Se você é um profissional de RH, sabe que uma boa descrição de cargos é o segredo para encontrar o candidato perfeito e garantir o sucesso nas contratações. Quem nunca perdeu horas revisando currículos de pessoas que não tinham nada a ver com a vaga? Ou precisou explicar diversas vezes aos gestores qual era o perfil ideal para a posição? Situações assim acontecem quando a descrição de cargos não está bem definida.
Este guia vai te ajudar a criar descrições de cargos que eliminam esses problemas, atraem os melhores profissionais e facilitam todo o processo de recrutamento. Continue lendo e descubra como organizar um documento que será o ponto de partida para decisões mais estratégicas!
O que é uma descrição de cargos?
Antes de aprender como fazer uma descrição de cargos, é importante entender o que ela realmente é. A descrição de cargos é um documento que define as responsabilidades, requisitos e qualificações necessárias para desempenhar um determinado papel dentro da empresa. Ela deve ser completa o suficiente para orientar gestores, colaboradores e candidatos sobre as expectativas da função, mas simples a ponto de não causar confusão.
A descrição de cargos não serve apenas para contratação, mas também para outros processos internos, como avaliação de desempenho e planejamento de carreira. Se for bem feita, facilita a gestão de pessoas e alinha os objetivos individuais com os da empresa, promovendo mais clareza e satisfação no trabalho.
Benefícios de uma descrição de cargos bem feita
Você já se perguntou quais os impactos de uma descrição de cargos mal feita? Pode até parecer um detalhe, mas a falta de clareza no conteúdo pode causar uma série de problemas: candidaturas desalinhadas, recrutamentos demorados e até conflitos internos. Por outro lado, uma boa descrição de cargos traz uma série de benefícios para a empresa e os profissionais. Confira alguns:
- Atração de talentos qualificados: Com uma descrição bem elaborada, o candidato ideal se identifica logo de cara, facilitando o processo de seleção e garantindo mais assertividade.
- Melhor comunicação interna: Deixa claro quais são as responsabilidades de cada posição, evitando mal-entendidos entre os colaboradores e as áreas.
- Avaliação de desempenho mais justa: O documento pode ser usado como referência para analisar se os profissionais estão cumprindo as expectativas do cargo.
- Planejamento de carreira: Orienta os colaboradores sobre as habilidades que precisam desenvolver para crescer na empresa, motivando-os a buscar evolução constante.
O segredo antes da escrita: alinhamento perfeito com o gestor
Antes de digitar a primeira palavra da sua descrição, a etapa mais crucial acontece fora do computador. É a conversa de alinhamento com o gestor requisitante da vaga.
Pular ou simplificar essa fase é a receita certa para o desastre, resultando naquelas requisições vagas como “preciso de alguém proativo e com boa comunicação” que não te ajudam em nada.
É seu papel, como especialista em RH, conduzir essa conversa e extrair as informações que realmente importam. Afinal, o gestor conhece a dor técnica e a necessidade da equipe, mas você conhece o mercado e sabe como encontrar a pessoa certa para resolver essa dor.
Para garantir que essa conversa seja produtiva, você precisa ir além do óbvio. Esqueça as perguntas genéricas. Seu objetivo é entender o impacto esperado para a posição e as competências essenciais que levarão a esse resultado. Use um checklist focado em extrair o que não está na superfície.
Uma conversa de alinhamento bem-feita não apenas te dá o material para escrever uma descrição perfeita, mas também posiciona você como um parceiro estratégico, e não apenas um “tirador de pedidos”. Lembre-se, o tempo investido aqui economiza semanas de triagem e entrevistas frustrantes no futuro.
Checklist de perguntas para o gestor requisitante
- Sobre o Impacto: “Além das tarefas do dia a dia, qual é o maior problema que essa pessoa precisa resolver nos primeiros 90 dias?”
- Sobre as Competências: “Se você pudesse escolher apenas 3 habilidades ou competências inegociáveis para essa vaga, quais seriam?”
- Sobre o Sucesso: “Como saberemos que a pessoa contratada está fazendo um trabalho excelente daqui a seis meses? Quais resultados concretos esperamos?”
- Sobre a Equipe: “Como é a cultura e o ritmo de trabalho da equipe onde essa pessoa vai entrar? Que tipo de personalidade se adapta melhor a esse ambiente?”
- Sobre os Desafios: “Quais são os maiores desafios que essa pessoa enfrentará no dia a dia do cargo?”
Como estruturar a descrição de cargos
Não existe um modelo único para criar uma descrição de cargos. Contudo, algumas seções são essenciais para garantir que o documento cubra todas as informações necessárias. Seguir uma estrutura bem definida ajuda a manter a clareza e a consistência. Veja o que deve constar:
Nome do cargo
É a primeira coisa que o candidato vai ver. Então, o título precisa ser claro e específico. Evite nomes genéricos como “Analista” ou “Assistente”, pois não comunicam o suficiente sobre a posição. Em vez disso, use algo como “Analista de Recrutamento e Seleção” ou “Assistente Administrativo Financeiro”.
Objetivo do cargo
Descreva, em poucas palavras, por que o cargo existe e qual é a sua importância dentro da organização. Por exemplo: “O Analista de Recrutamento e Seleção é responsável por garantir a captação dos melhores talentos para atender às demandas de crescimento da empresa”.
Principais responsabilidades
Liste de 5 a 7 responsabilidades principais do cargo, começando sempre com verbos de ação, como “Desenvolver”, “Implementar”, “Gerenciar” etc. Evite termos vagos como “auxiliar” ou “colaborar”. Seja específico para que o candidato entenda exatamente o que será exigido dele.
Requisitos de formação e experiência
Inclua a formação acadêmica e as experiências mínimas necessárias. Se um cargo exige habilidades específicas, como “experiência com gestão de projetos” ou “conhecimento avançado em Excel”, mencione isso. Seja realista: não exagere nos requisitos para não afastar candidatos competentes que poderiam agregar valor.
Competências e habilidades desejadas
Indique as competências técnicas e comportamentais que o candidato deve ter. Por exemplo: “Capacidade de trabalhar sob pressão”, “Habilidade de comunicação interpessoal” e “Experiência em gerenciamento de equipes”.
Condições de trabalho e benefícios
Embora opcional, é interessante mencionar se o cargo é presencial, remoto ou híbrido, bem como os benefícios oferecidos pela empresa. Isso ajuda a atrair candidatos mais qualificados e alinhados às condições propostas.
Seguindo essa estrutura, a sua descrição de cargos estará pronta para se destacar entre as demais e atrair candidatos que realmente se identificam com o papel e os valores da empresa.
Como fazer uma descrição de cargos: passo a passo na prática
Com as informações valiosas do alinhamento em mãos, é hora de estruturar sua descrição de cargo. Pense neste documento como a página de vendas da sua vaga. Cada seção tem o objetivo de informar, engajar e convencer o candidato certo a clicar no botão “Candidatar-se”.
A clareza e a estratégia em cada etapa são fundamentais para que a mágica aconteça e os talentos certos se sintam imediatamente conectados com a oportunidade. Não se trata de listar tarefas, mas de apresentar uma carreira.
Vamos detalhar cada um dos elementos que compõem uma descrição de cargo magnética. Desde o título, que precisa ser otimizado para ser encontrado no Google, até o resumo, que deve contar uma história envolvente sobre o impacto daquela posição na empresa.
Cada detalhe conta para construir uma imagem clara e atrativa, diferenciando sua vaga da concorrência e falando diretamente com o profissional que você deseja contratar. Adotar um método claro e padronizado aqui não só melhora a qualidade das suas contratações, mas também otimiza imensamente o seu tempo, permitindo que você foque em outras atividades estratégicas.
1. Título do cargo: como usar técnicas de SEO para que sua vaga seja encontrada
O título é a porta de entrada. Se ele for confuso ou usar jargões internos da sua empresa, os melhores candidatos simplesmente não encontrarão sua vaga. Pense em como o profissional ideal buscaria por essa posição no Google ou no LinkedIn. Use nomes de mercado, padronizados e claros.
Por exemplo, em vez de “Rockstar de Vendas” ou “Analista de Gente III”, prefira “Executivo de Vendas” ou “Analista de RH Sênior”. Segundo o LinkedIn, vagas com títulos padronizados recebem até 36% mais candidaturas. Otimizar o título é o primeiro e mais importante filtro do seu processo seletivo.
2. Resumo da vaga: como “vender” a oportunidade e a cultura da empresa
Após o título, o resumo é sua chance de fisgar o candidato. Abandone os resumos genéricos. Em duas ou três frases, conte uma história. Apresente a empresa, a missão do cargo e o impacto que a pessoa terá. Fale sobre a cultura e o que torna sua empresa um ótimo lugar para trabalhar.
Este é o momento de mostrar o propósito por trás do trabalho, atraindo candidatos que buscam mais do que apenas um salário. Venda a visão, o desafio e a oportunidade de crescimento antes de listar as responsabilidades.
3. Responsabilidades e atribuições: o jeito certo de listar as tarefas
Aqui, a clareza é regra. Use bullet points (listas com marcadores) para tornar a leitura fácil e rápida. Comece cada ponto com um verbo de ação (Ex: Gerenciar, Desenvolver, Analisar, Criar) e foque nos resultados esperados, não apenas nas tarefas.
Em vez de “Fazer relatórios semanais”, tente “Analisar dados de performance e criar relatórios semanais para orientar a tomada de decisão da liderança”. Limite a lista a 5-7 responsabilidades principais para não sobrecarregar e assustar o candidato. O objetivo é que ele entenda claramente o que se espera dele no dia a dia.
4. Requisitos e qualificações: como diferenciar o “essencial” do “desejável”
Este é um dos pontos onde muitos recrutadores erram, criando uma lista de desejos impossível que afasta ótimos candidatos. Separe claramente os requisitos em duas categorias: “Obrigatórios” (o que a pessoa precisa ter para realizar o trabalho) e “Diferenciais/Desejáveis” (o que seria ótimo se ela tivesse).
Seja realista. Questionar cada requisito com “Isso é realmente indispensável para o sucesso nesta função?” ajudará a criar uma lista mais enxuta, realista e inclusiva.
5. Linguagem inclusiva: dicas práticas para garantir que sua descrição atraia talentos diversos
A linguagem que você usa pode, inconscientemente, excluir grupos inteiros de candidatos. Estudos mostram que termos comumente associados ao masculino, como “agressivo” ou “dominante”, podem desestimular a candidatura de mulheres. Para criar um ambiente mais acolhedor e atrair um leque maior de talentos, opte por uma linguagem neutra.
Revise o texto para garantir que ele seja acolhedor para todos os gêneros, etnias e idades. Uma descrição de vaga inclusiva não é apenas uma boa prática, é uma estratégia inteligente para construir equipes mais fortes e diversas.
Exemplos práticos de descrição de cargos
Para ilustrar como uma descrição de cargos pode ser estruturada, veja um exemplo adaptado para um Assistente Administrativo:
Nome do cargo: Assistente Administrativo
Objetivo: Suporte às atividades administrativas, garantindo a organização e o controle de processos internos.
Principais responsabilidades:
- Controlar agendas e compromissos dos gestores;
- Realizar o cadastro de informações no sistema ERP;
- Auxiliar no controle financeiro e na emissão de relatórios mensais.
Requisitos:
- Ensino Médio completo;
- Experiência prévia em funções administrativas;
- Conhecimento intermediário em Excel e Word.
Competências desejadas:
- Organização e atenção a detalhes;
- Habilidade de comunicação e resolução de problemas.
Assim, é possível adaptar o modelo para diferentes cargos, mantendo a clareza e assertividade que mencionamos.
Erros comuns ao redigir uma descrição de cargos
Mesmo sabendo como estruturar a descrição, alguns erros são frequentes e podem prejudicar a qualidade do documento. Confira os principais e como evitá-los:
- Uso de jargões ou linguagem rebuscada: A descrição deve ser clara para qualquer pessoa. Termos técnicos demais ou gírias podem confundir e afastar candidatos.
- Listar atividades em excesso: Isso pode tornar a vaga desinteressante. Foque no essencial e destaque o que realmente é relevante para o cargo.
- Exagerar nos requisitos: Não crie uma lista interminável de exigências. Pense no que é indispensável para o cargo e no que pode ser desenvolvido com o tempo.
Criar uma descrição de cargos bem estruturada é essencial para garantir o sucesso no recrutamento e para facilitar a gestão de pessoas. Ao seguir as dicas deste guia, você estará preparado para criar descrições que atraem talentos qualificados, aumentam a clareza dentro da empresa e ainda servem como referência para processos internos.
Revise suas descrições, aplique as boas práticas e veja como isso pode impactar positivamente a qualidade das suas contratações e o alinhamento dos colaboradores com os objetivos da empresa. Tem alguma dúvida ou gostaria de compartilhar suas experiências? Deixe seu comentário abaixo e ajude outros profissionais de RH a criarem descrições de cargos ainda melhores!
