Você pode estar cometendo erros graves na hora de contratar — e nem sabe disso. Documentos esquecidos, exigências ilegais e prazos descumpridos estão entre os maiores vilões do RH brasileiro.
Em 2025, o cenário mudou: novas tecnologias, exigências legais e transformações no eSocial tornaram o processo admissional ainda mais técnico e burocrático. E se você, como profissional de Departamento Pessoal ou RH, ainda segue com o mesmo checklist de sempre, está correndo riscos desnecessários.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo completo, atualizado e direto ao ponto com todos os documentos exigidos na admissão de um funcionário, incluindo CLT, estagiários e jovens aprendizes. Tudo baseado nas leis mais recentes e boas práticas do mercado.
Vamos facilitar sua vida com um checklist definitivo, orientações claras, alertas sobre documentos proibidos e, claro, uma ferramenta poderosa para simplificar esse processo de uma vez por todas.
Preparado para transformar seu processo de admissão? Então vem com a gente!
Documentos obrigatórios para todos os tipos de contratação CLT
Quando o assunto é admissão, errar na documentação pode custar caro. Desde a implementação da CTPS Digital e do eSocial, a exigência por conformidade aumentou. Isso significa que o checklist de documentos obrigatórios para contratos CLT precisa ser seguido à risca — não apenas para evitar autuações, mas também para garantir uma boa experiência ao novo colaborador.
Abaixo, listamos os principais documentos obrigatórios para 2025, com explicações práticas para facilitar sua rotina:
Carteira de Trabalho Digital (CTPS Digital)
Substitui a versão física. A empresa faz os registros diretamente no eSocial.CPF e RG
Documentos básicos para identificação. A versão digital também é aceita.Comprovante de residência atualizado
Deve conter o nome do colaborador ou algum parente próximo.Título de Eleitor
Obrigatório para maiores de 18 anos.Certificado de reservista
Exigido para homens entre 18 e 45 anos.Número do PIS/PASEP
Caso o funcionário ainda não tenha, pode ser gerado pela empresa no momento da admissão.Dados bancários
Necessários para depósito de salário. Algumas empresas solicitam extrato bancário como comprovação.Comprovante de escolaridade
Importante principalmente para vagas que exigem formação específica.Foto 3×4
Ainda pode ser pedida por empresas que mantêm crachás físicos.
Esses documentos devem ser apresentados em cópias e originais para conferência. Atenção: todos os documentos originais devem ser devolvidos ao colaborador no prazo máximo de 5 dias úteis, conforme a Lei nº 5.553/68.
Lembre-se também de registrar a admissão no eSocial e assinar digitalmente o contrato, sempre observando o prazo legal de até 5 dias úteis após o início das atividades.
Documentos adicionais por tipo de vínculo: CLT, Estagiário e Jovem Aprendiz
Cada tipo de vínculo empregatício tem suas particularidades, e entender essas diferenças é essencial para evitar problemas legais e garantir uma admissão correta. Não basta seguir o checklist padrão — estagiários e jovens aprendizes, por exemplo, têm exigências específicas que muitas vezes passam despercebidas pelo RH.
Para contratos CLT tradicionais (além dos documentos já listados):
Exame admissional (ASO): obrigatório para atestar a aptidão do colaborador.
Contrato de trabalho assinado: físico ou digital.
Ficha de registro de empregado: pode ser integrada ao sistema da empresa ou enviada ao eSocial.
Para estagiários:
Termo de Compromisso de Estágio (TCE): firmado entre empresa, instituição de ensino e estudante.
Declaração de matrícula atualizada: comprova o vínculo com a escola ou universidade.
Histórico escolar ou boletim: em alguns casos é solicitado.
Atestado médico de saúde ocupacional: recomendável, ainda que não obrigatório.
RG, CPF, comprovante de residência e dados bancários: padrão para qualquer admissão.
Para jovens aprendizes:
Comprovante de matrícula e frequência escolar: exigido por lei.
Certidão de nascimento e CPF: identificação básica.
Contrato de aprendizagem: com duração e especificações do programa.
CPF dos responsáveis legais: para menores de idade.
Exame admissional: obrigatório.
O não cumprimento dessas exigências pode acarretar multas e até cancelamento de programas de aprendizagem. Portanto, organizar os documentos por tipo de vínculo evita retrabalho, garante conformidade e ainda melhora a percepção do novo colaborador sobre a empresa.
Checklist dos documentos dos dependentes do colaborador
Em muitos casos, a admissão de um novo funcionário exige também o envio de documentos relacionados aos seus dependentes. Isso ocorre especialmente quando a empresa oferece benefícios como plano de saúde, auxílio-creche, previdência privada ou deduções no IRRF e INSS. Porém, esse é um dos pontos onde mais ocorrem erros e atrasos na integração do colaborador.
Para evitar retrabalho e garantir que todos os benefícios sejam processados corretamente desde o início, é essencial solicitar os documentos dos dependentes logo no momento da admissão.
Principais documentos dos dependentes:
Certidão de nascimento dos filhos ou enteados
Comprova o vínculo familiar.CPF dos dependentes
Obrigatório mesmo para crianças, de acordo com a Instrução Normativa da Receita Federal nº 1760/2017.Comprovante de matrícula escolar
Necessário para estudantes até 24 anos que sejam incluídos como dependentes no IR ou plano de saúde.Carteira de vacinação atualizada
Exigida para dependentes de até 7 anos em casos de dedução no IR.Declaração de guarda ou tutela judicial
Quando o colaborador é responsável legal por enteados, netos ou outras crianças.Certidão de casamento ou união estável
Para inclusão do cônjuge em benefícios.
Atenção: todos os documentos devem estar legíveis, atualizados e preferencialmente digitalizados em PDF. O envio por e-mail ou sistema automatizado agiliza o processo e evita perda de documentos.
Esse cuidado não apenas demonstra organização, mas também passa ao colaborador a imagem de uma empresa eficiente, que se preocupa com seu bem-estar e o de sua família.
Documentos proibidos por lei: o que você não pode solicitar
Mesmo com todos os avanços na legislação trabalhista e na proteção de dados, ainda é comum encontrar empresas exigindo documentos que violam a privacidade do colaborador ou que são considerados discriminatórios. Esse tipo de prática, além de ilegal, pode resultar em sanções judiciais e danos à imagem da empresa.
A seguir, veja os principais documentos que não podem ser exigidos durante o processo de admissão, com base na legislação brasileira:
Teste de gravidez
Considerado uma prática discriminatória contra mulheres. Proibido pela Constituição Federal e pela Lei nº 9.029/1995.Exame de HIV ou outras doenças
A exigência de exames que não se relacionam diretamente com a atividade profissional é vetada por lei.Certidões negativas de débito ou antecedentes criminais
Só podem ser solicitadas quando o cargo exige confiança ou envolve segurança, como vigilantes ou motoristas de transporte de valores. Mesmo assim, a solicitação deve ser justificada.Declaração de antecedentes trabalhistas
Não se pode exigir que o colaborador informe se já entrou com processos trabalhistas contra empregadores anteriores.Comprovantes de crença religiosa, orientação sexual, filiação partidária ou estado civil
Todas essas informações são protegidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e não podem ser exigidas no processo admissional.
Solicitar esses documentos pode configurar discriminação e resultar em ações trabalhistas ou multas por parte do Ministério Público do Trabalho.
A recomendação é revisar periodicamente os formulários de admissão e treinar a equipe de RH para garantir que apenas os documentos legalmente permitidos sejam solicitados. Isso evita processos, melhora a imagem da empresa e garante uma admissão mais ética e respeitosa.
Checklist completo para admissão em 2025 (com PDF para download)
Nada como ter tudo organizado em um só lugar. Pensando nisso, reunimos todas as informações deste artigo em um checklist completo e atualizado para você utilizar no seu dia a dia, seja no RH, DP ou contabilidade. Com ele, você evita esquecimentos, agiliza o processo e garante que tudo esteja em conformidade com as exigências legais de 2025.
O checklist está dividido em quatro categorias, de forma clara e prática:
Documentos do colaborador CLT
CTPS Digital
RG e CPF
Título de Eleitor
Certificado de Reservista (para homens)
Comprovante de residência
Comprovante de escolaridade
Dados bancários
Exame admissional
Número do PIS/PASEP
Documentos para estagiários
RG, CPF e comprovante de residência
Declaração de matrícula e histórico escolar
Termo de Compromisso de Estágio
Dados bancários
Atestado médico (quando solicitado)
Documentos para jovem aprendiz
Certidão de nascimento
CPF do aprendiz e dos responsáveis
Comprovante de matrícula e frequência escolar
Contrato de aprendizagem
Documentos de dependentes (quando houver)
Certidão de nascimento dos filhos
CPF dos dependentes
Certidão de casamento ou união estável
Comprovante de matrícula escolar
Declaração de guarda
Carteira de vacinação (até 7 anos)
Você pode baixar esse checklist em PDF gratuitamente no final deste post e compartilhar com sua equipe. Ele pode ser impresso ou utilizado digitalmente. Organize-se e evite erros desde o primeiro contato com o novo colaborador.
Como simplificar todo o processo com um software de admissão digital
Por mais que o checklist esteja em mãos, lidar com documentos, prazos e diferentes tipos de vínculo ainda pode ser um verdadeiro pesadelo. A burocracia, o retrabalho e os erros manuais acabam consumindo tempo, energia e gerando riscos. É aqui que entra a tecnologia — e com ela, a solução ideal para quem quer fazer mais, com menos esforço.
O software de admissão da Empregare foi desenvolvido para automatizar e simplificar todo o processo admissional. Em vez de trocas intermináveis de e-mails e formulários físicos, tudo é feito de forma 100% digital e centralizada. Veja como ele transforma sua rotina:
Envio automatizado de documentos
Basta um link. O colaborador recebe por e-mail ou WhatsApp e anexa os documentos diretamente no sistema.Validação inteligente com OCR e integração ao eSocial
Documentos ilegíveis ou fora do padrão? O sistema identifica e avisa. Além disso, garante que tudo esteja pronto para o envio automático ao eSocial.Cadastro de dependentes, envio de contratos e assinatura digital
Sem limites. Você pode incluir todas as informações necessárias e realizar assinaturas com validade jurídica.Segurança e conformidade com a LGPD
Os dados são armazenados com segurança e auditáveis, reduzindo riscos legais.Integração com outros sistemas e relatórios prontos
Ideal para empresas com múltiplas filiais ou sistemas internos complexos.
O resultado? Um processo mais rápido, livre de erros e muito mais profissional. A imagem da empresa melhora, o colaborador se sente mais acolhido e o time de RH respira aliviado. Se você ainda usa planilhas e e-mails para fazer admissões, está na hora de evoluir.
Organizar os documentos para admissão de um funcionário pode parecer um detalhe burocrático, mas é um passo decisivo para garantir um início de jornada profissional sem falhas. Um processo bem estruturado transmite confiança, demonstra profissionalismo e evita dores de cabeça legais e operacionais.
Neste artigo, você conferiu um checklist completo e atualizado com tudo o que precisa saber para conduzir admissões conforme as exigências de 2025. Da documentação básica às obrigações específicas por tipo de contrato, passando por itens proibidos por lei, não ficou nenhuma ponta solta.
Mas se você quer mais do que apenas cumprir prazos e evitar erros, está na hora de digitalizar. Automatizar o processo com a Empregare é a chave para transformar a burocracia em eficiência — com segurança, agilidade e experiência de alto nível para o colaborador.
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