
Assim poderá melhorar o trabalho no setor, aumentando o engajamento e a produtividade.
Já que a equipe não perderá tempo com tarefas burocráticas e repetitivas e se focará em tarefas que vão gerar bons resultados para a empresa.
