Neste texto vamos detalhar como apresentar um projeto de RH para sua diretoria de forma objetiva, rápida e eficaz.
Não é preciso ser um expert no assunto para saber que a área de Recursos Humanos (RH) é de fundamental importância para o sucesso de um negócio.
Cada atividade e cada assunto que é discutido nesse setor, com o passar dos anos, tornou-se estratégico para a organização. Não importa o segmento ou o tamanho da empresa, qualquer uma deveria investir em uma estrutura mínima de RH.
Além disso, para que funcione de maneira estratégica, é preciso que a empresa ofereça recursos necessários para que o setor identifique e invista nessas soluções estratégicas.
No entanto, uma das maiores dúvidas gira em torno do como apresentar um projeto para a diretoria, para assim trazer melhorias gerais para a organização.
Pensando nisso, separamos aqui nesse manual do RH, um passo a passo para te ajudar nessa tarefa. Ou seja, aqui você vai conferir dicas de como estruturar a solicitação de aprovação de projetos, e como descobrir dados que ajudam na argumentação.
Bem como, entender porque fazer uma boa apresentação para a diretoria pode fazer a diferença nas ações do setor. Então, boa leitura!
Como apresentar um projeto de RH para a diretoria: passo a passo de como criar e apresentar as ideias.
Vamos imaginar a seguinte situação: no ambiente da empresa, você identificou um problema envolvendo os processos de RH e teve uma grande ideia para solucioná-lo. Porém, você precisa de uma equipe, de recursos financeiros, ferramentas e equipamentos para colocar essa ideia em prática. E agora, o que você vai fazer? Como apresentar um projeto de RH para que a diretoria o torne uma realidade?
Apesar da necessidade, apresentar e solicitar a aprovação de projetos vai requerer da equipe de RH bastante esforço para convencer a diretoria. Muitos profissionais realmente se questionam sobre como apresentar um projeto que irá fazer a diferença nos negócios. A resposta é bastante desafiadora, afinal, os projetos geralmente envolvem custos com ferramentas e mão-de-obra, com um orçamento que precisa ser muito bem-planejado.
No entanto, apesar do desafio, alguns fatores podem aumentar as chances de aprovação e de sucesso na apresentação de um projeto. Um desses fatores é entender que é preciso saber como transformar as grandes ideais em um projeto imune a riscos e imprevistos. Dessa forma, separamos 7 passos para te ajudar com esse processo. Confira:
1. Tenha um objetivo bem definido e exponha o problema
Você identificou o problema, certo? Então, o primeiro passo é escrever e deixar claro qual é objetivo específico desse projeto. Ou seja, quais objetivos esse projeto pretende alcançar? E ainda, quais são as expectativas em torno desse projeto? Bem como, qual é o problema que essas ações atacam.
Se o problema for os altos índices de rotatividade de colaboradores, os objetivos devem envolver ações de employer branding, clima organizacional, implementar uma cultura de feedbacks e até mesmo provocar mudanças na cultura organizacional, por exemplo. Cada ação deve ser pensada, considerando os resultados que podem ser alcançados. Por isso, definir o objetivo é tão importante. Mas, além de definir, é importante fazer expor o problema.
E quando falamos sobre expor o problema, é importante levar números, dados, pesquisa e todo o tipo de informação que leve em conta não só o problema, mas a ação que deve ser implementada para resolvê-lo.
Caso contrário, você teria uma solução para um problema não apresentado. Por exemplo, propor ações que aumentem as vendas dos produtos da empresa, sendo que as vendas concordam com as expectativas da organização. Se o problema for apontado de forma vaga, provavelmente ele poderá ser considerado como irrelevante, e o projeto não será colocado em prática.
Além disso, é preciso tomar cuidado para que as informações necessárias sejam apresentadas de forma organizada, deixando claro o que é preciso ser resolvido.
De encontro a definição de objetivos, está o alcance da credibilidade dos diretores, que é o próximo grande passo em como apresentar um projeto de RH para a diretoria.
2. Como apresentar um projeto de RH: construa credibilidade
Antes mesmo de levar o seu projeto a diretoria, é importante certificar-se que você está em posição para fazer isso. Ou seja, essa iniciativa não é aconselhável para colaboradores inexperientes ou recém-contratados.
Afinal, para que a ideia de um projeto seja considerada, é preciso construir credibilidade da equipe, e isso só se adquire com o tempo e com a experiência, como em qualquer outro cargo. Seus líderes e diretores precisam confiar em você, conhecer o potencial da sua equipe e ter certeza que de você saberá como executar aquilo que está propondo.
Esse nível de abertura a novas sugestões irá variar de acordo com a cultura organizacional. Porém, as chances do projeto ser aprovado aumentam quando a equipe tem uma reputação positiva na empresa. E essa reputação pode ser criada a partir de pequenas ações de melhorias, que não envolvem tanto recursos humanos ou financeiros. Assim, aumentando a credibilidade para maiores projetos.
Outra forma de fazer isso é ouvindo a diretoria. Como assim? Sem dúvida, durante a solicitação para aprovação do projeto, é muito comum que a diretoria apresente contra-argumentos. Simplesmente porque é o papel deles questionar a viabilidade do projeto.
Sendo assim, uma estratégia eficaz é ouvir as considerações feitas, compreender os argumentos e claro, esclarecer algumas questões ao apresentar soluções mais efetivas. Tudo isso irá aumentar não só a credibilidade, como também a confiança da diretoria na equipe.
3. Alinhe as ideias com a cultura organizacional
E por falar em cultura organizacional, é sempre importante se atentar ao fato de que os objetivos do projeto precisam estar alinhados aos objetivos e valores da cultura da empresa. Ou seja, antes de apresentar um projeto para a diretoria, você precisa garantir que o mesmo está alinhado ao DNA da empresa.
Se a sua ideia de melhorar o bem-estar dos colaboradores for uma estratégia agressiva, por exemplo, a sua ideia pode falhar se esse não for o perfil da organização onde você trabalha. Portanto, avalie se o que você está propondo tem a ver com a identidade e com os valores da empresa.
Além disso, essa ideia precisa ser relevante. Mesmo que seja um problema antigo na organização, ou algum outro projeto mal implementado, é preciso causar surpresa. Assim, mostrando que a sua equipe está pronta não só para resolver os problemas, como também para aumentar os resultados da organização, de forma estratégica e eficiente.
4. Elabore uma justificativa e uma metodologia
Na hora de elaborar a justificativa para o seu projeto de RH, considere os objetivos estratégicos da empresa. A necessidade de ações urgentes pode aumentar as chances da sua ideia ser colocada em prática. E por mais que as outras ideais também sejam relevantes e importantes, começar por uma mais urgente irá ajudar a aumentar a sua credibilidade. Não se esqueça de ter na manga bons argumentos para defender o seu ponto de vista.
Além disso, muito mais do que apresentar uma justificativa, você precisará contar aos diretores como o projeto vai funcionar. Ou seja, a ideia está lançada, mas como os objetivos serão alcançados?
Isso também irá incluir os estudos de riscos, previsões sobre possíveis falhas e como elas serão contornadas. Faça uma lista de tudo o que o seu projeto pode entregar. Quanto mais informativo ele for, maiores são as chances dele ser bem aceito pela diretoria. Só tome os cuidados necessários para ser objetivo, e não prolixo.
5. Como apresentar um projeto de RH: faça um orçamento e defina métricas
Para que os objetivos do projeto sejam alcançados, você provavelmente precisará de recursos humanos e financeiros. Portanto, liste todos os recursos a serem utilizados e deixe isso claro aos diretores. Isso irá envolver:
- a contratação de profissionais;
- salário da equipe, benefícios e o tempo que cada um irá dedicar às atividades que envolvem o projeto;
- fornecedores;
- bem como sistemas, ferramentas e equipamentos necessários para colocar a sua ideia em prática.
Não se esqueça de incluir o custo de cada item, e o valor total para que os gestores e diretores tenham uma noção exata do investimento que será feito no projeto.
Além disso, muito mais do que apresentar o orçamento, você precisará convencer a empresa que todos os recursos utilizados valerão a pena. Sendo assim, você pode contar com o apoio de indicadores de desempenho para argumentar esses gastos. Um indicador que pode te ajudar nessa etapa é o ROI, ou Retorno Sobre Investimento.
ROI: Retorno sobre investimento
Todo projeto deve ter métricas de avaliação dos resultados, independente dos objetivos propostos. Portanto, não se esqueça de mostrar como será feita a análise dos resultados. Essa ação irá deixar os diretores mais seguros, e aumentará as chances da sua ideia ser aprovada. Entre os indicadores mais usados está o ROI.
Em resumo, ele é utilizado para mensurar o cálculo dos resultados de uma determinada área ou ação específica. O uso desse indicador no setor é bastante interessante, pois ajuda a demonstrar a viabilidade dos projetos de RH. Assim, melhorando a argumentação e aumentando as chances do projeto ser aceito pela diretoria.
De maneira geral, eles indicam se os investimentos realizados a partir do projeto, podem gerar retorno para a organização. Calcular esse indicador é muito simples: basta fazer a substração do custo do investimento, pelo lucro do investimento. Em seguida, faça a divisão desse valor pelo custo do investimento.
Vamos exemplificar: imagine que você irá precisar de R$3 mil. Com a aplicação desse projeto, o lucro estimado gira em torno de R$15 mil. Ao fazer a conta, o ROI será igual a 4. Isso quer dizer que, o investimento realizado foi de 400% em relação ao valor investido.
Ou seja, a empresa ganhou, e esse será um forte argumento na hora de apresentar o seu projeto de RH.
6. Não se esqueça de montar um cronograma
Tão importante quanto definir objetivos, métricas e recursos, é apresentar um cronograma de execução das etapas. Assim, a diretoria poderá entender qual o prazo previsto do projeto.
Sendo assim, estipule datas para:
- contratação de fornecedores, bem como para montagem da equipe;
- implementação do projeto;
- além da avaliação dos resultados.
Para ficar mais prático e visual, coloque em uma tabela, e informe os prazos para todos os envolvidos no projeto. Sem um cronograma, mesmo que o seu projeto seja aprovado, dificilmente ele sairá do papel.
7. Como apresentar um projeto de RH: documente o seu projeto e seja objetivo na apresentação
Por mais que você esteja se sentindo confiante para apresentar verbalmente o seu projeto para a diretoria, é importante que o mesmo seja documentado. Pois, isso irá ajudar a absorver melhor a ideia, e também porque o material pode ser distribuído para uma avaliação mais profunda, e para eventuais consultas, quando necessário.
Para que seja claro, objetivo e informativo, o seu projeto deve conter:
- o problema e os objetivos;
- quem poderá se beneficiar com ele;
- quem são as pessoas envolvidas e as tarefas a serem realizadas por cada um;
- o orçamento e os resultados esperados;
- bem como o cronograma de ação;
Nada de cansar o seu público
Por fim, chegou o grande momento: o dia da apresentação. Aqui, o cuidado será o de não cansar o seu público. Assim como ao elaborar o projeto, você destacou os principais pontos, apresentar um projeto precisa considerar os seguintes aspectos:
- clareza;
- objetividade;
- criatividade;
- transparência;
- e confiança.
Ao combinar esses elementos, você faz com que a sua ideia seja explorada de maneira assertiva, e sem tornar o problema longo ou cansativo. Assim, o poder de retenção será ainda maior.
Por que a equipe deve fazer uma apresentação para diretoria?
Após entender o passo a passo de como apresentar um projeto de RH para a diretoria, é preciso que você entenda a importância disso para a empresa e para o desenvolvimento profissional.
Em resumo, trata-se de um diferencial no mercado, tanto para o setor de RH, quanto para a gestão estratégica de pessoas, que visam trazer melhores resultados para a empresa como um todo. Além de uma forma de aproximar os colaboradores dos líderes e vice-versa.
Boas ideias trazem resultados melhores para todas as partes. Dessa forma, a organização só tem a crescer, e terá insumos para competir no mercado de trabalho. Daí a importância em investir em uma boa relação entre as partes.
Além disso, quando um projeto é implementado de forma estratégica e eficiente, a marca e os profissionais envolvidos só tem a ganhar em termos de:
- atração e retenção de talentos;
- identificação de lideranças internas e pessoas com habilidades que se destaquem;
- possibilidade da empresa de oferecer um plano de carreira promissor;
- clima organizacional mais harmonioso;
- maior competitividade no mercado, entre outros.
De forma geral, uma empresa focada na gestão de pessoas pode oferecer benefícios de maneiras distintas, e se beneficiar também com os resultados dessas implementações.
Conclusão
Por fim, o que você achou deste conteúdo? Deixe nos comentários quais são suas maiores dificuldades quando o assunto é como apresentar um projeto promissor para a diretoria. E compartilhe o conteúdo com outras empresas e profissionais de RH.
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