Como aumentar a produtividade na empresa? Confira essas 10 dicas!

Diante de um mundo globalizado, produzir mais e em menos tempo tornou-se uma questão de sobrevivência para grande parte das empresas. A produtividade tornou-se um índice de alta competitividade no mercado. Portanto, é importante que os gestores desenvolvam estratégias eficientes e assertivas, com o objetivo de manter a motivação e a produtividade de seus funcionários. Pensando nisso, preparamos esse artigo, para te explicar não só a importância em manter a alta produtividade, como também listamos dicas de como aumentar a produtividade na empresa. Boa leitura!  

Produtividade na empresa: porque investir?

Salários e um plano de benefícios atraentes nem sempre retém os melhores talentos. Muitos gestores sentem na pele essa frustração, mas os dados confirmam: segundo o relatório State of the Global Workplace’ da Gallup, uma das maiores pesquisas sobre ambiente de trabalho do mundo, as principais razões que levam um funcionário a pedir demissão estão ligadas à falta de oportunidades de crescimento e a uma gestão ruim, e não apenas ao salário.

Boa parte das empresas adotam estratégias focando sempre na remuneração, e esquecem de fatores importantes que podem não só aumentar a produtividade, como também aumentar o nível de satisfação de seus colaboradores.”

Fatores como: clima e cultura organizacional fortalecida, palestra motivacionais, programas de incentivos, treinamento e desenvolvimento estratégico, bônus por produtividade e engajamento, entre outros. Todos esses itens são estratégias da gestão de pessoas que favorecem o employer branding, e ainda, oferecem bons resultados gerais para a organização.

Independentemente do porte da sua empresa, investir em melhorar a produtividade da sua equipe pode garantir mais ganhos e grandes benefícios para a organização. Assim, podendo proporcionar melhorias para seus funcionários, como promoções e até aumento de salários.

E ainda, um aumento na produtividade otimiza os processos, e cria um ambiente onde cada um dos colaboradores possa focar no que faz, com as ferramentas e recursos apropriados para cada função. 

Além disso, as empresas devem oferecer produtos e serviços melhores do que sua concorrência, assim, uma boa gestão de pessoas deve garantir vantagem com relação às demais equipes. Isso significa investir em estratégias que visam aumentar a produtividade na empresa.  

Em resumo, a produtividade não tem a ver com a quantidade, mas, sim, com a qualidade e com o tempo gasto na produção, somada ao uso eficiente dos recursos disponíveis. Afinal, existe uma grande diferença entre trabalhar mais e melhor.

Fazer mais, com menos recursos é um dos objetivos primordiais no mercado de hoje. Nesse sentido, para que a sua empresa pare de se esforçar, e ainda ter a sensação de que não saiu do lugar, separamos algumas dicas para ajudá-lo a melhor a produtividade na empresa. Mas, antes, vamos entender como anda a produtividade aí na sua organização. 

Como anda a produtividade na empresa?

Em primeiro lugar, é importante reforçar que nenhuma decisão estratégica vindo da gestão de pessoas deve ser baseada em “achismos”. Portanto, antes de conferir nossas dicas, é importante que você saiba (baseando-se em números) quais são os fatores que prejudicam a produtividade na empresa. 

Dessa forma, a primeira ação é medir a quantidade de horas que uma tarefa costuma levar para ser desenvolvida. Pode ser que determinada atividade esteja passando por etapas desnecessárias e acabam por levar mais tempo, além de prejudicar o engajamento da equipe.

Uma das formas de entender esses fatores é conversando com os seus colaboradores, e perguntando-lhes o que acreditam que pode ser melhorado nos processos. Sem essa análise, ficará difícil chegar a uma conclusão sobre quais são os pontos de melhoria da produtividade.

Além disso, antes de partir para as ações que aumentam a produtividade, analise com a equipe se diferentes colaboradores executam a mesma tarefa, bem como qual é a média de tempo gasto. Dessa forma, é possível trabalhar em pontos de melhorias para que determinada tarefa seja realizada de maneira mais rápida. Observe também quais são os índices de retrabalho. Se a sua esquipe precisa refazer constantemente as suas tarefas, é porque algo está errado, seja por falha na comunicação, ou devido ao uso inapropriado de ferramentas. Tudo isso deve ser analisado antes de promover grandes ações que visem aumentar os índices de produtividade.

10 dicas que vão te ajudar a aumentar a produtividade na empresa

Com tudo isso em mente, confira, a seguir, as dicas que separamos para você sobre como aumentar a produtividade na empresa:

1. Planeje, defina e execute metas e objetivos organizacionais

Não adianta investir nas melhores ações para aumentar a produtividade na empresa, se a mesma não sabe quais são suas metas e objetivos. E isso tem a ver com onde a empresa deseja chegar. Portanto, é essencial que a empresa planeje, e mantenha suas metas e objetivos bem definidos. Atualmente, existem diversas ferramentas e metodologias que ajudam a definir. Entre elas, está o método SMART: 

Através desse método, a empresa consegue estabelecer metas Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e Temporizáveis. Confira com mais detalhes a seguir:

• S (Specific ou Específicos): suas metas devem ser formuladas de maneira específica e precisa;
• M (Measurable ou Mensuráveis): elas devem ser definidas de forma que possam ser analisadas e mensuradas em termos de valores ou volumes, assim, evitando os “achismos”;
• A (Attainable ou Atingíveis): as metas precisam alcançáveis para gerar identificação e propósito;
• R (Realistic ou Realistas): elas precisam ser realistas, isto é, elas devem pretender alcançar objetivos iguais aos que os meios e recursos permitem;
• T (Time-bound ou Temporizáveis) : por fim, elas devem ter prazo e duração definidos.

Além disso, é preciso saber também como compartilhar essas informações para todas as equipes. Para tanto, a gestão pode usar quadro de avisos, automação de emails, e softwares específicos para facilitar a comunicação. Dessa forma, os colaboradores não entenderão somente as metas, mas também entenderão suas funções durante o processo.

2. Defina os papéis e responsabilidades com clareza 

Muitas vezes os prejuízos na produtividade são resultados de falhas na comunicação e na divisão de responsabilidades da equipe. Dessa forma, essa divisão precisa ser feita de forma clara e detalhada, tanto entre as equipes, quanto de forma individual. O primeiro passo é definir e compartilhar as metas. Já o segundo passo é justamente fazer com que sua equipe entenda qual é o papel de cada um nos processos. 

3. Recrute e selecione talentos com qualidade a fim de aumentar a produtividade na empresa

Uma das ações primordiais para aumentar a produtividade na empresa é contar com candidatos qualificados que irão executar as funções. Além de garantir que eles possam se desenvolver e oferecer o seu máximo potencial à empresa. Não tenha medo de explorar os requisitos fundamentais para as vagas, por exemplo: formação, experiência, comportamento alinhado ao perfil, fit cultural, entre outros.

Use o tempo, a expertise e os melhores canais para encontrar o profissional mais adequado. Investir em programas de treinamento e desenvolvimento também é uma ação considerável quando falamos de indicadores de produtividade na empresa. Principalmente para novos funcionários com dificuldades de adaptação às funções e rotinas específicas da organização. 

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4. Proporcione comunicação e cultura produtivas

Como já mencionamos, as falhas na comunicação podem gerar baixa produtividade na empresa. Sendo assim, estabelecer uma boa comunicação é um ponto fundamental na gestão. É dever do setor de RH garantir que o gestor está acompanhando assertivamente a sua equipe. Bem como, garantir que os seus colaboradores estão atendendo às expectativas, metas e prioridades definidas pela organização. 

Quando não foram correspondidas, a gestão deve comunicar, e ações serão implementadas de modo a proporcionar melhorias na comunicação, e fortalecer a cultura de produtividade na empresa. 

5. Organize e humanize o ambiente de trabalho

Ninguém merece trabalhar em um ambiente que não é capaz de oferecer os recursos necessários, ou um ambiente confortável para o bom desempenho da função. Nesse sentido, o ambiente de trabalho deve ser o mais organizado e humanizado possível para garantir um aumento da produtividade na empresa. Para tanto, esse ambiente precisa:

• Oferecer salários e benefícios compatíveis com o mercado e com as expectativas dos talentos;
• Ser limpo, saudável, agradável e com os recursos necessários para que os colaboradores possam desempenhar bem seus papeis;
• Permitir uma comunicação clara e objetiva entre gestores e colaboradores; 
• Respeitar a cultura e as regras de educação e boa convivência;
• Promover o desenvolvimento profissional e pessoal de seus colaboradores;
• Incentivar a busca por uma boa saúde mental no ambiente de trabalho.

6. Otimize e automatize processos com a tecnologia certa

Um dos maiores vilões da produtividade não é a falta de esforço, mas sim o excesso de burocracia e processos manuais que consomem um tempo precioso. Em vez de pedir que sua equipe trabalhe mais, que tal ajudá-la a trabalhar de forma mais inteligente? É aqui que a tecnologia deixa de ser um custo e se torna o maior aliado do gestor.

Comece mapeando as tarefas repetitivas que mais geram gargalos: preenchimento de planilhas, envio de relatórios padronizados, controles manuais. Hoje, existem ferramentas de automação que podem executar essas atividades em segundos, liberando seus talentos para focarem no que realmente importa: a estratégia.

Além disso, a tecnologia é fundamental para identificar falhas que antes eram invisíveis. Um bom software de gestão de projetos, por exemplo, não apenas organiza o fluxo de trabalho, mas também gera dados sobre onde as tarefas mais demoram ou onde o retrabalho é mais frequente.

Com essa visão clara, você deixa de operar no “achismo” e passa a tomar decisões baseadas em evidências, propondo melhorias que atacam a causa raiz do problema, e não apenas os sintomas. A adoção de novas tecnologias pode exigir um investimento inicial de tempo e recursos, mas o ganho em eficiência e a redução de erros a longo prazo são imensuráveis.”

7. Mantenha as suas equipes sempre motivadas

É difícil falar de produtividade, sem ter em vista a motivação. Muitas equipes precisam estar motivadas e engajadas com o seu trabalho para que, assim, possam oferecer o melhor de si, e cumpram as metas com maestria. Para ajudar a motivar a sua equipe, aí vai uma série de dicas. Confira: 

• Garanta que a comunicação das tarefas estejam bem definidas, e que são significativas. Tanto para o objetivo maior da organização, como também de cada colaborador. Isto é, garanta que o processo e a execução das atividades façam sentido para seus colaboradores, e ainda assim, tragam resultados expressivos;
• Dê autonomia para que seus colaboradores executem suas tarefas da forma que eles acharem melhor. Ou seja, abra espaço para discussões, ideias e colaboração;
• Crie um ambiente no qual os colaboradores se sintam confortáveis e engajados. Afinal, a desmotivação de um único funcionário pode afetar toda a equipe;
• Distribua adequadamente as tarefas, e evite que a carga de trabalho seja alta para uns, e mínima para outros. Em outras palavras, tome cuidado para que o profissional possa trabalhar em um ritmo do qual possa sustentar;
• Defina tarefas, atividades e desafios que permitam aos seus colaboradores aprender e se desenvolver continuamente. 

8. Estabeleça métricas de produtividade

Por último, é importante estar atento não só aos índices de produtividade, como também aos índices de absenteísmo, aparência do local, relações com os colegas ( clima organizacional), comunicação, entre outros.

Com esses índices em mãos, está na hora de estabelecer critérios de produtividade por setor ou função. Bem como criar indicadores quantitativos para medir o quanto o ambiente é produtivo, e o que pode ser feito para promover melhorias:

• quantidade de contatos realizados por vendedores, por exemplo;
• lucratividade;
• capacidade de produção e tempo gasto;
• qualidade, entre outros. 

Dica 9: Invista no desenvolvimento contínuo (Upskilling & Reskilling)

Você sente que o mercado avança mais rápido do que a sua equipe consegue acompanhar? A verdade é que a produtividade de hoje depende das habilidades de amanhã. Não basta apenas contratar talentos; é preciso cultivá-los para que não se tornem obsoletos ou, pior, busquem desenvolvimento na concorrência. Implementar uma cultura de aprendizado contínuo é um dos maiores investimentos que você pode fazer. Isso vai além de um treinamento esporádico.

Crie Planos de Desenvolvimento Individual (PDIs) junto com seus colaboradores, mostrando que a empresa se importa com a carreira deles. Incentive o upskilling (aprimorar as habilidades atuais) e o reskilling (aprender novas habilidades para novas funções). Explore formatos flexíveis de aprendizado, como:

• Plataformas de cursos online (Coursera, LinkedIn Learning);
• Programas de mentoria interna, conectando os mais experientes com os novatos;
• Workshops práticos para resolver desafios reais da empresa.

Ao investir no seu time, você não só aumenta a capacidade produtiva e a inovação, mas também envia uma mensagem poderosa de valorização, reduzindo o turnover e criando um ciclo virtuoso de crescimento.

Dica 10: Proteja o tempo e crie uma cultura de foco

Sua equipe vive em um ciclo de reuniões intermináveis, apenas para descobrir que o “trabalho de verdade” precisa ser feito fora do expediente?

A produtividade moderna não é sobre estar ocupado, é sobre ter tempo para o trabalho focado (o famoso “deep work”). Reuniões constantes e notificações a todo instante são os maiores ladrões de produtividade nas empresas. O papel do gestor é ser um guardião do tempo da sua equipe.

Comece auditando a “cultura de reuniões”. Toda reunião precisa mesmo de uma hora? Todos os convidados são essenciais? Implemente regras simples e transformadoras:

• Toda reunião deve ter um objetivo claro e uma pauta definida. Se não tiver, deve ser cancelada.
• Adote o “Dia Sem Reuniões”, um dia na semana dedicado exclusivamente ao trabalho focado e à execução de projetos.
• Estimule a comunicação assíncrona: nem toda pergunta precisa de uma resposta imediata. Use ferramentas de gestão de tarefas e canais de comunicação para registrar demandas que não são urgentes.

Ao criar blocos de tempo protegido, você permite que sua equipe entre em estado de fluxo, produzindo com mais qualidade e em menos tempo, o que reduz o estresse e combate o burnout.

Saúde mental: o pilar invisível (e lucrativo) da produtividade

Você já parou para calcular o custo de um funcionário esgotado? Pior: você sabe o quanto o medo e a ansiedade no ambiente de trabalho estão silenciosamente minando a capacidade da sua empresa de inovar e crescer?

Ignorar a saúde mental da sua equipe não é apenas uma falha humana, é um erro estratégico caríssimo que está drenando seus resultados agora mesmo. A era de tratar o bem-estar como um “benefício fofinho” acabou; hoje, ele é um indicador de performance tão crucial quanto o faturamento.

O custo real do esgotamento: o que os números dizem

Ainda pensa que investir em saúde mental é um luxo? Os dados provam o contrário. A Organização Mundial da Saúde (OMS) estima que a depressão e a ansiedade custam à economia global cerca de US$ 1 trilhão por ano em perda de produtividade.

No Brasil, um dos países mais estressados do mundo segundo pesquisas como a da Ipsos, a realidade não é diferente. O esgotamento, ou burnout, não causa apenas faltas (absenteísmo); ele gera presenteísmo: o funcionário está de corpo presente, mas sua mente está distante, incapaz de se concentrar, tomar decisões e colaborar.

Esse é o custo invisível que corrói a eficiência da sua equipe, aumentando o retrabalho, os erros e os conflitos internos. Ignorar isso é literalmente deixar dinheiro na mesa.

3 passos práticos para criar uma cultura de segurança psicológica e apoio

Mudar esse cenário não exige um orçamento faraônico, mas sim intenção e estratégia. Comece com ações práticas para construir uma cultura de segurança psicológica, onde as pessoas se sintam seguras para serem elas mesmas e pedirem ajuda.

1. Capacite suas lideranças: Seus líderes são a linha de frente. Ofereça treinamentos para que eles saibam identificar os primeiros sinais de esgotamento, aprendam a ter conversas empáticas e sejam promotores de um ambiente de trabalho saudável, e não a causa do estresse.
2. Fale abertamente sobre o tema: Quebre o tabu. Promova rodas de conversa, traga especialistas para palestras e garanta que a comunicação da empresa inclua a saúde mental como um pilar de sua cultura. Isso mostra que a organização se importa e legitima o pedido de ajuda.
3. Ofereça recursos tangíveis: Vá além do discurso e ofereça ferramentas. Programas de Assistência ao Empregado (EAPs), que dão acesso a psicólogos de forma confidencial, e a promoção de horários de trabalho flexíveis são exemplos de ações concretas que demonstram um apoio real e efetivo.

Produtividade no trabalho híbrido: como liderar equipes de alta performance à distância

O modelo híbrido prometeu o melhor de dois mundos, mas para muitos gestores, entregou uma dose dupla de caos. Se você sente que sua equipe está mais distante, a comunicação nunca foi tão truncada e a produtividade virou uma montanha-russa, você não está sozinho. Liderar à distância exige um novo manual de regras, e insistir nos métodos do antigo escritório presencial é a receita para o fracasso, a desmotivação e a perda de talentos.

Os 3 maiores ladrões de produtividade no trabalho remoto (e como combatê-los)

A boa notícia é que os vilões da produtividade remota são bem conhecidos e podem ser combatidos com as estratégias certas. Fique de olho nestes três:

• A comunicação ambígua: No home office, não existe a “passadinha na mesa” para tirar uma dúvida. A falta de clareza gera retrabalho e ansiedade. Combate: pratique a “supercomunicação”. Documente processos, defina em quais canais cada assunto deve ser tratado (ex: Slack para urgências, e-mail para formais) e formalize as decisões importantes por escrito.
• A miragem da produtividade: Gestores inseguros tendem a microgerenciar ou, no outro extremo, abandonar a equipe à própria sorte. Combate: mude o foco de “horas trabalhadas” para “resultados entregues”. Estabeleça metas claras, realize check-ins curtos e frequentes para remover obstáculos e confie na sua equipe.
• A epidemia da solidão: O isolamento é real e destrói o espírito de equipe e a colaboração criativa. Combate: seja intencional na criação de conexões. Promova rituais como cafés virtuais de 15 minutos sem pauta de trabalho, happy hours online e, quando possível, encontros presenciais focados em integração e planejamento estratégico.

Kit de ferramentas essenciais para a gestão e união de equipes híbridas

Tecnologia sem estratégia é apenas mais uma distração. Antes de contratar qualquer software, entenda suas necessidades. O kit básico para um trabalho híbrido funcional geralmente inclui:

• Comunicação Instantânea: Ferramentas como Slack ou Microsoft Teams para conversas rápidas e criação de canais por projeto.
• Gestão de Projetos e Tarefas: Softwares como Asana, Trello ou Jira para que todos saibam quem está fazendo o quê e quais são os prazos.
• Colaboração em Tempo Real: Quadros brancos virtuais como o Miro ou o Mural para sessões de brainstorming, e documentos na nuvem (Google Workspace, Office 365) para co-criação.

Lembre-se: a ferramenta perfeita é aquela que a sua equipe realmente usa. O segredo é combinar a tecnologia com processos claros e uma cultura de confiança e comunicação.

De metas a resultados: como os OKRs podem revolucionar seu alinhamento

Sua empresa define metas no início do ano que viram apenas um pôster na parede ou uma linha esquecida em uma planilha? Se o planejamento estratégico parece desconectado da rotina frenética do dia a dia, está na hora de abandonar as metas de gaveta. Existe uma metodologia ágil e transparente, usada por gigantes como o Google, capaz de conectar o trabalho de cada colaborador diretamente aos objetivos mais ambiciosos da empresa. O nome dela é OKR.

O que são OKRs e por que eles engajam mais que metas tradicionais?

OKR é a sigla para Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-Chave). A lógica é simples e poderosa. O Objetivo é a sua declaração de intenção: é inspirador, qualitativo e diz aonde você quer chegar.

O Resultado-Chave, por sua vez, é a métrica que prova que você chegou lá: ele é numérico, mensurável e diz como você saberá que foi bem-sucedido. Diferente das metas tradicionais, que muitas vezes são impostas de cima para baixo, os OKRs promovem o alinhamento.

Como eles são públicos para toda a empresa, um analista consegue ver como seu trabalho contribui para o OKR do seu time, que por sua vez impacta o OKR da empresa. Essa clareza de propósito, segundo um estudo da Gallup, é um dos principais motores do engajamento dos funcionários.

Guia rápido: como implementar um ciclo de OKRs no seu time amanhã

Implementar OKRs não precisa ser um processo complexo. Você pode começar com um ciclo trimestral, seguindo estes três passos:

1. Defina os Objetivos (Onde vamos?): Junto com a equipe, defina de 1 a 3 objetivos inspiradores e claros para os próximos 90 dias. Um bom objetivo faz o time se sentir animado e um pouco desconfortável. Ex: “Lançar a experiência de onboarding de clientes mais incrível do nosso mercado”.
2. Estabeleça os Resultados-Chave (Como medimos o sucesso?): Para cada objetivo, crie de 2 a 4 resultados-chave com números claros. Eles precisam ser mensuráveis e desafiadores. Ex: “Aumentar a nota de satisfação dos novos clientes de 7 para 9” ou “Reduzir o tempo de ativação da conta de 48 para 24 horas”.
3. Acompanhe o progresso (Estamos no caminho certo?): Realize check-ins semanais. Esta não é uma reunião de cobrança, mas de alinhamento. O objetivo é discutir o progresso, identificar impedimentos e ajustar a rota. A transparência aqui é total.

Feedback que funciona: o motor da melhoria contínua e do engajamento

Lembra daquela sensação de estômago gelado antes de uma avaliação de desempenho anual? Aquele evento formal, uma vez por ano, para discutir o trabalho de 12 meses atrás? Esse modelo não só está quebrado, como é um dos maiores responsáveis pela desmotivação e pela saída de bons funcionários. Em um mundo que muda a cada dia, esperar um ano para orientar ou reconhecer alguém é uma falha de gestão que sua empresa não pode mais se permitir.

Por que a avaliação de desempenho anual se tornou obsoleta?

O modelo tradicional de avaliação anual falha por ser tarde demais, vago demais e, muitas vezes, unilateral. As pessoas não querem ser julgadas; elas querem crescer. E o crescimento não acontece em uma reunião marcada na agenda, mas no fluxo do trabalho diário. Pesquisas mostram consistentemente que funcionários que recebem feedback constante e significativo são exponencialmente mais engajados do que aqueles que passam por uma avaliação formal uma vez ao ano. A falta de diálogo contínuo cria um vácuo que é preenchido por incertezas, ansiedade e desmotivação, levando seus melhores talentos a procurar lugares onde eles se sintam vistos e valorizados em tempo real.

<h3>Como construir uma rotina de feedbacks que sua equipe realmente vai valorizar</h3>

Trocar o monólogo anual por um diálogo contínuo é mais simples do que parece. O segredo é transformar o feedback em um hábito, uma ferramenta de desenvolvimento e não de julgamento.

• Adote as conversas 1:1 (um a um) semanais: Reserve 30 minutos na agenda toda semana, com cada liderado. Essa não é uma reunião de status do projeto, mas um espaço seguro para o funcionário falar sobre suas vitórias, desafios e carreira. É o seu principal canal para dar e receber feedback.
• Pratique o feedback instantâneo e específico: Viu algo incrível? Elogie na hora, em público, explicando o impacto positivo daquela ação. Percebeu um ponto de melhoria? Chame para uma conversa rápida e privada, focando no comportamento e não na pessoa. Use um modelo simples como Situação-Comportamento-Impacto para ser claro e objetivo.
• Peça feedback sobre você: Mostre vulnerabilidade e peça que sua equipe avalie sua liderança. Isso não apenas te ajuda a ser um gestor melhor, como constrói uma confiança imensa e mostra que, na sua equipe, o feedback é uma via de mão dupla.

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Luís Marino

Com mais de 25 anos de experiência na liderança e desenvolvimento de equipes em empresas nacionais e multinacionais, atualmente atuo como CEO da EMPREGARE.com. Minha base acadêmica é solidificada por uma graduação em Psicologia e um MBA em Gestão Estratégica de Pessoas, complementados por uma especialização em Psicologia Analítica de Carl Gustav Jung e uma formação executiva em Gestão de Pessoas. Além dessas qualificações, também sou formado em Educação Física, com especialização em Atividade Física Personalizada e Fisiologia do Exercício, e em Medicina Tradicional Chinesa – Acupuntura. Essa diversidade de conhecimentos me permite abordar a gestão de pessoas de uma maneira holística, integrando bem-estar físico e mental ao desenvolvimento profissional.