Você está cometendo erros na hora de admitir seus funcionários e nem percebe. Cada detalhe ignorado pode virar uma dor de cabeça com a justiça ou uma multa no eSocial. Se você quer aprender como fazer a admissão de um funcionário do jeito certo — sem burocracia, sem erro e sem dor de cabeça —, esse conteúdo é pra você.
Neste guia completo, você vai ver o passo a passo prático e atualizado do processo admissional. E o melhor: vamos te mostrar como a tecnologia pode te livrar do caos das planilhas e transformar a forma como você trabalha no RH.
O que é o processo de admissão e por que ele é tão importante?
A admissão de um funcionário é o momento em que a empresa formaliza o vínculo empregatício com um novo colaborador. Parece simples, mas é uma etapa cheia de responsabilidades legais e riscos para o empregador. É nesse momento que tudo começa: registro na CTPS, envio de informações ao eSocial, exames admissionais, assinatura de contrato, entre outros detalhes obrigatórios.
Muitos profissionais de DP subestimam o impacto desse processo. Só que uma admissão mal feita pode resultar em multas por descumprimento da CLT, erros no eSocial e até ações trabalhistas. Além disso, o novo colaborador tem seu primeiro contato oficial com a empresa. E acredite: essa impressão conta muito para o engajamento futuro.
A admissão correta não é só papelada — é também estratégia e experiência do colaborador. Empresas que dominam esse processo conseguem mais do que evitar dores de cabeça jurídicas: elas fortalecem a imagem da marca empregadora.
Etapas do processo de admissão: o que você precisa saber
Para acertar na admissão de um funcionário, você precisa dominar as etapas desse processo. Cada fase tem sua importância — e todas devem seguir as exigências da legislação trabalhista. Vamos ao passo a passo:
1. Aprovação e proposta
Após o processo seletivo, o gestor aprova o candidato e o RH envia uma proposta formal. Isso inclui salário, benefícios, jornada, data de início e outros detalhes.
2. Coleta de documentos
O colaborador deve enviar documentos como RG, CPF, PIS, comprovante de residência, certidão de nascimento/casamento, entre outros. Organizar essa etapa é essencial para evitar retrabalho.
3. Exame admissional
O exame médico é obrigatório segundo a NR-7 e deve ser feito antes da entrada oficial do colaborador. Só com o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) em mãos é que a contratação pode seguir.
4. Registro na CTPS e eSocial
O registro precisa ser feito até um dia antes do início das atividades. Desde 2019, isso é feito diretamente pelo eSocial — nada de anotar na carteira de papel, hein!
5. Contrato de trabalho
A empresa deve redigir o contrato com todas as condições acordadas. Ele precisa ser assinado pelas duas partes, com clareza nas obrigações e direitos.
6. Integração e onboarding
O novo colaborador precisa ser acolhido. Apresentar a empresa, os colegas, o setor e os processos reduz ansiedade e aumenta o engajamento desde o primeiro dia.
Essas etapas são simples na teoria, mas na prática exigem organização e atenção aos prazos. E aí que muita gente se complica.
Documentos necessários para admitir um novo colaborador
Organização é tudo na hora de admitir um funcionário. Uma das etapas que mais geram retrabalho é a coleta de documentos. Muitos DPs perdem horas correndo atrás de papéis que poderiam ter sido solicitados de forma automatizada.
Veja os principais documentos exigidos:
Documento de identificação com foto (RG ou CNH)
CPF
Comprovante de residência atualizado
Título de eleitor
Carteira de Trabalho (física ou digital)
Cartão PIS/PASEP
Certidão de nascimento ou casamento
Certificado de reservista (para homens)
Comprovante de escolaridade
Certificados profissionais (se aplicável)
Dados bancários para depósito salarial
Foto 3×4 (em alguns casos)
Além disso, a empresa também precisa gerar documentos como:
Contrato de trabalho
Ficha de registro de empregado
Atestado de saúde ocupacional (ASO)
Termos de confidencialidade, se necessário
Uma dica de ouro: crie um checklist digital e automatizado. Assim, você evita esquecer documentos, mantém tudo organizado e agiliza o processo. E melhor ainda se seu sistema já integrar essa etapa — como o software da Empregare faz.
Principais erros cometidos na admissão e como evitá-los
Você pode fazer tudo certinho… e ainda assim cometer um deslize que vai custar caro. Os erros mais comuns na admissão podem resultar em penalidades, atrasos e até insatisfação do colaborador. Veja os principais:
Não registrar o funcionário no prazo
Segundo a CLT, o registro deve acontecer até o dia anterior ao início do trabalho. Esquecer isso pode gerar multas que passam dos R$ 3 mil.Erro de dados no eSocial
Informar dados errados ou incompletos é um problema sério. O sistema cruza informações automaticamente e qualquer inconsistência pode gerar autuações.Falta de exame admissional
Dispensar o exame médico é uma infração grave. Além de ilegal, pode gerar questionamentos em casos de acidente de trabalho.Contrato com cláusulas erradas ou vagas
Um contrato mal feito abre brechas para disputas judiciais. É fundamental que ele esteja claro, atualizado e revisado.Documentação incompleta
Se faltar um documento básico, o processo trava. Sem CPF, por exemplo, não dá nem pra registrar no sistema.
Para evitar esses erros, automatize o processo e tenha um checklist validado pelo jurídico. Softwares como o da Empregare fazem isso por você — com alertas, fluxos e controle total do processo.
Como a tecnologia pode revolucionar o processo de admissão
Vamos ser sinceros: fazer admissão manualmente em 2025 é pedir pra sofrer. Além de improdutivo, o processo manual está mais sujeito a erros, falhas humanas, perda de documentos e atrasos. E o pior? Ainda existe quem dependa de e-mails e planilhas para organizar tudo isso.
Agora compare com um processo digital:
| Processo Manual | Processo com Software Empregare |
|---|---|
| Planilhas e papelada | Plataforma 100% online |
| Risco de erros e retrabalho | Alertas automáticos e validações legais |
| Lento e burocrático | Fluxo ágil, com notificações automáticas |
| Falta de integração com eSocial | Integração direta com eSocial |
| Colaborador desinformado | Comunicação digital com checklist |
Além disso, o colaborador recebe orientações claras, envia documentos online e já começa com uma boa impressão da empresa.
O próximo passo para transformar a sua admissão de funcionários
Agora você já sabe como fazer a admissão de um funcionário da forma correta e estratégica. Viu o passo a passo, os documentos necessários, os erros mais comuns — e, principalmente, como a tecnologia pode mudar tudo isso.
Chega de processos manuais, planilhas sem controle e retrabalho. A admissão pode (e deve!) ser simples, rápida e segura. E hoje, isso está a um clique de distância.
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