Sua empresa está começando a aplicar reuniões online, mas está tendo problemas com o gerenciamento do tempo e a participação dos colaboradores?
As reuniões feitas à distância, por meio do computador ou celular se tornaram mais comuns depois da pandemia em que foi necessário implementar a gestão de pessoas à distância.
No entanto quando as atividades voltaram ao normal, muitas empresas continuaram a realizá-las.
Apesar de serem boas opções na rotina de trabalho, quando são mal gerenciadas as reuniões online podem atrapalhar as demandas dos colaboradores.
Por isso para torná-las mais produtivas e eficazes as reuniões devem ser mais curtas e bem planejadas.
Neste artigo mostraremos 10 maneiras de como alcançar esse resultado em suas reuniões online e os aplicativos que podem ajudar.
Quais as vantagens das reuniões online?
As reuniões online são feitas à distância, por meio de um aplicativo que permite o compartilhamento de tela e a comunicação entre pessoas que se encontram em diferentes localidades.
Por isso é uma prática que está sendo bastante adotada pelas empresas que mantêm seus colaboradores atuando em home office.
Essa tendência proporciona várias vantagens tanto para a empresa quanto para os funcionários, entre elas:
- possibilidade de realizar a reunião de qualquer lugar (seja bairros, cidades, estados e até mesmo países diferentes);
- agiliza processos de alinhamento de ideias e objetivos, pois permite informar mais pessoas de uma vez e sobre novas diretrizes e seu desempenho profissional;
- permite um melhor gerenciamento de tempo, agilizando as tomadas de decisão e assim não atrapalhando as demandas dos trabalhadores;
- diminui custos com transporte, alimentação e aluguel ou manutenção de local para realizar a reunião, além de evitar trânsito e perda de tempo.
No entanto para alcançar essas vantagens é preciso haver um bom planejamento assim como colocar em prática algumas ações que vamos mostrar no tópico a seguir.
10 Maneiras de tornar as reuniões online mais produtivas e eficazes
Tornar as reuniões online mais produtivas e eficazes geralmente depende de um bom planejamento.
Dessa forma é possível aproveitar melhor o tempo e conseguir abordar os tópicos mais importantes.
Além disso, também é necessário envolver os colaboradores e avisá-los com antecedência sobre o conteúdo da reunião.
Assim podem se preparar para a reunião e participar de forma mais ativa.
Vamos conferir 10 maneiras para tornar as reuniões mais produtivas e eficazes e colocar as dicas anteriores e outras em prática.
Planeje a reunião online com antecedência
A primeira dica para tornar sua reunião online mais produtiva e eficaz é planejá-la com antecedência.
Pois assim é possível determinar o objetivo da reunião, os assuntos abordados e dar um aviso prévio aos participantes.
Além disso, você vai ter tempo para pensar no melhor horário para realizar a reunião, assim como quais pessoas participarão.
Também deve definir o tempo de duração da reunião assim como verificar se os computadores ou dispositivos que serão usados estão bem boas condições.
Com um bom planejamento você ainda pode preparar documentos sobre as pautas discutidas na reunião para os participantes.
Assim pode ajudá-los a se preparar para que a reunião seja mais eficaz.
É importante também avisar os colaboradores que vão participar com antecedência e também colocar um aviso prévio, meia hora antes de a reunião online começar, para evitar esquecimentos.
Prepare os recursos visuais que vai utilizar
Você também deve preparar com antecedência os recursos visuais que usará durante a reunião como:
- apresentações em slides;
- documentos com informações sobre os assuntos abordados;
- vídeos explicativos sobre o tema;
- planilhas e gráficos para um melhor entendimento, etc.
Ademais é bom usar uma linguagem dinâmica e que não deixe o conteúdo tedioso.
Dessa forma é possível explicar os tópicos com mais eficácia, melhorando o entendimento dos participantes.
Escolha o dia e horário certo para realizar a reunião online
A escolha do dia e horário vai depender da disponibilidade da equipe que vai participar da reunião online.
Pois é preciso avaliar as demandas de cada um para que a reunião não atrapalhe sua rotina de trabalho.
Por isso não é recomendado fazer as reuniões em determinados horários e dias, como:
- hora do almoço: afinal é o horário de descanso dos colaboradores;
- após as 17h: pois geralmente é próximo do horário de saída, por isso o ideal é que a reunião seja feita pela manhã, quando os funcionários ainda não iniciaram suas atividades;
- quarta-feira: é o meio da semana, por isso pode atrapalhar o ritmo de trabalho dos colaboradores.
Além disso, é bom optar por horários durante o dia para aproveitar a luminosidade e otimizar a iluminação das câmeras.
Também é interessante escolher horários em que obras ainda não estão sendo realizadas para diminuir os ruídos externos.
Determine regras para participação
Outra forma de tornar as reuniões online mais produtivas e eficazes é estabelecendo regras para que tudo possa acontecer de forma organizada.
Você pode definir regras simples como desativar o microfone quando outra pessoa estiver falando para evitar ruídos externos.
Também pode instruir para que todos usem fones de ouvidos, pelo mesmo motivo.
Além disso, caso os funcionários trabalhem de forma remota é importante orientá-los sobre evitar distrações durante a reunião.
Como o aparecimento de crianças ou mesmo outros familiares no ambiente que se encontram.
Dê espaço para os demais participantes falarem
Durante a reunião é preciso saber quando dar espaço para os colaboradores participarem e não ficar falando o tempo todo.
Assim é possível saber se estão compreendendo tudo o que está sendo abordado, pois disso depende o resultado do trabalho que vão aplicar após a reunião.
Por isso é bom fazer perguntas durante a reunião online para ver se os participantes estão entendendo tudo ou têm dúvidas.
Tenha desenvoltura para mediar a reunião online
Além de deixar os participantes se envolverem na reunião também é preciso ter desenvoltura para interagir com todos de forma mais amena.
Por isso no primeiro momento em que as pessoas costumam ficar constrangidas para interagirem umas com as outras é preciso incentivar a equipe a participar.
Você pode ser informal na hora de entrar na reunião para que o contato fique mais humano.
Assim pergunte como todos estão, como anda seu desenvolvimento no trabalho, demonstrando se preocupar realmente com todos.
Dessa forma o ambiente ficará mais leve e descontraído e após alguns minutos é possível começar a reunião de fato com mais segurança.
Gerencie o tempo da reunião online
A reunião online não deve se estender demais, pois pode atrapalhar as atividades diárias dos profissionais.
Por isso é necessário determinar seu tempo de duração.
Analise o conteúdo da reunião online e calcule mais ou menos quanto tempo levará para falar sobre cada tópico além de dar oportunidade para questionamentos.
Dessa forma você pode gerenciar bem o tempo da reunião, tornando-a mais dinâmica e produtiva.
Esteja 100% presente durante a reunião online
É importante que você esteja prestando a devida atenção à reunião em 100%.
Pois se ficar desatento quando outro participante falar pode demonstrar desinteresse e falta de comprometimento.
Por isso evite usar o celular no momento e instrua os participantes a fazerem o mesmo.
Além disso, não faça outras atividades como abrir novas abas no navegador ou se distrair durante a reunião online.
Vista-se de forma apropriada
Ainda que a reunião seja online é preciso se vestir de maneira apropriada, como se estivesse no ambiente físico da empresa.
Pois se trata de um evento de trabalho e é preciso mostrar comprometimento profissional.
Assim escolha uma roupa que geralmente usaria no ambiente corporativo e cuide para que o cenário atrás de você combine com a ocasião.
Você pode ficar na frente de uma estante de livros, em um escritório improvisado na sua casa ou mesmo simplesmente colocar um quadro na parede.
Evite ficar em frente a paredes brancas, pois podem causar tédio.
Marque reuniões de acompanhamento
Depois de realizada a reunião é bom rever os tópicos para ver se todos entenderam ou se ainda têm dúvidas.
Além disso, é preciso acompanhar o que foi concordado durante a reunião online, como, por exemplo, as atividades delegadas aos funcionários.
Por isso é importante marcar outras reuniões de acompanhamento, para orientar os colaboradores e averiguar se tudo está sendo feito de forma correta.
Quais plataformas de reunião online utilizar?
Além de entender as maneiras de realizar reuniões online produtivas e eficazes também é importante conhecer os aplicativos para reunião online que você pode utilizar.
Há várias ferramentas no mercado digital que estão disponíveis tanto de forma gratuita como paga.
Vamos conhecer quais são as principais e como elas funcionam.
Google Meet
A plataforma Google Meet para reunião online é uma das mais utilizadas.
Com ela você pode criar reuniões e enviar convites por e-mail com informações da data e horário da reunião.
Também há um link que é enviado aos convidados entrarem na reunião online.
Por meio desse aplicativo é possível fazer videochamadas, compartilhar a tela do computador e ter acesso a um chat instantâneo.
Além disso, é possível mudar o layout da plataforma, fixar telas, retirar o som dos participantes e até mesmo usar legendas, o que é ótimo em caso de deficientes auditivos.
Zoom
Já a plataforma Zoom para reunião online é uma das que mais cresceu depois da pandemia.
Você pode utilizá-la de forma gratuita, podendo realizar videoconferências, compartilhar a tela do computador e usar suas funcionalidades de áudio.
Ela permite a participação de até 100 pessoas por chamada, sendo que as reuniões podem durar no máximo 40 minutos, oferecendo também suporte on-line.
Além disso, ela possibilita a gravação da chamada de vídeo e também compartilhamento de arquivos de imagem, texto ou áudio durante a reunião.
Skype
A ferramenta Skype também possibilita a realização de reuniões online e assim como o Zoom permite a participação de até 100 pessoas.
Também é possível habilitar as legendas em tempo real para facilitar o acesso a deficientes auditivos.
Além disso, essa plataforma permite o compartilhamento de tela, utilizar mensagens inteligentes para chamar a atenção de algum participante ou fazer alguma pergunta.
Essa plataforma ainda possibilita gravar as chamadas Skype, para consultar a reunião posteriormente em caso de dúvidas.
Cisco Weebex Meetings
A plataforma Cisco Weebex é semelhante ao Zoom e tem uma versão gratuita que permite fazer uma videoconferência por mês de até 50 minutos.
Ela também apresenta os seguintes serviços:
- permite a participação de 100 pessoas;
- dá acesso a tela cheia com 4 opções diferentes de layout;
- permite o compartilhamento de tela tanto do computador como celular;
- tem a opção de bate-papo, levantar a mão e enquete;
- permite salvar as gravações no computador;
- oferece suporte ao cliente on-line.
Como você viu realizar reuniões online é uma ótima forma de otimizar o tempo da sua equipe e agilizar as demandas.
Além de reduzir custos operacionais com transporte, alimentação e local para a reunião.
Mas para alcançar esses resultados é necessário planejar a reunião online com antecedência para que tudo seja feito da melhor maneira possível e haja um bom aproveitamento de tempo.
Dessa forma você vai conseguir organizar as reuniões online da sua empresa de forma mais assertiva e torná-las mais produtivas e eficazes.
Assim sendo capaz de gerir melhor as equipes remotamente e fazer um bom gerenciamento de tempo.
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