Nem sempre é fácil realizar a descrição de cargos de uma empresa. Uma definição mal realizada pode impactar negativamente a produtividade do negócio bem como resultar em contratações desencontradas e processos seletivos ruidosos.

A descrição de cargos refere-se ao processo de detalhamento de cada posição dentro da companhia. Como uma organização é também um organismo vivo, os seus cargos podem mudar o seu perfil com o tempo, o que é bem comum e saudável. A descrição de cargos é algo que evolui, mas que serve como pauta para mensurar, analisar e formalizar as atividades e responsabilidades de todos os postos da organização.

Trata-se de documentar por escrito as atribuições e responsabilidades de determinado posto na empresa. Requer reavaliação por período, já que a estrutura corporativa muda, bem como as suas demandas e desafios do mercado.

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A descrição de cargos ideal

Considerando tudo isso que já dissemos, qual seria, então, a descrição de cargo ideal? O ponto de partida deve considerar a realidade e a visão de futuro do negócio e do mercado. Não adianta criar descrições que não reflitam as necessidades de cada função na empresa.

A descrição de cargos deve ser realista, clara e direta, deve ser específica, mensurável, atingível, relevante para os processos aos quais estão inseridas estas funções e deve ser contextualizada.

A sua elaboração deve envolver não apenas o setor de Recursos Humanos, mas a área de cada cargo como também o seu fornecedor e cliente interno. Além disso, há muitas formas e métodos de se definir os cargos e a estrutura funcional da empresa, mas é importante que esta descrição seja também atraente e coerente com a cultura organizacional, para que faça sentido na hora de atrair, selecionar e recrutar novos talentos.

O que é descrição de cargos?

Em uma empresa, há muitas funções. É a união das pessoas que, através de suas ações e do seu desempenho, agindo através de um objetivo comum, que faz com que os processos caminhem e tenham êxito.

Como as pessoas possuem diferentes talentos, competências, conhecimentos técnicos e funcionais, e já que nem todos devem ser responsáveis por tudo, é importante definir perfis funcionais e atribuições conforme cada setor e cada necessidade do negócio.

Cada funcionário deve ter uma função específica e conhecer a sua posição. Logo, é para isso que serve a descrição de cargos. Ela também é útil para identificar quais os candidatos são adequados para compor o seu quadro em tempos de recrutamento e seleção.

A descrição de cargos é um documento formal, feito na empresa, em que são descritas as funções, competências, responsabilidades de cada posto de trabalho. Dá sentido ao papel funcional de cada funcionário, definindo o que ele executa, quais os motivos pelo qual executa e como o executa. Pode estar relacionado ainda com um plano de carreira e deve como ideal estar vinculado aos objetivos futuros da organização.

Quanto mais clareza e assertividade, mais especializada e focada será a atuação do profissional  e mais eficientes serão os processos seletivos. Além disso, mais condições de avaliações sobre as equipes o gestor terá à sua disposição.

Com uma boa descrição de cargos, é possível ter clareza acerca do que deve ser feito na empresa, garantindo que cada profissional se especialize em atividades específicas. Isso aumenta o poder de ação das equipes e, por consequência, dos empreendimentos. E para que isso aconteça, selecionamos 10 dicas práticas para o desenvolvimento da descrição de cargos em sua organização. Confira!

1) Compreenda o negócio da empresa e seus objetivos estratégicos

São as pessoas que fazem com que tudo dentro de uma organização aconteça. Sendo assim, para definir uma descrição de cargo, primeiramente é fundamental que você conheça sobre o negócio, saiba qual é o momento atual deste negócio e onde ele deseja chegar.

Desta forma, quando o processo de recrutamento e seleção for feito, ele não será realizado com base somente no momento atual, mas nas necessidades que a empresa tem para atingir seus objetivos estratégicos.

2) Compreenda como a empresa funciona

Conhecendo o negócio e seus objetivos estratégicos, os setores que são necessários dentro dessa estrutura organizacional, você conseguirá compor as necessidades de cada cargo e compor a estrutura funcional dos cargos. Um cargo não está isolado na estrutura.

Há uma co-dependência e uma ordem. Conhecendo a estrutura maior em que o cargo está inserido, você poderá saber quais são os dados mais relevantes que devem ser considerados. Cada empresa tem uma estrutura funcional.

Em seguida, analise os dados referentes ao próprio cargo dentro da organização. Em regras gerais, algumas informações básicas para o cargo são importantes em praticamente todos os casos, como é o caso da identificação (título), organograma, missão, visão, valores, atividades funcionais, formação acadêmica requerida, competências e habilidades, treinamentos, etc.

3) Crie um título adequado

Toda descrição de cargo possui um título. Trata-se da identificação ou nome do cargo. Um bom título descreve em poucas palavras o cargo e é capaz de despertar interesse aos candidatos, por exemplo, em uma seleção. Não adianta, contudo, “maquiar” o título e ser extravagante. O título deve ser objetivo. Deve ainda respeitar a hierarquia da organização e ser condizente com o cargo junto ao mercado quanto à nomenclatura atualizada.

4) Defina as competências para o cargo

Quais competências a pessoa que desempenhar este cargo deve possuir? Elas alinham as habilidades, conhecimento e perfil comportamental. Este é um dos pontos essenciais da estrutura e descrição de cargos.

Liste os conhecimentos necessários (teoria), as habilidades exigidas (prática) e as atitudes relevantes (postura e comportamento) para o cargo, com organização e clareza. Lembre-se que o desenvolvimento destas competências depende ainda das capacitações, treinamentos, oportunidades e da cultura organizacional.

5) Defina os meios para a coleta de dados

Muitas vezes, é preciso buscar no dia a dia os dados necessários para a descrição de cargo. É importante definir um método eficaz ou a combinação de diferentes técnicas. Recursos como observação local/de campo, questionários e entrevistas são exemplos de coleta de dados em relação ao cargo em questão.

6) Envolva as lideranças, gestores e responsáveis

A descrição de cargo envolve alguns profissionais. Por exemplo, o superior ou liderança relacionada diretamente a determinado cargo pode ser uma eficiente fonte de dados sobre o cargo, além de saber quais as necessidades e requisitos são necessários para a função. Gestores e outros profissionais de RH podem ser úteis na definição desta descrição.

Além disso, algo que pode ajudar muito é envolver os fornecedores e clientes direto interno, pois são eles que darão e receberão uma demanda deste profissional na empresa. Um erro comum é não envolver as lideranças e outros profissionais nesta tarefa.

7) Defina as especificidades do cargo

Agora que já possui os dados e já envolveu outros profissionais, é hora de desenvolver as especificidades do cargo. Como a descrição de cargo é muito específica para cada organização, mesmo considerando as nomenclaturas atuais praticadas pelo mercado, é possível personalizar a descrição e inserir algumas especificidades, a fim de torná-la mais completa.

Por exemplo, você pode inserir alguns riscos ocupacionais do cargo, certificações exigidas, responsabilidades especiais, equipamentos necessários, acessos necessários pela equipe da T.I., equipamentos de segurança etc.

8) Seja claro, dinâmico e atrativo em suas descrições

Você não pode supor que todas as pessoas compreendam a descrição de cargo se não for o mais clara possível. Lembre-se de que a descrição do cargo será vinculada aos anúncios, seja por meio de redes sociais, páginas de emprego e diversos outros canais de recrutamento.

Clareza é a palavra de ordem na hora de criar a descrição de cargo. Mas é importante que seja também dinâmica, informativa e atraente, que encante os profissionais certos.

Fale com clareza sobre o que a empresa espera do ocupante do cargo, dando as informações detalhadas. Evite dúvidas e má interpretação. Uma descrição excelente do cargo faz toda a diferença na hora de criar anúncios de vaga atraentes.

9) Definas as metodologias de divulgação

Uma vez definida a descrição de cargo, ela deve ser acessível ao funcionário em todas as etapas de sua jornada na empresa. Ele pode rever as suas responsabilidades sempre que preciso. E não é só isso.

Ao criar a descrição do cargo, defina ainda metodologias de divulgação, definindo os canais mais assertivos para que atraia os melhores candidatos. A descrição do cargo pressupõe o meio de divulgação e vice-versa. Veja nosso artigo sobre Divulgação de Vaga.

10) Seja assertivo!

Seja objetivo e eficiente na descrição do cargo, evitando redundâncias. A descrição não pode ser resumida demasiadamente ou omitir informações relevantes. Foque no texto descritivo e explicativo, em tópicos, se preferir. É importante que ao ler o candidato se identifique com o que é dito e a empresa expresse as suas necessidades.

11) Faça a manutenção constante das descrições de cargos

As necessidades da empresa para o cargo irão mudar com o tempo. As necessidades do mercado também. E isso irá impactar na descrição de cargo. Desta forma, tenha em mente atualizá-la com certa periodicidade, garantindo que não fique obsoleta.

12) Defina a missão do cargo

É muito importante que as pessoas se identifiquem com o cargo e a melhor forma de gerar identificação é trazer para o cargo um senso se missão e propósito. Qual é a missão e propósito deste cargo? Os candidatos ou os profissionais sabendo quais são os propósitos e a missão do seu cargo, a razão de sua existência, muito mais produtivo e assertivo será a sua atividade no dia a dia.

Impacto da descrição de cargos na cultura organizacional

A descrição de cargos desempenha um papel significativo na formação e manutenção da cultura organizacional de uma empresa. Quando elaboradas de forma adequada, as descrições de cargos podem influenciar positivamente a cultura da empresa de várias maneiras:

  1. Alinhamento de Valores: Uma descrição de cargo bem elaborada deve refletir os valores, a missão e a visão da organização. Isso ajuda a garantir que os funcionários compreendam a importância desses valores e se alinhem com eles no cumprimento de suas responsabilidades. Por exemplo, se a empresa valoriza a inovação, as descrições de cargos podem incluir a busca por soluções criativas como parte das responsabilidades.
  2. Criação de Expectativas Claras: Uma descrição de cargo detalhada estabelece expectativas claras para os funcionários. Isso não apenas ajuda os funcionários a entender o que é esperado deles, mas também promove a transparência e a confiança, elementos essenciais em uma cultura organizacional saudável.
  3. Atração de Talentos Apropriados: Descrições de cargos bem escritas atraem candidatos que compartilham os valores da empresa. Isso facilita a seleção de profissionais que se encaixam na cultura organizacional, reduzindo a probabilidade de conflitos e aumentando a coesão da equipe.
  4. Desenvolvimento de Liderança: As descrições de cargos podem incluir oportunidades de desenvolvimento de liderança, o que contribui para a promoção de uma cultura de crescimento e progressão na organização. Isso motiva os funcionários a buscar o desenvolvimento de suas habilidades e carreiras dentro da empresa.
  5. Engajamento dos Funcionários: Quando os funcionários se sentem valorizados e compreendem como seu trabalho contribui para os objetivos da empresa, eles tendem a se sentir mais engajados e satisfeitos. Uma descrição de cargo bem elaborada destaca a importância do papel do funcionário na realização dos objetivos da empresa.

Para alinhar efetivamente as descrições de cargos com os valores organizacionais, aqui estão algumas estratégias:

  1. Envolver os Funcionários: Peça feedback aos funcionários sobre suas próprias descrições de cargos. Isso pode ajudar a identificar discrepâncias entre o que está escrito e o que realmente acontece no dia a dia. Incentive a colaboração para atualizar e melhorar as descrições de cargos.
  2. Treinamento em Valores: Integre a cultura organizacional e os valores da empresa ao treinamento de novos funcionários. Mostre como as descrições de cargos estão alinhadas com esses valores desde o início.
  3. Avaliação Contínua: Revise regularmente as descrições de cargos para garantir que elas continuem alinhadas com a cultura organizacional em constante evolução. À medida que a empresa cresce e muda, as descrições de cargos podem precisar de ajustes para refletir essas mudanças.
  4. Comunicar e Exemplificar: Líderes e gerentes devem comunicar e exemplificar os valores da empresa em seu próprio comportamento e nas expectativas que têm para suas equipes. Isso ajuda a reforçar a importância da cultura organizacional.
  5. Reconhecimento e Recompensa: Reconheça e recompense os funcionários que demonstram consistentemente os valores da empresa em seu trabalho. Isso incentiva outros a seguir o exemplo e fortalece a cultura organizacional.

Em resumo, as descrições de cargos desempenham um papel crucial na formação da cultura organizacional. Quando alinhadas com os valores da empresa e bem comunicadas aos funcionários, elas podem influenciar positivamente o comportamento, o engajamento e o desempenho dos funcionários, contribuindo para uma cultura organizacional saudável e coesa.

Como o ChatGPT revoluciona a descrição de cargos

A modernização das descrições de cargos é uma área na qual tecnologias como o ChatGPT desempenham um papel significativo. A inteligência artificial (IA) tem o potencial de otimizar o processo de criação de descrições de cargos de várias maneiras, tornando-o mais eficiente e inovador.

Aqui estão alguns pontos-chave sobre como o ChatGPT e tecnologias semelhantes podem ser utilizados para aprimorar a descrição de cargos:

  1. Geração Automatizada de Descrições de Cargos: O ChatGPT pode ser usado para criar descrições de cargos de maneira automatizada. Ao fornecer informações sobre o cargo, requisitos e responsabilidades, o sistema pode gerar um texto detalhado e coeso em questão de minutos, economizando tempo e esforço dos recrutadores.
  2. Personalização: O ChatGPT pode ser treinado para criar descrições de cargos específicas para cada empresa, considerando a cultura organizacional, valores e requisitos únicos. Isso garante que as descrições de cargos sejam alinhadas com a identidade da empresa.
  3. Otimização de Palavras-Chave: O ChatGPT pode identificar automaticamente palavras-chave relevantes para o cargo, ajudando a melhorar o desempenho das vagas em sites de emprego e motores de busca. Isso aumenta a visibilidade das oportunidades de emprego.
  4. Melhoria na Linguagem e Clareza: O ChatGPT é capaz de aprimorar a redação das descrições de cargos, tornando-as mais claras e atraentes para os candidatos. Isso pode aumentar a qualidade das candidaturas recebidas.
  5. Atualizações Dinâmicas: À medida que as responsabilidades do cargo evoluem, o ChatGPT pode ser usado para atualizar automaticamente as descrições de cargos, garantindo que elas permaneçam precisas e atualizadas ao longo do tempo.

A funcionalidade de Cadastro e Descrição de Cargos com inteligência artificial do ATS (Sistema de Rastreamento de Candidatos) da Empregare é um exemplo prático dessa modernização. Este ATS é capaz de integrar o ChatGPT ou tecnologias semelhantes para criar descrições de cargos de alta qualidade em tempo real. Isso não apenas agiliza o processo de recrutamento, mas também garante que as descrições de cargos sejam consistentes e atrativas.

Além disso, a IA pode ajudar a identificar automaticamente os candidatos mais adequados para cada vaga. Isso tendo por base critérios específicos, como experiência e habilidades. Isso economiza tempo na triagem manual de currículos e aumenta a eficiência do processo de seleção.

Em resumo, o uso do ChatGPT e de IA na modernização das descrições de cargos traz benefícios significativos em termos de eficiência, qualidade e personalização.

À medida que as empresas buscam maneiras de se destacar no mercado de trabalho competitivo, a automação inteligente desempenha um papel fundamental na otimização do recrutamento e na criação de uma experiência mais atraente para os candidatos.

Perguntas Frequentes

1. O que é uma descrição de cargo?

Uma descrição de cargo é um documento formal que detalha as responsabilidades, funções, deveres e requisitos de um cargo específico dentro de uma organização. Ela serve como um guia tanto para a gestão quanto para os funcionários, esclarecendo o escopo do trabalho, as expectativas e os critérios de desempenho associados a um determinado posto.

2. O que colocar na descrição de cargo?

Uma descrição de cargo eficaz deve incluir:

  • Título do Cargo: Uma identificação clara e precisa do cargo.
  • Resumo do Cargo: Uma breve descrição geral do papel.
  • Principais Responsabilidades e Tarefas: Detalhamento específico das atividades diárias e responsabilidades.
  • Requisitos e Qualificações: Educação necessária, habilidades, experiência e competências específicas.
  • Relacionamentos de Trabalho: Quem o cargo reporta e colabora.
  • Condições de Trabalho: Localização, viagens necessárias, condições físicas ou ambientais específicas.
  • Objetivos e Metas: Expectativas de desempenho e contribuições para a organização.

3. Quais são os três métodos para descrição de cargos?

Os três métodos comuns para a descrição de cargos são:

  • Método de Observação: Onde o analista de RH observa os funcionários em suas funções e registra suas tarefas.
  • Método de Entrevista: Envolve entrevistar funcionários e gestores para obter detalhes sobre as funções do cargo.
  • Questionário: Utilização de questionários detalhados preenchidos pelos funcionários ou gestores para coletar informações sobre o cargo.

4. Quem faz descrição de cargo?

A descrição de cargo é geralmente feita por profissionais de Recursos Humanos em colaboração com os gestores dos departamentos relevantes. Em algumas organizações, especialmente aquelas que utilizam IA e ferramentas automatizadas como a Empregare, o processo pode ser iniciado ou auxiliado por sistemas inteligentes que ajudam a coletar e organizar informações sobre cada cargo. É importante que as descrições sejam revisadas e validadas por pessoas que têm conhecimento direto das funções e responsabilidades do cargo em questão.

Veja também: 5 Dicas Para Divulgar uma Vaga Atraente e Assertiva

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