Como aumentar a produtividade na empresa? Confira essas 10 dicas!

Diante de um mundo globalizado, produzir mais e em menos tempo tornou-se uma questão de sobrevivência para grande parte das empresas. A produtividade tornou-se um índice de alta competitividade no mercado. Portanto, é importante que os gestores desenvolvam estratégias eficientes e assertivas, com o objetivo de manter a motivação e a produtividade de seus funcionários. Pensando nisso, preparamos esse artigo, para te explicar não só a importância em manter a alta produtividade, como também listamos dicas de como aumentar a produtividade na empresa. Boa leitura!  

Produtividade na empresa: porque investir?

Salários e um plano de benefícios atraentes nem sempre retém os melhores talentos. Boa parte das empresas adotam estratégias focando sempre na remuneração, e esquecem de fatores importantes que podem não só aumentar a produtividade, como também aumentar o nível de satisfação de seus colaboradores. Fatores como: clima e cultura organizacional fortalecida, palestra motivacionais, programas de incentivos, treinamento e desenvolvimento estratégico, bônus por produtividade e engajamento, entre outros. Todos esses itens são estratégias da gestão de pessoas que favorecem o employer branding, e ainda, oferecem bons resultados gerais para a organização.

Independentemente do porte da sua empresa, investir em melhorar a produtividade da sua equipe pode garantir mais ganhos e grandes benefícios para a organização. Assim, podendo proporcionar melhorias para seus funcionários, como promoções e até aumento de salários. E ainda, um aumento na produtividade otimiza os processos, e cria um ambiente onde cada um dos colaboradores possa focar no que faz, com as ferramentas e recursos apropriados para cada função. 

Além disso, as empresas devem oferecer produtos e serviços melhores do que sua concorrência, assim, uma boa gestão de pessoas deve garantir vantagem com relação às demais equipes. Isso significa investir em estratégias que visam aumentar a produtividade na empresa.  

Em resumo, a produtividade não tem a ver com a quantidade, mas, sim, com a qualidade e com o tempo gasto na produção, somada ao uso eficiente dos recursos disponíveis. Afinal, existe uma grande diferença entre trabalhar mais e melhor. Fazer mais, com menos recursos é um dos objetivos primordiais no mercado de hoje. Nesse sentido, para que a sua empresa pare de se esforçar, e ainda ter a sensação de que não saiu do lugar, separamos algumas dicas para ajudá-lo a melhor a produtividade na empresa. Mas, antes, vamos entender como anda a produtividade aí na sua organização. 

Como anda a produtividade na empresa?

Em primeiro lugar, é importante reforçar que nenhuma decisão estratégica vindo da gestão de pessoas deve ser baseada em “achismos”. Portanto, antes de conferir nossas dicas, é importante que você saiba (baseando-se em números) quais são os fatores que prejudicam a produtividade na empresa. 

Dessa forma, a primeira ação é medir a quantidade de horas que uma tarefa costuma levar para ser desenvolvida. Pode ser que determinada atividade esteja passando por etapas desnecessárias e acabam por levar mais tempo, além de prejudicar o engajamento da equipe. Uma das formas de entender esses fatores é conversando com os seus colaboradores, e perguntando-lhes o que acreditam que pode ser melhorado nos processos. Sem essa análise, ficará difícil chegar a uma conclusão sobre quais são os pontos de melhoria da produtividade.

Além disso, antes de partir para as ações que aumentam a produtividade, analise com a equipe se diferentes colaboradores executam a mesma tarefa, bem como qual é a média de tempo gasto. Dessa forma, é possível trabalhar em pontos de melhorias para que determinada tarefa seja realizada de maneira mais rápida. Observe também quais são os índices de retrabalho. Se a sua esquipe precisa refazer constantemente as suas tarefas, é porque algo está errado, seja por falha na comunicação, ou devido ao uso inapropriado de ferramentas. Tudo isso deve ser analisado antes de promover grandes ações que visem aumentar os índices de produtividade.

10 dicas que vão te ajudar a aumentar a produtividade na empresa

Com tudo isso em mente, confira, a seguir, as dicas que separamos para você sobre como aumentar a produtividade na empresa:

1. Planeje, defina e execute metas e objetivos organizacionais

Não adianta investir nas melhores ações para aumentar a produtividade na empresa, se a mesma não sabe quais são suas metas e objetivos. E isso tem a ver com onde a empresa deseja chegar. Portanto, é essencial que a empresa planeje, e mantenha suas metas e objetivos bem definidos. Atualmente, existem diversas ferramentas e metodologias que ajudam a definir. Entre elas, está o método SMART: 

Através desse método, a empresa consegue estabelecer metas Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e Temporizáveis. Confira com mais detalhes a seguir:

• S (Specific ou Específicos): suas metas devem ser formuladas de maneira específica e precisa;
• M (Measurable ou Mensuráveis): elas devem ser definidas de forma que possam ser analisadas e mensuradas em termos de valores ou volumes, assim, evitando os “achismos”;
• A (Attainable ou Atingíveis): as metas precisam alcançáveis para gerar identificação e propósito;
• R (Realistic ou Realistas): elas precisam ser realistas, isto é, elas devem pretender alcançar objetivos iguais aos que os meios e recursos permitem;
• T (Time-bound ou Temporizáveis) : por fim, elas devem ter prazo e duração definidos.

Além disso, é preciso saber também como compartilhar essas informações para todas as equipes. Para tanto, a gestão pode usar quadro de avisos, automação de emails, e softwares específicos para facilitar a comunicação. Dessa forma, os colaboradores não entenderão somente as metas, mas também entenderão suas funções durante o processo. E essa dica nos leva a próxima:  

2. Defina os papéis e responsabilidades com clareza 

Muitas vezes os prejuízos na produtividade são resultados de falhas na comunicação e na divisão de responsabilidades da equipe. Dessa forma, essa divisão precisa ser feita de forma clara e detalhada, tanto entre as equipes, quanto de forma individual. O primeiro passo é definir e compartilhar as metas. Já o segundo passo é justamente fazer com que sua equipe entenda qual é o papel de cada um nos processos. 

3. Recrute e selecione talentos com qualidade a fim de aumentar a produtividade na empresa

Uma das ações primordiais para aumentar a produtividade na empresa é contar com candidatos qualificados que irão executar as funções. Além de garantir que eles possam se desenvolver e oferecer o seu máximo potencial à empresa. Não tenha medo de explorar os requisitos fundamentais para as vagas, por exemplo: formação, experiência, comportamento alinhado ao perfil, fit cultural, entre outros.

Use o tempo, a expertise e os melhores canais para encontrar o profissional mais adequado. Investir em programas de treinamento e desenvolvimento também é uma ação considerável quando falamos de indicadores de produtividade na empresa. Principalmente para novos funcionários com dificuldades de adaptação às funções e rotinas específicas da organização. 

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4. Proporcione comunicação e cultura produtivas

Como já mencionamos, as falhas na comunicação podem gerar baixa produtividade na empresa. Sendo assim, estabelecer uma boa comunicação é um ponto fundamental na gestão. É dever do setor de RH garantir que o gestor está acompanhando assertivamente a sua equipe. Bem como, garantir que os seus colaboradores estão atendendo às expectativas, metas e prioridades definidas pela organização. 

Quando não foram correspondidas, a gestão deve comunicar, e ações serão implementadas de modo a proporcionar melhorias na comunicação, e fortalecer a cultura de produtividade na empresa. 

5. Organize e humanize o ambiente de trabalho

Ninguém merece trabalhar em um ambiente que não é capaz de oferecer os recursos necessários, ou um ambiente confortável para o bom desempenho da função. Nesse sentido, o ambiente de trabalho deve ser o mais organizado e humanizado possível para garantir um aumento da produtividade na empresa. Para tanto, esse ambiente precisa:

• Oferecer salários e benefícios compatíveis com o mercado e com as expectativas dos talentos;
• Ser limpo, saudável, agradável e com os recursos necessários para que os colaboradores possam desempenhar bem seus papeis;
• Permitir uma comunicação clara e objetiva entre gestores e colaboradores; 
• Respeitar a cultura e as regras de educação e boa convivência;
• Promover o desenvolvimento profissional e pessoal de seus colaboradores;
• Incentivar a busca por uma boa saúde mental no ambiente de trabalho.

6. Simplifique, priorize e automatize tarefas para aumentar a produtividade na empresa

Um dos grandes problemas relacionados à produtividade na empresa dizem respeito às tarefas e aos procedimentos que são, muitas vezes, complexos e com muitas particularidades. Ou seja, processos que diminuem as chances de garantir que a sua empresa construa um negócio cada vez mais produtivo. Dessa forma, é importante analisar e optar por simplificar os processos organizacionais. 

Pense e analise quais processos são extremamente burocráticos. Bem como, analise quais procedimentos são inúteis e só servem para ocupar ainda mais o tempo da sua equipe. Além disso, é importante automatizar algumas tarefas e substituir processos manuais por soluções tecnológicas. Assim, evitando erros e otimizando o tempo gasto nas atividades. Evitar erros e retrabalhos, e eliminar tarefas desnecessárias são apenas dois benefícios adquirimos ao automatizar processos.   

7. Identifique as falhas no processo para aumentar a produtividade na empresa

Quando você simplifica e automatiza os processos, fica mais fácil identificar as falhas no processo produtivo, e a partir desse conhecimento, propor mudanças e melhorias que irão garantir o sucesso do negócio.

Pequenos erros e gargalos na produção podem ser, facilmente, identificados e solucionados com a contratação de um bom software de gestão, por exemplo. Pois, este irá permitir que sua equipe acompanhe, analise a execução das rotinas organizacionais.  

8. Mantenha as suas equipes sempre motivadas

É difícil falar de produtividade, sem ter em vista a motivação. Muitas equipes precisam estar motivadas e engajadas com o seu trabalho para que, assim, possam oferecer o melhor de si, e cumpram as metas com maestria. Para ajudar a motivar a sua equipe, aí vai uma série de dicas. Confira: 

• Garanta que a comunicação das tarefas estejam bem definidas, e que são significativas. Tanto para o objetivo maior da organização, como também de cada colaborador. Isto é, garanta que o processo e a execução das atividades façam sentido para seus colaboradores, e ainda assim, tragam resultados expressivos;
• Dê autonomia para que seus colaboradores executem suas tarefas da forma que eles acharem melhor. Ou seja, abra espaço para discussões, ideias e colaboração;
• Crie um ambiente no qual os colaboradores se sintam confortáveis e engajados. Afinal, a desmotivação de um único funcionário pode afetar toda a equipe;
• Distribua adequadamente as tarefas, e evite que a carga de trabalho seja alta para uns, e mínima para outros. Em outras palavras, tome cuidado para que o profissional possa trabalhar em um ritmo do qual possa sustentar;
• Defina tarefas, atividades e desafios que permitam aos seus colaboradores aprender e se desenvolver continuamente. 

9. Use a tecnologia para aumentar a produtividade na empresa

Opte por ferramentas e soluções tecnológicas que possam acelerar os processos, e diminuir a burocracia desnecessária. Automatizar processos manuais, é uma excelente forma de aumentar a produtividade na empresa. 

Existem diversos recursos e ferramentas que facilitam a comunicação interna, programas que integram processos da empresa, e sistema de recrutamento e seleção e de gestão, por exemplo, que auxiliam o RH em suas diversas atividades.

No início parece complicado adotar novas tecnologias, afinal, demandará tempo e recursos humanos e financeiros para adaptação e implantação. Porém, a longo prazo, a empresa só tem a ganhar.

Para facilitar a identificação das soluções mais eficazes para o seu negócio, analise as necessidades de tecnologia do seu negócio. Ou seja, exame quais processos manuais estão acontecendo na empresa, e pense em como eles podem ser automatizados. 

10. Estabeleça métricas de produtividade

Por último, é importante estar atento não só aos índices de produtividade, como também aos índices de absenteísmo, aparência do local, relações com os colegas ( clima organizacional), comunicação, entre outros.

Com esses índices em mãos, está na hora de estabelecer critérios de produtividade por setor ou função. Bem como criar indicadores quantitativos para medir o quanto o ambiente é produtivo, e o que pode ser feito para promover melhorias:

• quantidade de contatos realizados por vendedores, por exemplo;
• lucratividade;
• capacidade de produção e tempo gasto;
• qualidade, entre outros. 

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Luís Marino

Com mais de 25 anos de experiência na liderança e desenvolvimento de equipes em empresas nacionais e multinacionais, atualmente atuo como CEO da EMPREGARE.com. Minha base acadêmica é solidificada por uma graduação em Psicologia e um MBA em Gestão Estratégica de Pessoas, complementados por uma especialização em Psicologia Analítica de Carl Gustav Jung e uma formação executiva em Gestão de Pessoas. Além dessas qualificações, também sou formado em Educação Física, com especialização em Atividade Física Personalizada e Fisiologia do Exercício, e em Medicina Tradicional Chinesa – Acupuntura. Essa diversidade de conhecimentos me permite abordar a gestão de pessoas de uma maneira holística, integrando bem-estar físico e mental ao desenvolvimento profissional.